Ein Tag im Leben von Elena – und was Klubraum damit zu tun hat

Lara
15. Juli 2021
klubraum
Als Tanztrainerin und Vorstandsmitglied hat Elena immer viel um die Ohren. Durch fehlende Zu-und Absagen des Trainings, kurzfristige Planänderungen und keiner einheitlichen Kommunikation, fällt es ihr immer schwerer, alles unter einen Hut zu bekommen. Aber wie geht man das Problem am besten an und gibt es dafür überhaupt eine passende Lösung?

“Oh man!” Schon wieder fehlen fünf Mädels unentschuldigt im Tanztraining, dabei steht in zwei Wochen das große Sommerfest an und die Choreo sitzt vorne und hinten nicht! Aber nicht nur das – sowohl die Rückmeldung der Eltern, die Kuchen backen sollen, als auch das Geld für die Outfits fehlt noch von fast der Hälfte!

“Okay, ganz ruhig”, das ist nicht das erste Mal und wird auch nicht das letzte Mal gewesen sein. Ich verfasse in meinem Kopf bereits eine Rundmail an alle Eltern. Aber lesen das bis in zwei Wochen überhaupt alle? Okay vielleicht doch eine WhatsApp-Nachricht. Aber da fehlen die Eltern von Sophie, weil sie kein Smartphone haben! Dann vielleicht doch lieber einen ausgedruckten Zettel? Wobei die vermutlich schneller zerknüllt in der Trainingstasche verschwinden, als daheim auf dem Esszimmertisch.

In meinem Kopf schwirrt es und ich spüre wie meine Zähne zusammen knirschen. Eigentlich bin ich eine sehr geduldige Person, aber so langsam wirds auch mir zu viel.

Genervt schreibe ich Verena eine Nachricht, ob es in ihrer Gruppe besser läuft, dabei kann ich mir ihre Antwort schon fast denken. Ich liebe meinen Verein über alles, aber die Kommunikation ist nicht gerade unsere Stärke – egal in welcher Abteilung. Und abteilungsübergreifend will ich erst gar nicht darüber nachdenken.

Nach dem Training bin ich noch immer nicht zu einer Lösung gekommen, also nehme ich mir vor, das Problem daheim erst einmal zu googlen. Google hat doch schließlich immer eine Antwort parat. Das Training ist vorbei und ich rufe meinen Mädels zwar noch hinterher, dass sie ja daheim die Eltern zwecks der Kuchen fragen sollen, aber schon beim Weglaufen wird mir klar, dass diese Frage nicht ankommen wird.

Also ab aufs Sofa, Laptop an und Google öffnen. Aber was soll ich da jetzt in die Suchzeile eingeben? ‘Wie erreiche ich alle Eltern im Training?’ – Suchvorschläge für Elternkurse. ‘Als Übungsleiter Informationen verteilen’ – oh Gott ganz falsche Richtung. Was hat das denn mit Trainerpauschalen zu tun? Was also jetzt? Es wird doch wohl nicht so schwierig sein, online passende Tipps zu finden, wie man Informationen effizient an die Eltern weitergibt! Aber egal wie sehr ich mir den Kopf darüber zerbreche, ich komme zu keiner Lösung.

Neuer Versuch. Vielleicht sollte ich das Problem anders angehen. Wie wärs mit einer Pro-Contra-Liste: Was läuft gut im Verein? Was ist noch ausbaufähig und wo sind die Baustellen?

Pro: Wir treffen uns jeden zweiten Donnerstag zu einer Vereinssitzung.
Pro: Wir haben ein breites Sportangebot.
Contra: Es gibt immer weniger Trainer:innen und Übungsleiter:innen, die sich bereit erklären, eine Gruppe zu übernehmen.
Contra: Vermutlich die Hälfte der Infos, die die Kids an ihre Eltern übermitteln sollen, geht verloren. Es gibt zwar eine WhatsApp Gruppe für meine Tanzmädels, aber auch die ist sehr unübersichtlich und jede Woche wird aufs Neue gefragt, wann das Training stattfindet und wer denn mit dem Fahren dran ist.
Contra: Zudem weiß ich nicht, was in anderen Gruppen besprochen wird und was bei ihnen ansteht. Konkret bedeutet das: Ich bin in meiner eigenen Bubble.

Die Liste ist jetzt zwar schön und gut, ne konkrete Lösung hab ich jetzt aber trotzdem nicht gefunden. Ich nehme mir also fest vor, das Thema bei der nächsten Sitzung anzusprechen.

Donnerstag 19.00 Uhr, Beginn der zweiwöchentlichen Vereinssitzung. Es werden die routinierten Themen behandelt. “Sonstiges?” fragt der Vereinsvorstand Stefan. Ich melde mich. “Es ist so” fange ich noch etwas zögerlich an. “ Ich bin mit unserer momentanen Vereinskommunikationen nicht ganz so zufrieden.”

Ohje, ich ernte bereits zwei böse Blicke. “Naja okay nicht zufrieden ist vielleicht das Falsche, aber ich finde sie ist definitiv ausbaufähig! Ich hab einfach Schwierigkeiten damit, Informationen an die Eltern weiterzugeben.” “Hast du keine WhatsApp-Gruppe?” unterbricht mich Andrea. “Doch schon, aber das ist super unübersichtlich und auch nicht alle Eltern nutzen WhatsApp. Viele sind auf Signal oder Threema umgestiegen und für die Einzelfälle hab ich keine Gruppe.” “Na dann schreib doch einfach ne Mail.” sagt Klaus mit einem genervten Unterton. “Machen wir alle.” Bevor ich die Chance habe weiterzureden, fängt bereits ein anderes Mitglied mit ihrem Thema an. Das hat ja mal gar nicht funktioniert!

Ich bin enttäuscht und auch verärgert. Warum wird mein Problem nicht ernst genommen? Immer noch ziemlich wütend gehe ich am nächsten Tag meine gewohnte Runde joggen. Ich kann doch wohl nicht die Einzige sein, die das Problem hat?

Ich bin so vertieft in meine Gedanken, dass ich meinen guten Freund Jakob fast nicht sehe. “Du bist ja ganz schön schnell unterwegs heute!” spricht er mich außer Puste an. Und dann blubbert es nur so aus mir raus. Ich erzähle ihm von meinem Problem, der Reaktion der anderen und meiner Verärgerung. “Wow, wow, wow. Ganz ruhig.” versucht er mich zu beruhigen. “Wir hatten bei der Jugendfeuerwehr ein ähnliches Problem.”

Und dann erzählt er mir seine ganze Story. Zunächst haben sie es über ein Forum versucht, in das sich jeder einloggen musste, aber das hatte überhaupt nicht funktioniert. Bis schließlich der ITler auf eine App gestoßen ist, die jetzt alle im Verein nutzen. “Ja genau und seit wir Klubraum nutzen, ist unsere Vereinskommunikation so viel einfacher geworden”, erzählt mir Jakob begeistert. Ich verabschiede mich von ihm und mache mich auf den Weg nach Hause.

Okay das muss ich mir jetzt selbst anschauen. Also Laptop auf und Vereinsapp eingeben. Die ersten Vorschläge sind bezahlte Anzeigen und zudem noch Apps, die man selbst kostenpflichtig erstellen lassen kann. Da macht mein Verein niemals mit. Ich klicke mich durch die nächsten Vorschläge und lese mich ein. Die meisten hören sich im ersten Moment passend an, jede App hat aber ihre Schwachstellen.

Die meisten sind nicht kostenlos. Und wenn sie dann kostenlos sind, ist das Design komplett veraltet und schaut aus wie direkt aus Windows XP. Aber auch datenschutztechnisch sind vor allem die Apps aus den USA nicht wirklich sicher. Puh das kann ja was werden. Ich klicke mich weiter durch und stoße auf Klubraum, die App, die auch Jakob in seinem Verein nutzt. Die Webseite schaut gar nicht mal so schlecht aus.

Warum fünf Apps wenn auch eine reicht? Kostenlos. Nutzbar auf allen Endgeräten. DSGVO-Konform. Okay, bis jetzt hört sich das wirklich nicht so schlecht an. Ich behalte die Idee im Hinterkopf und nehme mir fest vor, das Thema bei der nächsten Sitzung anzusprechen.

Die nächste Sitzung steht an und ich versuche, das Problem erneut zu thematisieren. Wieder rollende Augen und genervte Blicke. Da ich aber dieses Mal schon eine Lösung parat habe, lasse ich mich nicht davon irritieren. Ich erzähle von der App und von den vielen Möglichkeiten, die sie uns als Verein bietet.

Ein paar hören mir zwar interessiert zu, in den meisten Augen sehe ich aber nur Fragezeichen. Wie soll ich denn 30 Leute im Alter von 16 bis 70 für eine neue App begeistern? Das sind ganze drei Generationen! Das Feedback war zwar nicht ganz so enttäuschend wie beim letzten Mal, aber Begeisterung schaut anders aus. Deprimiert schreibe ich Jakob eine Nachricht.

Ich will gerade schon in mein Auto einsteigen, da kommt Marc auf mich zugerannt. Er findet meine Idee gut und ist der Überzeugung, dass wir das durchsetzen sollten. “Aber wie?” frage ich ihn bedrückt. “Na du musst doch nicht gleich alle mit ins Boot holen! Warum starten wir nicht mit einem eigenen Klubraum und fügen die Mitglieder hinzu, die da auch Bock drauf haben? Und wenn es für uns taugt, dann können wir noch weitere miteinbeziehen – und wenn nicht, dann haben wir es wenigstens versucht!” Ich stimme ihm zu, auch wenn ich noch nicht ganz überzeugt bin.

Das Wochenende steht an und ich erstelle einen eigenen Klubraum für unseren Verein. Registrieren, Vorname, Nachname und Vereinsname eingeben, sowie meine E-Mail-Adresse. Wow das ging schnell. Keine 10 Minuten später bekomme ich per Mail die Mitteilung, dass mein eigener Klubraum jetzt erstellt sei und ich starten könne. Perfekt! Die App hab ich bereits heruntergeladen. Jetzt nur noch mit dem Einladungslink eintreten. Oh wow! Das sieht ja alles total modern aus. Ich kann füge meinem Profil ein Bild hinzu und ändere den Hintergrund:

Okay wo fange ich an. Ich selbst bin Übungsleiterin im Tanzen und Kinderturnen, also erstelle ich die Area-Gruppe Tanzen und Turnen. Und ich erstelle die Area-Gruppe Volleyball, auch wenn ich im Training eher unregelmäßig erscheine. In den Area-Gruppen erstelle ich dann die Areas Tanzen 3.+ 4. Klasse und Tanzen 12-14, sowie Kinderturnen.

Zudem noch die Areas für allgemeine Themen, die jeder Verein hat: Vorstand, Stammtisch und News. Zu jeder Area oder Area-Gruppe kann man Icons oder ein individuelles Bild hochladen.

Außerdem kann man die Farbe der Area personalisieren. Die Area Vorstand schalte ich auf privat. Auf deren Konversationen und Veranstaltungen haben somit nur eingeladene Mitglieder Zugriff.

Eine Area untergliedert deinen Verein in verschiedene Bereiche, wie zum Beispiel nach Sparte oder Themengebiet. 

Typische Areas sind Vorstand, Übungsleiter, Seniorenliga, etc. Area-Gruppen helfen euch bei einer großen Anzahl Areas den Überblick zu behalten - meist steht eine Area-Gruppe für eine Abteilung deines Vereins.
Dabei gruppiert eine Area-Gruppe mehrere Areas.

Da ich die Area erstellt habe, ist neben meinem Namen ein Sternchen, das bedeutet ich bin Area-Admin. Als nächstes lege ich die Area “Vereins-Skifahren” an. Da ich damit eigentlich nicht viel am Hut habe, mache ich Marc zum Area-Admin – er organisiert seit Jahren die jährliche Skiausfahrt und ist Ansprechpartner für alles rund um die Piste.

Als Area-Admin hast du mehr Rechte, als ein normaler Klubraum-User in dieser Area. Du kannst Events in dieser Area erstellen, bearbeiten oder absagen, selbst wenn du nicht der Ersteller bist. Außerdem kannst du weitere Mitglieder zu der Area hinzufügen oder entfernen und die allgemeine Beschreibung der Area, ihren Namen und das Icon bearbeiten.

Leni lädt Sonja, Tim und zwei weitere sehr aktive Mitglieder unseres Vereins ein. Wir sind jetzt 7 Leute. Damit lässt sich doch arbeiten! Und auch die anderen haben weitere Areas erstellt.

Ich starte eine Konversation. Dabei kann ich unterscheiden zwischen einer Konversation an einzelne Mitglieder, an eine Area oder aber an Alle. “Hallo zusammen, schön, dass ihr dem Klubraum beigetreten seid. Ich hoffe, das wird was! 🙂 “ Ich kriege eine Benachrichtigung. Leni und Sonja haben meinen Beitrag mit gefällt mir markiert und die Nachricht wurde bereits von vier Leuten gesehen. Neuer Kommentar von Marc. Wow, das ist ja jetzt schon viel Leben hier! Wenn ich eine neue Konversation starten möchte, werden mir meine häufigsten Kontakte und Areas gleich als erstes angezeigt. Und ich kann sehen, wer sich alles an der Konversation beteiligt hat.

Ich bin überrascht, wie unkompliziert man einzelne Mitglieder bzw. gleich mehrere kontaktieren kann, mit denen man sonst nicht so viel zu tun hat. Bei anderen Messengern muss man sonst immer erst die jeweilige Handynummer herausfinden und schreiben, wer man ist, da die andere Person die eigene Nummer ja auch noch nicht eingespeichert hat.

Das war immer so ein Aufwand, wenn man bedenkt, dass man nur eine Kleinigkeit gebraucht hat oder etwas wissen wollte. Vor allem wenn man in größeren Gruppen – mit vielen unbekannten Nummern – nur zwischen wenigen Leuten was besprochen werden muss

Ich schau mir nochmals alle Areas an, die erstellt wurden. Tim hat die Areas Leichtathletik und Handball erstellt. Wir haben jetzt schon 15 Stück!! In einigen möchte ich Mitglied sein, einzelne hab ich nur abonniert.

Wenn du Mitglied in einer Klubraum-Area bist, dann wirst du automatisch über die neuesten Ereignisse dieser Area in deiner Timeline informiert.

Wenn du eine Area abonniert hast, dann bekommst du Push-Benachrichtigungen auf deinem Endgerät. Dabei kannst du wählen, ob du bei neuen Konversationen oder neuen Events eine Benachrichtigung erhalten willst. Alternativ kannst du in den Einstellungen auch E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren.

Das wird jetzt aber ganz schön voll hier. Ich klicke mich durch das Area-Menü. Hier kann ich entscheiden, ob ich alle Areas sehen möchte, oder nur die Areas, in denen ich Mitglied bin. Zudem kann ich die Areas alphabetisch, bzw. nach Mitgliederzahl sortieren.

Ich wechsle zu meinem Kalender. Zunächst werde ich gefragt, ob ich den Gruppenkalender mit meinem persönlichen Android-Kalender synchronisieren möchte – auf jeden Fall! Somit hab ich immer alle Termine auf einen Blick – und die Eltern hoffentlich auch. Ich versuche ein Event zu erstellen. Titel, Datum und Beschreibung – easy. Zielgruppe, Ort und verantwortliche Person – wow das sind ja ganz schön viele konkrete Infos. Außerdem kann ich noch ein Teilnehmerlimit sowie eine Warteliste hinzufügen.

Der Vereinskalender macht es einfach, neue Termine anzulegen und direkt andere Mitglieder, Abteilungen oder den ganzen Verein einzuladen. 

Du möchtest wiederkehrende Termine anlegen? Kein Problem! 

Egal ob wöchentlich, alle zwei Wochen oder jeden 2. Montag im Monat. Und dank Funktionen wie Zusagen, begrenzte Plätze, Fahrgemeinschaften, Wartelisten, etc. unterstützen dich bei einer erfolgreichen und stressfreien Planung.

Ich erstelle ein Probe-Event und gebe den anderen Bescheid. Sie haben jetzt die Möglichkeit, Zu- oder Abzusagen, sowie Fahrgemeinschaften zu bilden. Sobald man das Kalender-Menü öffnet, kann man auswählen, welche Areas man in seinem Kalender sehen möchte und zwischen einer Listen- oder Wochenansicht switchen. Na, wenn das mal nicht super organisiert ist!

Marc schreibt mir eine Nachricht. Er schickt mir seine Location und fragt, ob ich nicht auf einen Kaffee vorbeikommen möchte. Gemeinsam wollen wir besprechen, wie wir weitermachen wollen.

Vor Ort sind auch Leni, Julian und Anna am Start. Alle sind genauso begeistert von Klubraum wie ich. “Das ist ja super übersichtlich!” “Ja, man kann so einfach Veranstaltungen organisieren!” “Und auch dank dem Betreff in den Konversationen, verliert man nie den Überblick!” Wir nehmen uns vor, das Thema bei der nächsten Sitzung anzusprechen – schließlich sind aller guten Dinge drei. Fortsetzung folgt…

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