Nuovo messaggio WhatsApp da Sofia nel gruppo di hockey: «Oggi è il mio compleanno e porto la torta: sono felice di chiunque resti un po’ di più dopo l’allenamento per festeggiare con me 😉». Bene, torta! Luca è da quasi un anno presidente della sua associazione locale ed è contento di questa dolce sorpresa.

Da quando hanno creato il gruppo WhatsApp dell’associazione, molte cose nella comunicazione si sono semplificate. Quasi tutti usano WhatsApp in privato e si possono trasmettere informazioni a tutta la squadra in modo rapido e semplice. Cambi di orario degli allenamenti, annunci sui prossimi eventi, informazioni sulle partite in arrivo, accordi sui trasferimenti alle gare e molto altro: tutto è già passato per il gruppo WhatsApp dell’hockey.

Luca vuole condividere proprio via gruppo WhatsApp un’informazione importante: si avvicina l’assemblea annuale dei soci. Poco prima di scrivere il messaggio, il telefono segnala l’arrivo di un nuovo messaggio. Marco, anche lui nel consiglio direttivo, scrive: «Ciao Luca, hai sentito l’ultima? Come associazione non si possono più usare i gruppi WhatsApp per la comunicazione ufficiale. Ci sono multe fino a 20 milioni di euro 😱».

Luca prende un piccolo spavento quando vede la cifra e si siede subito al computer per verificare quello che dice Marco. Dopo meno di un minuto di ricerca, trova questo articolo:

La comunicazione nelle associazioni: WhatsApp e i problemi di privacy

Dal 25 maggio 2018 è diventato molto più complicato, per le associazioni, usare WhatsApp per la comunicazione di gruppo. Il motivo è il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che definisce regole chiare e più severe per il trattamento dei dati personali.

Poiché WhatsApp memorizza di continuo sia i contatti della rubrica dell’utente sia molti altri dati personali, e li trasmette ad altre società del gruppo Facebook, WhatsApp viola le nuove norme sulla privacy.

Per un privato cittadino questo non è un problema: il trattamento dei dati per scopi puramente personali non rientra nella normativa. Ma le aziende e anche le associazioni si trovano davanti a sfide importanti quando usano WhatsApp.

E adesso? Qualche minuto e una ricerca approfondita dopo, a Luca sono chiare diverse cose.

Creare un gruppo WhatsApp e usare WhatsApp per scopi ufficiali come associazione viola le nuove norme del GDPR ed è sanzionabile.
Da privato cittadino, usare i gruppi WhatsApp è possibile. Ma un’associazione non può fare comunicazioni ufficiali via WhatsApp.
Usare un’alternativa a WhatsApp per associazioni e raccogliere il consenso esplicito dei soci per tutto richiede troppo impegno o è legato a costi troppo alti, secondo lui.

Più Luca riflette sulla comunicazione via WhatsApp per le associazioni, più WhatsApp gli appare inadatto come mezzo di comunicazione. Ha già causato qualche complicazione in passato. Non tutti i soci usano WhatsApp, i messaggi importanti si perdono in un enorme flusso di comunicazioni, serve solo a trasmettere informazioni, e adesso c’è anche il problema del GDPR!

WhatsApp è una piattaforma di messaggistica e non un’app per associazioni.

Quello che serve è un’alternativa a WhatsApp per associazioni rispettosa della privacy, che idealmente offra anche funzioni di supporto in più, pensa Luca, e digita «WhatsApp per associazioni» su Google, imbattendosi in «Klubraum», un’app fatta su misura per le associazioni, rispettosa della privacy e quindi una valida alternativa a WhatsApp per le associazioni.

Poiché i server di Klubraum si trovano a Francoforte e sono ospitati da un’azienda finlandese (e quindi conformi alla privacy secondo il diritto UE), Klubraum può essere usata nel rispetto del GDPR. Garantiamo inoltre che i dati non vengono mai condivisi con terze parti, salvo quando ciò è strettamente necessario per l’uso di Klubraum ed espressamente voluto dall’utente.

Luca è particolarmente contento di scoprire che Klubraum rifiuta per convinzione la condivisione dei dati così come la praticano Facebook e WhatsApp ed è pensata come uno spazio protetto per le associazioni.

Tranquillizzato, Luca può andare a dormire. Poco prima di addormentarsi, scrive un altro messaggio a Marco: «Grazie Marco! I 20 milioni proprio non ce li possiamo permettere 😉 Ho trovato un’app fantastica come alternativa a WhatsApp, perfetta per la nostra associazione. Ti piacerà!! Te la mostro domani dopo l’allenamento, mentre mangiamo la torta.»