Ny WhatsApp-besked fra Sofia i hockeygruppen: “Jeg har fødselsdag i dag og tager kage med – jeg bliver glad for alle, der bliver hængende lidt efter træning og fejrer det med mig 😉”. Skønt, kage! Lukas har nu været formand for sin lokale forening i næsten et år og glæder sig over den lækre afveksling.

Siden de oprettede WhatsApp-gruppen til foreningen, er meget blevet nemmere i kommunikationen. Næsten alle bruger WhatsApp privat, og man kan hurtigt og ubesværet sende information ud til hele træningsholdet. Ændrede træningstider, beskeder om kommende arrangementer, info om kampe, aftaler om kørsel til kampene og meget mere er allerede blevet vendt i hockeygruppen på WhatsApp og i den lukkede Facebook-gruppe.

Lukas vil også dele en vigtig information via WhatsApp-gruppen: den årlige generalforsamling nærmer sig. Lige før han skriver beskeden, vibrerer mobilen med en ny besked. Tom, der også sidder i bestyrelsen, skriver: “Hej Lukas, har du hørt det nyeste? Som forening bør man ikke bruge WhatsApp-grupper eller Facebook-grupper til officiel kommunikation længere. Der kan vanke bøder på op til 20 millioner euro 😱” (det er GDPR’s teoretiske maksimum for de allergroveste overtrædelser – ikke en realistisk bøde for en lille forening).

Lukas får et lille chok, da han ser beløbet, og sætter sig straks ved computeren for at tjekke Toms udsagn. Efter under et minuts søgning finder han følgende artikel:

Kommunikation i foreningen: WhatsApp og problemerne med databeskyttelsen

Siden den 25. maj 2018 er det blevet betydeligt sværere for foreninger at bruge WhatsApp til gruppekommunikation. Grunden er databeskyttelsesforordningen (GDPR), der stiller klart skarpere krav til behandling af personoplysninger. I Danmark er det Datatilsynet, der fører tilsyn med reglerne, og den nationale lov er databeskyttelsesloven.

Da WhatsApp løbende gemmer både kontakterne fra brugerens telefonbog og en lang række andre personoplysninger og deler dem med andre selskaber i Facebook-koncernen (Meta), er WhatsApp svær at bruge i tråd med databeskyttelsesreglerne. Det samme gælder en lukket Facebook-gruppe, hvor medlemmernes data og indhold ligger hos Meta.

Som privatperson er det uproblematisk – behandling af data til rent personlige formål er ikke omfattet af GDPR. Men virksomheder og også foreninger står over for en stor udfordring, når de bruger WhatsApp.

Og hvad så nu? Et par minutter og lidt research senere er nogle ting blevet klarere for Lukas.

At oprette en WhatsApp- eller Facebook-gruppe og bruge den til officielle formål som forening kan være i strid med GDPR – og medlemmerne har ikke nødvendigvis sagt ja til, at deres data behandles på den måde.
Som privatperson er det fint at bruge WhatsApp-grupper. Men en forening bør ikke sende officielle beskeder ud via WhatsApp uden videre.
At skifte til et alternativ til WhatsApp til foreninger og indhente udtrykkeligt samtykke til alt forekommer ham at være for stort et besvær eller forbundet med for mange omkostninger.

Jo mere Lukas tænker over hele WhatsApp-kommunikationen i foreningen, jo mere upassende virker WhatsApp som kommunikationsmiddel. Det har allerede givet bøvl tidligere. Ikke alle medlemmer bruger WhatsApp, vigtige beskeder drukner i en kæmpe strøm af beskeder, det bruges kun til at sende information én vej – og nu også problemet med GDPR oveni!

WhatsApp er trods alt en kommunikationsplatform og ikke en app til foreninger.

Det, vi har brug for, er et databeskyttelsesvenligt WhatsApp-alternativ til foreninger, som i bedste fald også tilbyder flere understøttende funktioner, tænker Lukas og taster “WhatsApp til foreninger” ind i Google. Han støder på “Klubraum”, en app skræddersyet til foreninger, der overholder GDPR og dermed er et fornuftigt WhatsApp-alternativ til foreninger.

Da Klubraums servere står i Frankfurt og hostes af et finsk firma (og dermed i tråd med EU-lovgivningen), kan Klubraum bruges i overensstemmelse med GDPR. Vi garanterer desuden, at data aldrig deles med tredjeparter, medmindre det er absolut nødvendigt for at bruge Klubraum og udtrykkeligt ønsket af brugeren.

Lukas bliver især glad, da han opdager, at Klubraum af princip afviser den deling af data, som Facebook og WhatsApp praktiserer, og er tænkt som et beskyttet rum for foreninger.

Beroliget kan Lukas lægge sig til at sove. Lige inden han falder i søvn, skriver han en besked til Tom: “Tak, Tom! De 20 millioner har vi helt sikkert ikke råd til 😉 Jeg har fundet en fed app som WhatsApp-alternativ, der passer perfekt til vores forening. Den kommer du til at kunne lide!! Jeg viser dig den i morgen efter træning, mens vi spiser kage.”