Mitgliederversammlung online: Tipps und Tricks in Pandemiezeiten

Svenja
19. April 2021
Ein Mann unterhält sich angeregt in einer Videokonferenz mit seiner Gruppe
Als Verein online eine Mitgliederversammlung organisieren und durchführen? Klingt nicht nach dem klassischen Vereinsleben. Trotzdem können Online-Versammlungen – gerade in Zeiten von Corona – ein gutes Mittel sein, um z.B. Mitgliederversammlungen durchzuführen und so ein bisschen mehr Schwung in das Vereinsleben zu bringen. Aber auch hier müssen bestimmte Richtlinien beachtet werden, damit euch hinterher kein Ärger droht.

Aufgrund des Gesetzes “zur Abmilderung der Folgen der Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht” darf euer Verein ohne vorherigen Satzungseintrag bis Ende 2021 Mitgliederversammlungen online durchführen. 

Trotz dieser Sonderregelung muss sich aber auch online an die schon bestehenden Regeln gehalten werden, wie z.B. an Einladungsformalitäten oder Wahlregeln. 

Spätestens seit Corona boomen Videokonferenz Tools und keiner kommt mehr an ihnen vorbei. Damit ihr bestens ausgerüstet seid und das passende Tool für euren Verein findet, kommt jetzt ein Überblick:

Wo kann euer Verein ein Event kostenlos durchführen?

Ein Mann sitzt vor seinem Laptop und führt eine Videokonferenz durch

Jitsi Meet

Jitsi Meet ist ein Open-Source Tool, für das keine Software oder Ähnliches heruntergeladen werden muss. Eine neue Videokonferenz kann kostenlos und ohne Anmeldung gestartet werden. Die Teilnehmer erhalten eine URL und gelangen dann problemlos in die Konferenz. Bei Bedarf kann auch ein Passwort festgelegt werden. Da das Ganze ohne einen eigenen Account funktioniert, werden auch keine persönlichen Daten erhoben und alles wird sicher verschlüsselt.

Zoom

Zoom ist ein Videokonferenz Tool, mit dem kostenlos bis zu 40 Minuten mit maximal 100 Teilnehmern ein Meeting stattfinden kann. Wer mehr Zeit oder Teilnehmer braucht, muss auf bezahlte Modelle ausweichen. Auch Zoom bietet u.a. die Möglichkeit, Passwörter festzulegen und Warteräume anzulegen. Zoom steht immer wieder in der Kritik aufgrund des mangelhaften Datenschutzes, wer also auf der sicheren Seite stehen möchte, sollte sich diesbezüglich noch tiefergehend mit Zoom auseinandersetzen.

MS Teams

MS Teams ist Teil des Office Pakets von Microsoft. Hier kann man kostenlos 60 Minuten mit 100 Teilnehmern beanspruchen. Während der Corona-Pandemie hat sich MS entschlossen, dieses Limit zu erhöhen. Auf unbestimmte Zeit kann man auch mit der kostenlosen Version, mit 300 Teilnehmern und 24 Stunden lang Meetings halten. Auch bei MS Teams sollte man sich vor Verwendung nochmal genauer zur DSGVO-Konformität der Anwendung informieren.

bbb server

bbb server, der auf der BigBlueButton Open-Source-Software basiert, bietet ein DSGVO-konformes Videokonferenz-Tool an. In der kostenlosen Testvariante werden lediglich zwei Verbindungen erlaubt. Wer mehr braucht, muss monatlich für den Dienst zahlen. bbb server hostet in Deutschland und bietet eine datenschutzkonforme Plattform.

Wichtig: Alle nötigen Informationen sollten vorab allen Vereinsmitgliedern mitgeteilt werden: Welche Tools werden genutzt? Wie funktioniert das Einloggen? Wie läuft das Ganze generell ab? Alle Fragen eurer Mitglieder sollten geklärt sein, damit es am Tag der Veranstaltung zu keinem Durcheinander kommt.

Vergesst nicht, euch schon vorher darüber Gedanken zu machen, ob und wie ihr zum Beispiel Diskussionen führen wollt. Werden die Mitglieder per Video zugeschaltet? Gibt es einen Chat, der regelmäßig in die Diskussion involviert wird? Wer moderiert das Ganze und sorgt dafür, dass sich alle Mitglieder gehört fühlen? Es gelten auch bei Online Versammlungen u.a. Rederecht und der Anspruch auf Auskunft.

Wann soll eure Online-Mitgliederversammlung stattfinden?

Am besten ist es natürlich, wenn man sich auf seine Erfahrungswerte verlässt. Wenn euer Verein bis jetzt jede Mitgliederversammlung mittwochs um 19 Uhr abhält, sollte das online nicht zu sehr abweichen. Wichtig ist, dass möglichst viele Mitglieder auch Zeit haben, denn je nach Satzung muss sogar ein bestimmter Anteil an Mitgliedern bei einer Versammlung anwesend sein, sonst sind Entscheidungen nichtig. Da der Anfahrtsweg für eine Online Veranstaltung wegfällt, kann das sogar leichter werden.

Falls trotzdem ein neuer Zeitpunkt gefunden werden muss, kann euer Verein eure Mitglieder selbst für einen passenden Termin abstimmen lassen. So fühlt sich jeder in die Entscheidung miteinbezogen und es wird sichergestellt, dass die Mitglieder auch wirklich Zeit haben. 

Für Terminfindungen gibt es Abstimmungstools, die helfen, Abstimmungen einfach und organisiert durchzuführen: 

Doodle

Doodle ist wohl das bekannteste Tool für Online-Umfragen bzw. Abstimmungen. Euer Verein kann kostenlos und ohne Registrierung Online-Umfragen erstellen. Allerdings steht Doodle oftmals wegen mangelndem Datenschutz in der Kritik. Deshalb lieber nochmal nachprüfen.

Dudle

Dudle wurde von der Technischen Universität Dresden entwickelt und die erhobenen Daten werden nur zu Forschungszwecken verarbeitet. Zudem werden alle Umfragen, die 2 Monate lang nicht bearbeitet wurden, automatisch gelöscht.

Nuudel

Nuudel ist ein Produkt von Digitalcourage, die sich generell für den Datenschutz einsetzen. Nuudel betreibt kein User-Tracking, man benötigt keine eigene E-Mail-Adresse und muss auch keinen richtigen Nachnamen eingeben.

Google Formular

Auch Google bietet ein Umfragetool an: Google Formulare. Wieder gilt: Datenschutz nachprüfen. I.d.R. muss bei Google Diensten der Business-Account genutzt werden, um eine datenschutzkonforme Nutzung zu gewährleisten. Generell gilt zudem: seit der EuGH im Jahr 2020 das EU-US-Privacy-Shield-Abkommen für ungültig erklärt hat, ist die Nutzung US-amerikanischer Dienste problematisch.

Wenn ein altbekannter Termin genutzt wird, ist ein Abstimmungstool trotzdem praktisch. Euer Verein kann sich zum Beispiel einen schon bestimmten Termin bestätigen lassen. So sieht euer Verein direkt, wie viele Mitglieder absagen und kann dann nach einem neuen Termin schauen. 

Wie führt euer Verein Wahlen online durch?

Aber nicht nur um einen Termin zu finden, bedarf es Abstimmungen. Auch die allbekannten Wahlen können online stattfinden, sofern die gesetzlichen Regelungen für Wahlen beachtet werden. Die Vorteile einer Online Wahl sind eindeutig: Jeder kann von überall wählen, er:sie muss nur Zugang zu einem internetfähigen Gerät haben. 

Zudem kann die Wahlbeteiligung steigen, da auch abwesende Mitglieder leichter an der Wahl teilnehmen können. Außerdem ist kein Auszählen mehr nötig, denn die meisten Tools liefern die Wahlergebnisse in Echtzeit. 

Trotzdem muss sich natürlich auch online an die geltenden Gesetze gehalten werden.

Im BGB stehen die Gesetze, die bei einer Mitgliederversammlung eingehalten werden müssen.  Es gibt grundsätzlich die Rahmenbedingungen vor, es gibt aber auch ein paar spezifischere Regelungen, die bei der Vorstandswahl eingehalten werden müssen:

§27 Bestellung des Vorstands

Der Vorstand wird durch die Mitgliederversammlung gewählt. 

§32 zur Beschlussfassung: 

Der Kandidat, der die absolute Mehrheit bekommt, gewinnt die Wahl.

Auch wenn die Mitglieder nicht versammelt werden, kann ein Beschluss gültig sein, so weit alle Mitglieder dem Beschluss schriftlich zustimmen.

§34 Ausschluss vom Stimmrecht

Ein Mitglied ist nicht stimmberechtigt, wenn die Beschlussfassung die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits zwischen ihm und dem Verein betrifft. Ein Mitglied darf also nicht über Entscheidungen abstimmen, die ihn direkt betreffen, sich selbst also z.B. nicht entlasten.

§40 Nachgiebige Vorschriften

Von den oben genannten Paragraphen darf abgewichen werden, wenn die Satzung eine andere Regelung vorgibt. Außer §34, der ist Pflicht und auch in der Satzung darf es nicht zu einer Abweichung kommen.

Generell gilt, dass die meisten Regelungen in eurer Satzung zu finden sein sollten. Stellt also sicher, dass ihre eure Mitgliederversammlung so durchführt, dass alle Punkte der Satzung berücksichtigt werden.

Um eure Wahl dann auch wirklich durchzuführen, gibt es online Tools, die euch dabei helfen:

Abstimmen.online

Über abstimmen.online können Wahlen kostenlos, ohne die Erfassung persönlicher Daten, DSGVO-konform online durchgeführt werden.

Votingtech

Votingtech ermöglicht zusätzlich Live-Fragen während der online Wahlen. Das Tool ist allerdings nicht kostenlos, die Preise und ausführlichere Informationen bekommt man auf Anfrage. 

Vereins-Abstimmung

Bei Vereins-Abstimmung sind Wahlen DSGVO-konform bis 10 Mitglieder kostenlos, in der Vollversion (>10 Mitglieder) zahlt man pro Mitglied zwischen 10 und 50 Cent, mindestens jedoch 25 €. Mittlerweile gehört Vereins-Abstimmung zur HEPTACOM GROUP, Vereins-Abstimmung bleibt Vereinen aber weiter erhalten.

Eine Verfälschung der Ergebnisse o.ä. darf auch online keine Möglichkeit sein. Vor einer Wahl, die online durchgeführt werden soll, solltet ihr grundsätzlich checken, ob das gewählte Tool auch unter Berücksichtigung aller Regelungen und Gesetze genutzt werden darf.

7 Dinge, die euer Verein bei Online-Mitgliederversammlungen beachten muss

1. Dokumentation

Nur weil eine Veranstaltung bzw. Sitzung online durchgeführt wird, heißt das nicht, dass kein Protokollant dabei sein muss. Er:Sie muss trotzdem die gesamte Sitzung mitschreiben und dokumentieren, was beschlossen wurde.

2. Einladungen

In der Regel werden Sitzungseinladungen per Post verschickt, um zu gewährleisten, dass sie richtig ankommen. Sollte euer Verein sie jetzt per E-Mail verschicken wollen, muss das auch so in der Satzung stehen. Denn nur wenn die Satzung es vorsieht, dass Einladungen auch per E-Mail verschickt werden können, ist es auch erlaubt. Außerdem muss auch bei E-Mails die Einladefrist eingehalten werden.

3. Sonderregelungen

Aufgrund des “Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht” dürfen Vereine ohne vorherigen Satzungseintrag bis Ende 2021 Mitgliederversammlungen online durchführen. Falls euer Verein darüber hinaus in der Zukunft Mitgliederversammlungen online durchführen möchte, muss er das auch entsprechend in der Satzung festlegen.

4. Zugangsrechte

Außerdem muss euer Verein sicherstellen, dass auch wirklich nur Vereinsmitglieder Zugangsrechte zu der Onlinesitzung haben. Am besten bekommt jedes Vereinsmitglied ein Passwort, womit sich für die Sitzung einloggt wird. 

5. Abstimmungen unter Wahlrecht

Auch während Online Sitzungen muss gewährleistet werden, dass Abstimmungen bzw. Wahlen unter Wahlrecht stattfinden. 

6. Datenschutz

Natürlich muss auch bei Online Events auf den Datenschutz geachtet werden. Euer Verein sollte also darauf achten, dass alles DSGVO-konform abläuft.

7. Testen

Am besten immer vorher testen, damit auch alles reibungslos abläuft. Nichts ist nerviger, als während der Veranstaltung festzustellen, dass wieder umgeplant werden muss.

Vorteile & Nachteile

Vorteile:

Keine Anfahrtswege

Wird eure Mitgliederversammlung online durchgeführt, müsst ihr euch keine Sorgen machen, dass Mitglieder sich verspäten. Im Stau stehen kann keiner. Nur das W-LAN muss natürlich funktionieren. 

Für mehr Mitglieder zugänglich

Schluss mit dem überfüllten Versammlungszimmer, Platzprobleme gibt es bei Online Versammlungen nicht mehr. Jeder kann ganz bequem von Zuhause oder unterwegs teilnehmen.

Kein zusätzlicher Aufwand

Wenn nach Versammlungen noch zum Beisammensein gerufen wird, erfordert das auch mehr Aufwand. Für Essen sollte ja auch gesorgt sein. Auch wenn normalerweise z.B. die Vereinsmitglieder selbst Essen zum Teilen mitbringen, gibt es diesen Aufwand online nicht. 

Nachteile:

Fehlende persönliche Interaktion

Online Veranstaltungen ersetzen keine face-to-face Gespräche. Die persönliche Interaktion, die das Vereinsleben einfach ausmacht, fehlt.

Erschwerte Kommunikation

Es können auch schneller Missverständnisse auftreten. Mimik und Gestik lassen sich über Video nur schlecht deuten. Außerdem ist es sehr schwer, bei einer großen Gruppe den Überblick zu behalten, wer wann etwas sagen möchte.
Auch eine gute Internetverbindung muss zu jeder Zeit gewährleistet sein. Die allermeisten Vereinsmitglieder werden zu Hause Internetzugang haben, aber was ist, wenn das Internet bei jemandem streikt? Was passiert, wenn z.B. die Verbindung zum Protokollanten abbricht?

Fehlender Internetzugang

Damit auch alle Mitglieder teilnehmen können, muss gewährleistet sein, dass jeder über einen Internetzugang verfügt. Für Mitglieder, die weder Smartphone, noch einen Computer besitzen, muss eine Lösung gefunden werden. Viele Anbieter von Videokonferenz-Tools bieten die Möglichkeit, sich per Telefon einzuschalten, aber auch das muss vorher abgeklärt werden.

Mehr Ablenkung

Vereinsmitglieder können während einer Online Veranstaltung schneller abgelenkt werden und hören oft nur mit einem Ohr zu. Nebenbei noch am Handy zu sein o.ä. wird häufig vorkommen. 100%ige Aufmerksamkeit ist bei einer Präsenzveranstaltung leichter herzustellen.

Wille aller Mitglieder

Alle eure Vereinsmitglieder von neuen Technologien zu begeistern wird nicht einfach. Gerade ältere Mitglieder können Probleme oder Einwände bezüglich Online Sitzungen haben.

Fazit

In Zeiten von Corona muss euer Verein also nicht auf die Mitgliederversammlung verzichten, sondern kann sie einfach online durchführen. Dabei müssen, genau wie bei Präsenzversammlungen, einige Regelungen beachtet werden. Ihr könnt auch nützliche Tools verwenden, die eure Planung und Durchführung erleichtern, auch wenn man sich bei einigen erstmal reinfuchsen muss.

Falls ihr nicht nur eure Mitgliederversammlung online halten möchtet, sondern auch eure generelle Vereinskommunikation, dann schaut doch beim Vereinsapp Vergleich vorbei.

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