WhatsApp für Vereine

Neue WhatsApp- Nachricht von Sofia in der Hockeygruppe: „Ich habe heute Geburtstag und bringe Kuchen mit – freue mich über jeden, der nach dem Training noch ein bisschen da bleibt, um mit mir zu feiern 😉“.  Super, Kuchen! Lukas ist nun schon fast ein Jahr der erste Vereinsvorsitzende seines Heimatvereins und freut sich über diese leckere Abwechslung.

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Seit sie die WhatsApp-Gruppe für ihren Verein gegründet haben, ist vieles in der Kommunikation einfacher geworden. Fast jeder nutzt privat WhatsApp und man kann schnell und unkompliziert Informationen an die gesamte Trainingsmannschaft übermitteln.  Geänderte Trainingszeiten, Ankündigungen für kommende Veranstaltungen, Informationen über anstehende Spiele, Absprachen bezüglich der Fahrt zu den Spielen und vieles mehr ist bereits in der Hockey WhatsApp-Gruppe besprochen worden.

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Auch Lukas möchte eine wichtige Information über die WhatsApp-Gruppe teilen: die jährliche Hauptversammlung steht an. Kurz bevor er die Nachricht verfasst, signalisiert sein Handy den Eingang einer neuen Nachricht. Tom, ebenfalls im Vorstand, schreibt: „Hi Lukas, hast du das Neueste mitbekommen? Man darf als Verein keine WhatsApp-Gruppen zur offiziellen Kommunikation mehr nutzen. Es drohen bis zu 20 Millionen Euro Strafe 😱“

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Lukas bekommt einen kurzen Schreck, als er die Summe sieht und setzt sich direkt an den Laptop, um Toms Aussage zu überprüfen. Nach keiner Minute suchen findet er folgenden Artikel:

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Kommunikation im Vereins: WhatsApp und die Probleme mit dem Datenschutz

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Seit dem 25. Mai 2018 ist es für Vereine erheblich schwieriger geworden, WhatsApp für die Gruppenkommunikation zu nutzen. Grund dafür ist die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die für die Bearbeitung personenbezogener Daten klare schärfere Regeln definiert.

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Da WhatsApp konstant sowohl die Kontakte aus dem Adressbuch des Nutzers als viele weitere personenbezogene Daten speichert und andere Unternehmen des Facebook-Konzerns übermittelt, verstößt WhatsApp gegen die neuen Datenschutzregeln.

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Als Privatperson ist das unproblematisch – die Datenverarbeitung ist für rein persönliche Zwecke nicht erfasst. Unternehmen und auch Vereine stehen bei der Verwendung von Whatsapp hingegen vor großen Herausforderungen.

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Und nun? Ein paar Minuten und intensiver Recherche später sind Lukas einige Dinge klarer geworden.

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1. Die Gründung einer WhatsApp- Gruppe und das Nutzen von WhatsApp für offizielle Zwecke als Verein verstößt gegen die neuen DSGVO-Verordnungen und wird bestraft.
2. Als Privatperson ist die Nutzung von WhatsApp- Gruppen möglich. Ein Verein darf jedoch keine offiziellen Ankündigungen über WhatsApp tätigen.
3. Eine WhatsApp Alternative für Vereine zu benutzen und sich für alles eine ausdrückliche Zustimmung der Mitglieder einzuholen, ist für ihn ein zu großer Aufwand oder mit zu vielen Kosten verbunden.

Je mehr Lukas über die ganze WhatsApp- Kommunikation für Vereine nachdenkt, desto unpassender erscheint ihm WhatsApp als Kommunikationsmittel. Bereits in der Vergangenheit hat es zu einigen Komplikationen geführt. Nicht jedes Vereinsmitglied benutzt WhatsApp, wichtige Nachrichten gehen in einem riesigen Kommunikationsfluss unter, es dient der reinen Informationsübermittlung und jetzt noch das Problem mit der DSGVO!

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WhatsApp ist nun mal eine Kommunikationsplattform und keine App für Vereine.

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Was wir brauchen ist eine datenschutzkonforme WhatsApp-Alternative für Vereine, die im Idealfall weitere unterstützende Funktionen bietet, denkt sich Lukas und gibt „WhatsApp für Vereine“ in Google ein und stößt auf „Klubraum“, eine für Vereine maßgeschneiderte App, die datenschutzkonform ist und damit eine sinnvolle WhatsApp-Alternative für Vereine.

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Da die Server von Klubraum in Frankfurt stehen und durch eine finnische Firma (und damit Datenschutzkonform nach EU-Recht) gehostet werden, kann Klubraum DSGVO konform genutzt werden. Wir garantieren zudem, dass niemals Daten an Dritte weitergeben werden, es sei denn dies ist zur Nutzung von Klubraum absolut notwendig und durch den Nutzer ausdrücklich gewünscht.

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Lukas freut sich besonders als er erfährt, dass Klubraum die Weitergabe von Daten, wie sie von Facebook und WhatsApp praktiziert wird, aus Überzeugung ablehnt und als geschützter Bereich für Vereine gedacht ist.

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Beruhigt kann sich Lukas schlafen legen. Kurz bevor er einschläft, schreibt er Tom noch eine Nachricht: „Danke Tom! Die 20 Millionen können wir uns definitiv nicht leisten 😉 Ich habe eine tolle App als WhatsApp- Alternative gefunden, die perfekt für unseren Verein ist. Sie wird dir gefallen!! Ich zeige sie dir morgen nach dem Training beim Kuchen essen.“

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