Was ist ein Teamkalender?

Mit einem Teamkalender bleibt dein Team immer organisiert und versinkt nicht im Chaos. Ein Teamkalender hilft euch, auch bei vielen Terminen den Überblick zu behalten und hat je nach Kalender noch zusätzliche Funktionen, die dein Team unterstützen.

Damit ihr alles schafft, was ihr euch vorgenommen habt.

In der Regel sind Teamkalender als Mobile Apps für Android und iOS verfügbar und viele sind auch kostenlos.

Wer braucht einen Teamkalender?

Teams

Teams können sich mit einem Teamkalender organisieren, ohne dass es unübersichtlich wird. Gerade größere Teams, die eventuell auch noch aus Untergruppen bestehen, profitieren von einem gemeinsam genutzten Kalender.

Ihr könnt die nächsten Events planen, euch je nach Kalender austauschen und bleibt immer in Kontakt. Jedes Teammitglied weiß immer, was als Nächstes ansteht.

Mannschaften

Auch Mannschaften profitieren von Teamkalendern. Als Mannschaft könnt ihr so eure Trainings planen, Spiele, Turniere und Trainingslager organisieren und eure Mannschaftskollegen auf dem Laufenden halten. Alles, was eure Mannschaft betrifft, wird an einem Ort organisiert und kommuniziert.

Abteilungen

Genau wie Mannschaften können auch ganze Abteilungen mit einem Teamkalender strukturiert werden. Ihr könnt Besprechungen innerhalb eurer Abteilung, aber auch zwischen Abteilungen organisieren. Ihr seht, wer wann wo trainiert und könnt somit bei einer kurzfristigen Änderung der Trainingszeit schauen, ob da schon jemand anderes trainiert.

Vereine

Vereine können ebenso einen Teamkalender nutzen. Als Verein habt ihr alle eure Abteilungen zusammen in einer App und könnt wichtige News an alle Vereinsmitglieder weitergeben. Trainings und Versammlungen organisieren, mit Teilnehmerlimits arbeiten und direkt Zu- und Absagen zu bestimmten Events einsehen.

Ab wann braucht dein Team einen Teamkalender?

Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort. Ein Teamkalender ergibt meistens dann Sinn, wenn ihr merkt, dass die Organisation und Kommunikation in eurem Team nicht (mehr) gut läuft. Dann sollte klar sein, dass etwas geändert werden muss und die momentanen Methoden zur Teamorganisation und -planung überdacht werden müssen.

Manche Teams brauchen schon ab 5 Mitglieder einen gemeinsamen Kalender, gerade wenn viele verschiedene Termine anstehen und sich die Teammitglieder permanent untereinander absprechen müssen.

Manche Teams nutzen aber auch erst ab 10-20 Mitgliedern einen Teamkalender.

Auch wenn sich die Startgröße unterscheidet, ist ein Teamkalender meistens die richtige Wahl, um Struktur und Organisation in euer Team zu bekommen.

Ab wann zahlen?

Das ist von Team zu Team unterschiedlich. Prinzipiell sollte sich dein Team die Frage stellen, ob es spezielle Funktionen gibt, die ihr zwingend braucht? Wenn es keine kostenlose App gibt, die diese Funktionen zusätzlich zu Standardfunktionen anbietet, bietet es sich durchaus an, für einen Teamkalender zu zahlen.

Wichtige Funktionen

Tages,- Wochen-, und Monatsansicht Natürlich sollte ein Teamkalender über die wesentlichen Funktionen eines “regulären” Kalenders verfügen, wie zum Beispiel eine Tages-, Wochen-, und Monatsansicht.
Termine farblich koordinieren Je mehr Termine anstehen, desto wichtiger wird es, Events in unterschiedlichen Farben anzeigen lassen zu können.
Zu- und Absagen Damit immer klar ist, wer zu Terminen kommen kann und wer nicht, sollte man einzelnen Events zu- und absagen können.
Teilnehmerlimit Um, zum Beispiel, den Platz in einer (Sport-) Halle optimal nutzen zu können, kann man ein Teilnehmerlimit festlegen.
Abteilungen erstellen Gerade für größere Teams wichtig: Das Team kann nochmal in einzelne Abteilungen bzw. Untergruppen eingeteilt werden.
Verantwortliche Person festlegen Damit es immer eine:n Ansprechpartner:in gibt, sollte man eine Person als Verantwortliche:n eintragen können.
Fahrgemeinschaften organisieren Auch Fahrgemeinschaften sollten direkt in der Kalender-App organisiert werden können.
Chatfunktion Für eine bessere Kommunikation im Team bieten einige Apps auch eine Chatfunktion an, mit der ihr euch austauschen könnt.
Events kommentieren Um direkt Fragen zu klären, sollten Events direkt kommentiert werden können.
Umfragen durchführen Einige Apps bieten auch Umfragetools an, mit denen zum Beispiel Terminabsprachen direkt per Umfrage geklärt werden können.
Teilen von Dokumenten, Bildern, Videos,… Mittlerweile ein Standard Feature für Vereins Apps. Genau wie bei regulären Messengern, sollte das Teilen von Dokumenten, Bildern etc. möglich sein.
Verfügbarkeit Eine gute Vereins App sollte für alle Mitglieder zugänglich sein. Also mindestens für Android und iOS. Sinnvoll ist es auch, eine Webversion zu haben, die es Mitgliedern ohne Smartphone erlaubt, immer up to date zu bleiben. Aber nicht nur für Mitglieder ohne Smartphone kann das wichtig sein, auch falls einem Mitglied mal das Handy kaputt geht, er:sie bleibt trotzdem mit eurem Team verbunden.

Was bringt ein Teamkalender noch?

Ein Teamkalender hilft euch nicht nur bei der Organisation eures Teams. Durch einen gemeinsamen Kalender steigt das Gemeinschaftsgefühl eurer Teammitglieder und sie fühlen sich stärker miteinander verbunden.

Wenn vorher viele Konflikte durch mangelnde Struktur entstanden, kann durch einen gemeinsamen Kalender auch die Anzahl an Konflikten sinken, was einen positiven Effekt auf das Teamgefühl hat.

Mit mehr Möglichkeiten zum Austausch untereinander, fühlen sich Teammitglieder womöglich auch mehr gehört und bringen sich mehr ein.

Datenschutz

Wer als Verein einen Teamkalender für offizielle Zwecke nutzen möchte, sollte darauf achten, dass dieser DSGVO-konform ist. Du solltest aber nicht nur eine DSGVO-konforme App nutzen, weil es (teilweise) vorgeschrieben ist.

Deinen Teammitgliedern ist der Schutz ihrer Daten wahrscheinlich auch ein Anliegen, das nicht einfach ignoriert werden sollte. Aus diesem Grund solltet ihr euch vorab informieren, wie es um den Datenschutz bei einem (potenziellen) Teamkalender aussieht.

Klubraum – Dein Teamkalender

Klubraum versorgt dein Team mit allen nötigen Features, die für die optimale Organisation und Kommunikation braucht.

Egal ob ihre eine Mannschaft, ein Team oder auch ein großer Verein seid, Klubraum unterstützt euch kostenlos und DSGVO-konform.

Wie erstelle ich einen Teamkalender mit Klubraum?

Ganz einfach: Registrieren, Einladen, Durchstarten.

Du kannst dir entweder direkt die App im App- oder Playstore herunterladen oder dich über die Webseite registrieren.

Nachdem du dir die App heruntergeladen hast, kannst du deinem Team direkt einen Klubraum anlegen.

Dann musst du nur noch ein paar Felder ausfüllen, zum Beispiel mit dem Namen eures Klubraums und kannst dann direkt loslegen. Lade deine Teammitglieder einfach per E-Mail-Einladungen ein und warte dann, bis sich euer Klubraum füllt und alle Teammitglieder eingetreten sind.

Features von Klubraum

Egal ob Android-Smartphone, iPhone, Tablet oder Laptop: Klubraum bietet für jedes Teammitglied das Passende. Mobile Apps für Android und iOS und auch eine Web App für Mitglieder, die gar kein Smartphone haben.

Serientermine erstellen

Erstellt Termine, die in individuell einstellbaren Abständen stattfinden. (Mehrmals) wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, jährlich, alles kein Problem.

Teilnehmerlimits

Euer Hallenplatz ist begrenzt? Mit Klubraum könnt ihr für euren Termin einfach einTeilnehmerlimit setzen. Wer zusätzlich eine Warteliste braucht, kann diese aktivieren.

Events kommentieren

Es muss nicht immer direkt ein Chat gestartet werden. Events können direkt kommentiert werden. So klärt ihr terminspezifische Fragen schnell und offen sichtbar für alle

News Feed / Timeline

Damit auch jedes Teammitglied immer auf dem neuesten Stand bleibt, gibt es einen Newsfeed, auch Timeline genannt. Hier werden alle persönlich relevanten Neuigkeiten angezeigt.

Kinder und Gästeanmeldung

Im eurem Team sind Kinder die noch kein eigenes Smartphone haben? Eltern können kinderleicht in Klubraum alle ihre Kinder zu Terminen eintragen. Auch die Eintragung von Gästen ist mit wenigen Klicks möglich.

Organisation von Fahrgemeinschaften

Nie wieder zu wenige Fahrer, um zum Spiel zu kommen. Innerhalb der App können sich alle Fahrer eintragen und die Mitfahrer tragen sich ganz bequem dazu ein, bis keine Plätze mehr frei sind.

Chatfunktion

Dein Team kann sich in Einzel- und Gruppenchats untereinander austauschen. Startet themenspezifische Chats, damit jeder die Nachrichten bekommt, die für ihn persönlich relevant sind.

Zu- und Absagen

Teammitglieder können direkt beim Event auf Zu- oder Absagen klicken. So ist immer klar, wie viele tatsächlich kommen und es entsteht kein Chaos.

Unterteilung in Abteilungen

Unterteil dein Team in verschiedene Gruppen bzw. Abteilungen. So kannst du dein Team genau nach euren Bedürfnissen strukturieren und organisieren.

Kalender Synchronisation

Der Kalender in der Klubraum-App kann mit persönlichen Kalendern synchronisiert werden. So hat dein Team immer alle Termine im Blick - sowohl im Team, als auch im Privaten.