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Whatsapp hat 2020 die Marke von zwei Milliarden aktiven Nutzern pro Monat durchbrochen. Kein Wunder also, dass unter diesen Nutzern auch viele Vereine und deren Mitglieder sind. Trotzdem kann die Nutzung von Whatsapp für Vereine zu Problemen führen. Alles, was ihr als Verein beachten müsst und welche Whatsapp Alternativen es gibt, erfahrt ihr hier.
WhatsApp ist der bekannteste Messenger weltweit und viele haben die App mittlerweile auf dem Smartphone. Das dürfte auch der Grund sein, warum die nicht wenige Vereine (inoffiziell) WhatsApp auch für ihre Vereinskommunikation nutzen.
Die meisten Vereinsmitglieder nutzen bereits WhatsApp in ihrer Freizeit und eine neue WhatsApp-Gruppe ist schnell erstellt: Aber ist damit wirklich alles so einfach?
WhatsApp steht schon seit Langem in der Kritik, wenn es um Datenschutz geht.
Nicht zuletzt durch seine Zugehörigkeit zum Facebook-Konzern. Wer WhatsApp nutzt erlaubt der App, die Kontaktdaten aus dem eigenen Adressbuch einzusehen und diese samt Handynummern zu einem Abgleich an die Server von WhatsApp zu senden.
Nur haben eben diese Kontakte im Vorfeld dieser Übertragung kaum zugestimmt, was aus Sicht des Datenschutzes notwendig wäre. Deshalb sollte von der Nutzung von WhatsApp als offizielles Tool zur Kommunikation im Verein abgesehen werden.
Eine geduldete private Nutzung, zum Beispiel unter einigen Vereinsmitgliedern, ist hingegen weniger problematisch, solange WhatsApp nicht als offizielles Medium des Vereins genutzt wird und wichtige Ankündigungen auf anderem Wege erfolgen.
Aber wie gut eignet sich WhatsApp überhaupt zur Kommunikation im Verein? Gruppenchats lassen sich sehr schnell erstellen und benötigen kaum eine Erklärung. Wird die Gruppe aber groß, und 20, 50 oder gar mehr als 100 Mitglieder sind in einer Gruppe, kann die Kommunikation schnell sehr unübersichtlich werden.
Wird viel in der Gruppe kommuniziert, sind oft einige genervt, denn selten ist der Inhalt eines Kommunikationsstrangs für alle relevant. Andere trauen sich erst gar nicht zu schreiben, denn nicht jeder kommuniziert sein Anliegen gleich an 150+ Leute.
Und will man nur einzelnen Mitglieder der Gruppe schreiben, wird selbst WhatsApp, das sonst so einfach bedienbar ist, zur komplizierten Angelegenheit.
Euer Verein sollte sich als Erstes im Klaren darüber sein, welche Ansprüche er an eine WhatsApp-Alternative stellt. Geht es primär um den Datenschutz oder soll zusätzlich auch die Gruppenkommunikation übersichtlicher werden? Es kann hilfreich sein, eine “Must-have” und eine “Nice-to-have” Liste zu erstellen.
Worauf kann euer Verein nicht verzichten? Welche Dinge wären schön, sind aber keine zwingende Voraussetzung?
Sobald diese Liste erstellt wurde, ist es sinnvoll, potenzielle Alternativen mit einigen Vereinsmitgliedern zu testen, um so die für den eigenen Verein beste Alternative zu finden. Eine sukzessive Ausweitung der Nutzerbasis im Verein, verbunden mit der Aussage, dass es sich um Testnutzung handelt, schafft meist mehr Akzeptanz, als wenn der Vorstand einfach „par ordre du mufti“ die Nutzung einer bestimmten App für alle anordnet.
Signal ist kostenlos und setzt auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die App führt kein Tracking durch und bietet euch eine Plattform ohne Werbung. Für die Nutzung müsst ihr, genau wie bei WhatsApp, eine Handynummer angeben.
Falls ihr euer Konto wiederherstellen müsst, wird zusätzlich noch eine Pin gebraucht, sodass Dritte weniger Chancen haben, Zugriff auf euer Konto zu erhalten. Genau wie bei WhatsApp könnt ihr Sprach- und Videoanrufe durchführen und Dokumente, Bilder, Standorte und Kontakte in Einzel- oder Gruppenchats teilen.
In den Einstellungen hat jede:r Nutzer:in die Möglichkeit, die Datenschutzeinstellungen individuell anzupassen.
Da Signal sonst fast funktionsgleich zu WhatsApp ist, bleibt es eine eher unübersichtliche Alternative, wenn euer Verein mehr als ein paar Mitglieder hat.
Threema kommt aus der Schweiz und kostet einmalig 3,99 €.
Anders als bei WhatsApp oder Signal wird keine Handynummer gefordert, sie kann aber bei Bedarf verknüpft werden. Die App setzt auch auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Sprach- und Videoanrufe sind auch hier möglich. Dokumente, Standorte und Bilder/Videos können geteilt werden.
Außerdem könnt ihr mit Threema Abstimmungen und Umfragen durchführen.
Private Chats können zudem extra geschützt werden, zum Beispiel durch eine Pin. Gemeinnützige Organisationen können auch Threema Work benutzen und bekommen 30 % Rabatt.
Auch Threema ist in seiner Funktion ähnlich zu WhatsApp und Signal. Auch hier müsst ihr bei der Übersichtlichkeit Abstriche machen, wenn ihr mit vielen Leuten kommuniziert. Außerdem sind Gruppen nur bis zu 256 Teilnehmern möglich.
Telegram ist eine kostenlose Messenger-App, die auf Server-Client Verschlüsselung setzt.
Wer eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung braucht, bekommt diese in geheimen Chats. In geheimen Chats kann ein Selbstzerstörungsmodus eingestellt werden, der die Nachricht nach einem bestimmten Zeitraum von allen Geräten löscht.
Auch hier sind Sprach- und Videoanrufe möglich und Dokumente, Bilder, Standorte, Kontakte, sowie Gifs und Sticker können versendet werden.
Auch auf Telegram werdet ihr nicht auf Werbung treffen. Zudem ist eure Telefonnummer nicht für jeden sichtbar.
Auf Telegram gibt es sogenannte Kanäle, das heißt öffentliche Gruppen, in denen Informationen an möglichst viele Leute geschickt werden können. Es muss auch kein Nachname angegeben werden und Nachrichten können nachträglich bearbeitet werden.
Viber ist kostenlos, bietet euch aber im Gegensatz zu den oben genannten Messengern keine werbefreie Alternative.
Sprach- und Videoanrufe können durchgeführt werden.
Auch Viber nutzt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Nachrichten sind immer löschbar und können auch als selbstzerstörende Nachrichten eingestellt werden.
In bestimmten Chats könnt ihr eure Nummer ausblenden. Zusätzlich kann man auch öffentlichen Gruppen beitreten. Es gibt auch einen eigenen Chat für die eigenen Notizen, die auch als Liste angelegt werden können.
Außerdem sind auch “normale” Anrufe möglich, allerdings muss für diese natürlich gezahlt werden. Zudem bietet Viber einen Stickershop, aus dem ihr euch gratis oder kostenpflichtig neue Sticker herunterladen können.
Bitrix24 richtet sich an Unternehmen und bietet dementsprechend auch spezifische Funktionen, wie z.B. CRM oder Analytics.
Bitrix24 bietet Einzel- und Gruppenchats, Videokonferenzen, die Verteilung von Aufgaben, einen Kalender und Mitarbeiter können verwaltet werden. Zudem können Dateien in unterschiedlichen Ordnern organisiert werden und Umfragen durchgeführt werden.
Bitrix24 kann eingeschränkt kostenlos genutzt werden, wer mehr Funktionen oder z.B. Speicher braucht, kann kostenpflichtig upgraden (Tarif ab 49 €/Monat). Kostenpflichtige Tarife können auch erst für 30 Tage kostenlos getestet werden.
Bitrix24 ist DSGVO-konform.
Klubraum bietet neben der Möglichkeit themenbezogene Einzel- und Gruppenkonversationen zu starten, auch einen Kalender an.
Es können Events erstellt werden (z.B. mit dem Veranstaltungsstandort und einer Warteliste bei Teilnehmerbegrenzung) und Fahrgemeinschaften organisiert werden.
Dokumente, Bilder, Videos, Standorte können geteilt und Sprachnachrichten verschickt werden.
Zeitgleich gibt es auch noch eine Webversion, falls Nutzer kein Smartphone besitzen.
Klubraum ist kostenlos nutzbar und DSGVO-konform.
Um Klubraum nutzen zu können, wird keine Handynummer benötigt, die Einladung zur Nutzung erfolgt über die E-Mail-Adresse.
Slack findet vor allem in Unternehmen seine Anwendung.
Auch hier können Einzel- und Gruppenchats gestartet werden und zusätzlich noch einzelne Channels, die für Überthemen angelegt werden können.
Sprach- und Videoanrufe können ebenfalls durchgeführt werden. Dateien können untereinander geteilt werden und Tools, zum Beispiel Google Drive mit Slack verknüpft werden.
Slack kann eingeschränkt kostenlos genutzt werden, den Pro-Plan gibt es ab 6,25 €/Monat/aktiver Nutzer (ab 01. September 2022 ab 6,75€). Gemeinnützige Organisationen erhalten Rabatt auf die Premiumversionen.
Laut eigenen Angaben ist Slack datenschutzkonform. Allerdings sind derzeit alle US-amerikanischen Dienste aus Datenschutzsicht problematisch.*
Microsoft Teams ist auch auf Unternehmen ausgelegt, kann aber genauso von größeren Gruppen genutzt werden.
Mit Teams kann gechattet, telefoniert und zusammengearbeitet werden. Zusätzlich können auch Meetings durchgeführt werden.
Teams kann zusammen mit dem Office Paket genutzt werden.Team kann eingeschränkt kostenlos genutzt werden, den Basis Business Tarif gibt es ab 4,20 €/Nutzer/Monat.
Microsoft gibt an, dass die App datenschutzkonform genutzt werden kann. Allerdings sind, wie bei Slack, derzeit alle US-amerikanischen Dienste aus Datenschutzsicht problematisch.*
Mitglieder miteinbeziehen
Es kann sehr sinnvoll sein, eure Vereinsmitglieder schon in den Auswahlprozess mit einzubeziehen. Eine kleinere Gruppe kann helfen, die verschiedenen Messenger zu testen, um dann zusammen zu einer Entscheidung zu kommen.
Transparenz
Eure Vereinsmitglieder sollten genau verstehen, warum ihr eine andere App als WhatsApp benutzen wollt. Kommuniziert offen, welche Punkte am momentanen Messenger nicht gut sind, bzw. weshalb er nicht mehr genutzt werden darf. Eure Mitglieder werden mehr Verständnis zeigen, wenn sie die Gründe für einen Wechsel nachvollziehen können.
Gespräch suchen
Falls es Vereinsmitglieder gibt, die partout keinen anderen Messenger nutzen wollen, ist es das Sinnvollste, mit ihnen zu reden und individuell zu klären, wo genau das Problem liegt. Möchten sie es aus Prinzip nicht oder wissen sie nicht, wie sie umstellen sollen?
Hilfestellungen geben
Vielleicht wird es Mitglieder geben, die schon vorher von Messengern ausgeschlossen waren, da sie kein Smartphone besitzen. Hier sollte geprüft werden, ob neue Alternativen nicht über eine Webversion verfügen, sodass jetzt jedes Mitglied teilhaben kann.
Es wird sicherlich auch Mitglieder geben, die am Anfang Gesprächsbedarf haben, da sie den neuen Messenger nicht verstehen, oder Probleme bei der Umstellung haben. Habt für sie ein offenes Ohr und versucht ihnen die Umstellung so leicht wie möglich zu machen, z.B. durch einen Ansprechpartner im Verein, der den Messenger gut erklären und ihnen die App einrichten kann.
Die Umstellung an sich
Euer Verein hat zwei Möglichkeiten, wie er die Umstellung auf den neuen Messenger gestalten möchte. Entweder es wird von jetzt auf gleich die komplette Kommunikation auf die gewählte Alternative umgestellt und in der WhatsApp-Gruppe werden gar keine Nachrichten mehr geschickt oder es läuft am Anfang parallel ab, sodass alle Mitglieder, auch die, die noch nicht gewechselt haben, trotzdem alle Nachrichten mitbekommen.
Wer eine Alternative zu WhatsApp sucht, hat eine große Auswahl. In erster Linie sollte euer Verein sich darüber im Klaren sein, welche Ansprüche an einen alternativen Messenger gestellt werden. Soll es “nur” eine datenschutzfreundliche Version von WhatsApp sein oder doch ein Messenger, der mehr kann?
Egal wie ihr euch entscheidet, wir hoffen, dass dieser Artikel euch bei der Suche nach einer WhatsApp-Alternative helfen konnte.
*2020 wurde der Privacy Shield, ein Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA, für ungültig erklärt.
