Nouveau message WhatsApp de Sofia dans le groupe de hockey : « C’est mon anniversaire aujourd’hui et j’apporte un gâteau — ça me ferait plaisir que vous restiez un peu après l’entraînement pour fêter ça avec moi 😉 ». Super, du gâteau ! Lukas est désormais président de son association depuis presque un an et se réjouit de cette gourmande parenthèse.

Depuis qu’ils ont créé le groupe WhatsApp de leur association, bien des choses se sont simplifiées côté communication. Presque tout le monde utilise WhatsApp à titre privé et l’on peut transmettre rapidement et simplement des informations à toute l’équipe d’entraînement. Changements d’horaires d’entraînement, annonces d’événements à venir, informations sur les prochains matchs, organisation des trajets vers les rencontres et bien plus encore ont déjà été abordés dans le groupe WhatsApp de hockey.

Lukas, lui aussi, souhaite partager une information importante via le groupe WhatsApp : l’assemblée générale annuelle approche. Juste avant qu’il ne rédige son message, son téléphone signale l’arrivée d’un nouveau message. Tom, lui aussi membre du bureau, écrit : « Salut Lukas, tu es au courant de la dernière nouvelle ? En tant qu’association, on n’a plus le droit d’utiliser de groupes WhatsApp pour la communication officielle. On risque jusqu’à 20 millions d’euros d’amende 😱 » (il s’agit du plafond maximal prévu par le RGPD pour les manquements les plus graves — pas une amende réaliste pour un petit club)

Lukas a un petit moment de frayeur en voyant la somme et se met aussitôt devant son ordinateur portable pour vérifier les dires de Tom. Après moins d’une minute de recherche, il tombe sur l’article suivant :

La communication dans l’association : WhatsApp et les problèmes de protection des données

Depuis le 25 mai 2018, il est devenu nettement plus difficile pour les associations d’utiliser WhatsApp pour la communication de groupe. La raison en est le nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui définit des règles claires et plus strictes pour le traitement des données à caractère personnel.

Comme WhatsApp enregistre en permanence aussi bien les contacts du carnet d’adresses de l’utilisateur que de nombreuses autres données personnelles, et qu’il les transmet à d’autres entreprises du groupe Facebook, WhatsApp enfreint les nouvelles règles de protection des données.

Pour un particulier, ce n’est pas un problème — le traitement de données à des fins purement personnelles n’est pas concerné. Les entreprises, comme les associations, se heurtent en revanche à de grandes difficultés lorsqu’elles utilisent WhatsApp.

Et maintenant ? Quelques minutes et une recherche approfondie plus tard, plusieurs choses sont devenues plus claires pour Lukas.

Créer un groupe WhatsApp et utiliser WhatsApp à des fins officielles en tant qu’association enfreint le nouveau RGPD et est sanctionné.
À titre privé, l’utilisation de groupes WhatsApp est possible. Une association ne peut toutefois pas faire d’annonces officielles via WhatsApp.
Utiliser une alternative à WhatsApp pour les associations et recueillir un consentement explicite des membres pour tout représente, à ses yeux, une charge trop importante ou des coûts trop élevés.

Plus Lukas réfléchit à toute cette communication WhatsApp au sein de l’association, plus WhatsApp lui semble inadapté comme moyen de communication. Par le passé déjà, cela avait entraîné quelques complications. Tous les membres de l’association n’utilisent pas WhatsApp, les messages importants se perdent dans un flux de communication gigantesque, l’outil ne sert qu’à transmettre de l’information et, par-dessus le marché, voilà maintenant le problème du RGPD !

WhatsApp est, après tout, une plateforme de communication et pas une application pour association.

Ce qu’il nous faut, c’est une alternative à WhatsApp pour les associations, conforme à la protection des données et qui, idéalement, propose d’autres fonctions utiles, se dit Lukas. Il tape « WhatsApp pour association » dans Google et tombe sur « Klubraum », une application taillée sur mesure pour les associations, conforme à la protection des données et donc une véritable alternative à WhatsApp pour les associations.

Comme les serveurs de Klubraum se trouvent à Francfort et sont hébergés par une entreprise finlandaise (et donc conformes à la protection des données selon le droit de l’UE), Klubraum peut être utilisé dans le respect du RGPD. Nous garantissons en outre que les données ne sont jamais transmises à des tiers, sauf lorsque c’est absolument nécessaire à l’utilisation de Klubraum et expressément souhaité par l’utilisateur.

Lukas est particulièrement ravi d’apprendre que Klubraum refuse par conviction la transmission de données telle que la pratiquent Facebook et WhatsApp, et qu’il est conçu comme un espace protégé pour les associations.

Rassuré, Lukas peut aller se coucher. Juste avant de s’endormir, il écrit encore un message à Tom : « Merci Tom ! Les 20 millions, on ne peut décidément pas se les permettre 😉 J’ai trouvé une super application comme alternative à WhatsApp, parfaite pour notre association. Elle va te plaire ! Je te la montre demain après l’entraînement, autour du gâteau. »