WhatsApp para asociaciones

Nuevo mensaje de WhatsApp de Sofía en el grupo de hockey: “¡Hoy es mi cumple y traigo tarta! Me hace ilusión todo el que se quede un rato después del entrenamiento para celebrarlo conmigo 😉”. ¡Genial, tarta! Lucas es desde hace casi un año el presidente de su club de barrio y le encanta este dulce cambio de rutina.

Desde que crearon el grupo de WhatsApp del club, muchas cosas en la comunicación se han vuelto más fáciles. Casi todo el mundo usa WhatsApp en su vida privada y así puedes transmitir información a todo el equipo de forma rápida y sencilla. Cambios de horario en los entrenamientos, avisos de próximos eventos, información sobre los partidos que vienen, acuerdos sobre los desplazamientos a los partidos y mucho más se ha comentado ya en el grupo de hockey de WhatsApp.

Lucas también quiere compartir una información importante a través del grupo de WhatsApp: se acerca la asamblea general de socios. Justo antes de escribir el mensaje, el móvil le avisa de uno nuevo entrante. Tomás, también de la junta directiva, escribe: “Oye Lucas, ¿te has enterado de lo último? Como asociación ya no se pueden usar los grupos de WhatsApp para la comunicación oficial. Hay multas de hasta 20 millones de euros 😱” (este es el tope máximo del RGPD para las infracciones más graves, no una multa realista para un club pequeño).

Lucas se lleva un buen susto al ver la cifra y se sienta de inmediato al portátil para comprobar lo que dice Tomás. En menos de un minuto de búsqueda, encuentra el siguiente artículo:

Comunicación en las asociaciones: WhatsApp y los problemas de protección de datos

Desde el 25 de mayo de 2018, a las asociaciones y los clubes les ha resultado bastante más complicado usar WhatsApp para la comunicación de grupo. El motivo es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que define reglas claramente más estrictas para el tratamiento de los datos personales. En España, el organismo que vela por su cumplimiento es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Dado que WhatsApp almacena constantemente tanto los contactos de la agenda del usuario como muchos otros datos personales y los transmite a otras empresas del grupo Meta (antes Facebook), WhatsApp vulnera la normativa de protección de datos.

Como particular, esto no plantea problemas: el tratamiento de datos con fines exclusivamente personales no está cubierto por el RGPD. Pero las empresas y también las asociaciones se enfrentan a un gran reto al usar WhatsApp.

Y no es algo teórico. La AEPD ha llegado a sancionar a un club deportivo con 4.000 euros por añadir a una persona a un grupo de WhatsApp sin su consentimiento, al considerar que no se garantizó la confidencialidad de sus datos. Una multa más que asumible para Tomás y Lucas, pero un recordatorio claro de que el uso de WhatsApp en el club no es inocuo.

¿Y ahora? Unos minutos y una búsqueda intensa después, varias cosas le han quedado más claras a Lucas:

1. Crear un grupo de WhatsApp y usar WhatsApp con fines oficiales como asociación vulnera el RGPD y puede sancionarse.
2. Como particular, usar grupos de WhatsApp es posible. Sin embargo, una asociación no debería hacer comunicados oficiales por WhatsApp.
3. Especial atención merecen los menores: en España, el consentimiento para el tratamiento de datos solo es válido si lo da el propio menor a partir de los 14 años; por debajo de esa edad, hace falta la autorización de los padres o tutores legales. En clubes con equipos de base, esto convierte un simple grupo de WhatsApp en un asunto delicado.

Cuanto más piensa Lucas en la comunicación por WhatsApp en la asociación, más inadecuado le parece WhatsApp como medio de comunicación. Ya ha provocado algún que otro lío en el pasado. No todos los socios usan WhatsApp, los mensajes importantes se pierden en una avalancha enorme de mensajes, sirve solo para transmitir información y, además, ahora está el problema con el RGPD.

WhatsApp es una plataforma de comunicación y no una app para asociaciones.

Lo que necesitamos es una alternativa a WhatsApp para asociaciones que respete la protección de datos y que, idealmente, ofrezca además funciones de apoyo, piensa Lucas, y escribe “WhatsApp para asociaciones” en Google. Así da con “Klubraum”, una app hecha a medida para asociaciones que respeta la protección de datos y es, por tanto, una alternativa a WhatsApp con sentido para los clubes.

Como los servidores de Klubraum están en Fráncfort y los aloja una empresa finlandesa (y, por tanto, conforme a la legislación de la UE), Klubraum se puede usar cumpliendo el RGPD. Además, garantizamos que los datos nunca se comparten con terceros, salvo que sea absolutamente necesario para el uso de Klubraum y el usuario lo desee expresamente.

A Lucas le alegra especialmente descubrir que Klubraum rechaza por convicción la cesión de datos tal como la practican Meta y WhatsApp y está concebida como un espacio protegido para las asociaciones.

Tranquilo, Lucas ya puede irse a dormir. Justo antes de quedarse dormido, le escribe a Tomás otro mensaje: “¡Gracias, Tomás! Desde luego no podemos permitirnos los 20 millones 😉 He encontrado una app genial como alternativa a WhatsApp, perfecta para nuestro club. ¡¡Te va a gustar!! Mañana te la enseño después del entrenamiento mientras nos comemos la tarta.”