Neue WhatsApp- Nachricht von Sofia in der Hockeygruppe: „Ich habe heute Geburtstag und bringe Kuchen mit – freue mich über jeden, der nach dem Training noch ein bisschen da bleibt, um mit mir zu feiern 😉”. Super, Kuchen! Lukas ist nun schon fast ein Jahr der erste Vereinsvorsitzende seines Heimatvereins und freut sich über diese leckere Abwechslung.

Seit sie die WhatsApp-Gruppe für ihren Verein gegründet haben, ist vieles in der Kommunikation einfacher geworden. Fast jeder nutzt privat WhatsApp und man kann schnell und unkompliziert Informationen an die gesamte Trainingsmannschaft übermitteln. Geänderte Trainingszeiten, Ankündigungen für kommende Veranstaltungen, Informationen über anstehende Spiele, Absprachen bezüglich der Fahrt zu den Spielen und vieles mehr ist bereits in der Hockey WhatsApp-Gruppe besprochen worden.

Auch Lukas möchte eine wichtige Information über die WhatsApp-Gruppe teilen: die jährliche Hauptversammlung steht an. Kurz bevor er die Nachricht verfasst, signalisiert sein Handy den Eingang einer neuen Nachricht. Tom, ebenfalls im Vorstand, schreibt: „Hi Lukas, hast du das Neueste mitbekommen? Angeblich dürfen Vereine keine WhatsApp-Gruppen zur offiziellen Kommunikation mehr nutzen – und es drohen bis zu 20 Millionen Euro 😱” (An der Sache ist etwas dran, an der Zahl nicht, wie Lukas gleich merken wird. Die 20 Millionen sind der Höchstrahmen, den die DSGVO für die schwersten Verstöße überhaupt vorsieht – für einen Verein ist das keine realistische Größe.)

Lukas bekommt einen kurzen Schreck, als er die Summe sieht und setzt sich direkt an den Laptop, um Toms Aussage zu überprüfen. Nach keiner Minute suchen findet er folgenden Artikel:

Kommunikation im Verein: WhatsApp und die Probleme mit dem Datenschutz

Seit dem 25. Mai 2018 ist es für Vereine erheblich schwieriger geworden, WhatsApp für die Gruppenkommunikation zu nutzen. Grund dafür ist die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die für die Bearbeitung personenbezogener Daten klare schärfere Regeln definiert.

Sobald WhatsApp Zugriff auf das Adressbuch hat – die übliche Einstellung –, gleicht die App die dort gespeicherten Kontakte samt Rufnummern mit ihren Servern ab. Betroffen sind dabei auch Personen, die davon nichts wissen und nicht zugestimmt haben. Datenschutzrechtlich verantwortlich für diese Weitergabe ist derjenige, der die App nutzt – im Verein also der Verein selbst.

Für rein persönliche Zwecke ist das unproblematisch, dort greift die DSGVO nicht. Auch die freiwillige Nutzung unter Mitgliedern bleibt unproblematisch – wer sich privat in einer Gruppe zusammentut, tut das für sich. Anders sieht es aus, wenn der Verein WhatsApp zum offiziellen Medium macht: Dann ist der Verein für diese Verarbeitung datenschutzrechtlich verantwortlich. Der Landessportbund NRW wird in seiner Aufbereitung der Rechtslage für Vereine deutlich: „Die Einrichtung von WhatsApp-Gruppen durch den Verein oder Vereinsbeauftragte (z. B. Übungsleiter) ist mit der DSGVO nicht vereinbar.” Als einzigen gangbaren Weg nennt er die freiwillige Teilnahme der Sportlerinnen und Sportler.

Und genau daran hakt es in der Praxis: Freiwillig ist eine Einwilligung nur, wenn man sie ohne Nachteil verweigern kann. Die Landesbeauftragte für Datenschutz in NRW, Bettina Gayk, hat das im April 2025 für die dienstliche Nutzung in Behörden festgehalten: Dort seien WhatsApp und vergleichbare intransparente Messenger-Dienste „grundsätzlich unzulässig”, und die für eine Einwilligung nötige Freiwilligkeit „dürfte kaum gegeben sein”, weil eine innerdienstliche WhatsApp-Gruppe einen Gruppenzwang erzeuge. Ein Verein ist keine Behörde, und die Aufsichtsbehörde hat sich hier nicht zu Vereinen geäußert – aber der Gedanke lässt sich übertragen: Wer in der Vereinsgruppe fehlt, bekommt die Absprachen nicht mit. Eine wirklich freie Entscheidung ist das dann kaum noch.

Und nun? Ein paar Minuten und intensiver Recherche später sind Lukas einige Dinge klarer geworden.

Nutzt der Verein WhatsApp für offizielle Zwecke, ist er für diese Verarbeitung datenschutzrechtlich verantwortlich – und eine vom Verein oder vom Vorstand eingerichtete WhatsApp-Gruppe ist nach Einschätzung des Landessportbunds NRW mit der DSGVO nicht vereinbar.
Der einzige gangbare Weg ist die freiwillige Teilnahme der Mitglieder. Organisieren sie sich von sich aus in einer WhatsApp-Gruppe, ist das unproblematisch – kritisch wird es, sobald der Vorstand diesen Weg zum offiziellen Kanal erklärt oder vorschreibt. Und freiwillig ist die Teilnahme nur, wenn niemand etwas verpasst, der nicht dabei ist.
Eine WhatsApp Alternative für Vereine zu benutzen und sich für alles eine ausdrückliche Zustimmung der Mitglieder einzuholen, ist für ihn ein zu großer Aufwand oder mit zu vielen Kosten verbunden.

Je mehr Lukas über die ganze WhatsApp- Kommunikation für Vereine nachdenkt, desto unpassender erscheint ihm WhatsApp als Kommunikationsmittel. Bereits in der Vergangenheit hat es zu einigen Komplikationen geführt. Nicht jedes Vereinsmitglied benutzt WhatsApp, wichtige Nachrichten gehen in einem riesigen Kommunikationsfluss unter, es dient der reinen Informationsübermittlung und jetzt noch das Problem mit der DSGVO!

WhatsApp ist nun mal eine Kommunikationsplattform und keine App für Vereine. Welche Möglichkeiten Vereine stattdessen haben – von datenschutzfreundlichen Messengern bis zur eigenen Vereins-App – haben wir in unserer Übersicht zur Vereinskommunikation gegenübergestellt.

Was wir brauchen ist eine datenschutzkonforme WhatsApp-Alternative für Vereine, die im Idealfall weitere unterstützende Funktionen bietet, denkt sich Lukas und gibt „WhatsApp für Vereine” in Google ein und stößt auf „Klubraum”, eine für Vereine maßgeschneiderte App, die datenschutzkonform ist und damit eine sinnvolle WhatsApp-Alternative für Vereine.

Da die Server von Klubraum in Frankfurt stehen und durch eine finnische Firma (und damit Datenschutzkonform nach EU-Recht) gehostet werden, kann Klubraum DSGVO konform genutzt werden. Wir garantieren zudem, dass niemals Daten an Dritte weitergeben werden, es sei denn dies ist zur Nutzung von Klubraum absolut notwendig und durch den Nutzer ausdrücklich gewünscht.

Lukas freut sich besonders als er erfährt, dass Klubraum die Weitergabe von Daten, wie sie von Facebook und WhatsApp praktiziert wird, aus Überzeugung ablehnt und als geschützter Bereich für Vereine gedacht ist.

Beruhigt kann sich Lukas schlafen legen. Kurz bevor er einschläft, schreibt er Tom noch eine Nachricht: „Danke Tom! Aus den 20 Millionen wird zum Glück nichts – aber du hattest recht, dass wir uns das mal anschauen sollten 😉 Ich habe eine tolle App als WhatsApp- Alternative gefunden, die perfekt für unseren Verein ist. Sie wird dir gefallen!! Ich zeige sie dir morgen nach dem Training beim Kuchen essen.”