Contenido
- ¿Dónde puede tu asociación celebrar gratis la asamblea general online?
- Jitsi Meet
- Zoom
- MS Teams
- BigBlueButton
- ¿Cómo decidir cuándo se celebra la asamblea general online?
- Doodle
- Dudle
- Nuudel
- Formularios de Google
- ¿Cómo realiza tu asociación las votaciones online?
- Voteme.app
- POLYAS
- ElectionBuddy
- 6 cosas que tu asociación debe tener en cuenta para las asambleas online
- Ventajas e inconvenientes
- Ventajas
- Inconvenientes
- Conclusión
En España, una asociación puede celebrar su asamblea general de forma telemática (online), pero conviene saber que esa posibilidad debe estar prevista en los estatutos o haberse aprobado previamente por la propia asamblea. La Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación, deja el funcionamiento interno en manos de los estatutos de cada entidad, siempre que no contradigan la ley. Por eso, antes de convocar una asamblea online, revisa tus estatutos y, si no recogen esta modalidad, plantéate incorporarla. (Esto es una orientación general, no asesoramiento jurídico; ante la duda, consulta con un profesional.)
Más allá del marco legal, las reuniones online tienen muchas ventajas y cada vez son más las asociaciones que las utilizan.
Para que tu asociación esté bien preparada para celebrar la asamblea general online, hemos preparado este resumen:
¿Dónde puede tu asociación celebrar gratis la asamblea general online?
Jitsi Meet
Jitsi Meet es una herramienta de código abierto que no requiere descargar ningún programa ni nada parecido. Se puede iniciar gratis y sin registro una nueva videoconferencia (para hasta 100 personas).
Los participantes reciben una URL y pueden entrar fácilmente en la conferencia. Si se desea, también puede establecerse una contraseña. Como Jitsi Meet funciona sin crear una cuenta, no se recopilan datos personales y todo está cifrado de extremo a extremo.
Zoom
Zoom es una herramienta de videoconferencia con la que se puede celebrar gratis una reunión de hasta 40 minutos con un máximo de 100 participantes. Quien necesite más tiempo o participantes tiene que pasar a los planes de pago.
Zoom también ofrece la opción de poner contraseñas y crear salas de espera, entre otras cosas. A menudo se critica a Zoom por su protección de datos, así que, si quieres ir sobre seguro, conviene examinarlo con detalle.
MS Teams
MS Teams forma parte del paquete Office de Microsoft.
Aquí puedes disponer gratis de 60 minutos con 100 participantes. Además, hay 5 GB de almacenamiento en la nube. Antes de usar MS Teams, conviene informarse también sobre la conformidad de la aplicación con el RGPD.
BigBlueButton
BigBlueButton es un software de videoconferencia de código abierto, muy usado en el ámbito educativo, que permite montar una plataforma conforme al RGPD si se aloja en servidores europeos.
Puedes alojarlo tú mismo o contratarlo a un proveedor europeo que lo gestione por ti, normalmente con una cuota mensual. Al tratarse de software libre y poder alojarse en Europa, es una opción interesante para quien dé prioridad al control de los datos. Comprueba siempre las condiciones y la ubicación de los servidores del proveedor que elijas.
Importante: toda la información necesaria debe comunicarse de antemano a todos los socios de la asociación: ¿qué herramientas se van a usar?, ¿cómo se accede?, ¿cómo funciona todo en general? Todas las dudas de tus socios deberían resolverse para que no haya confusión el día del evento.
No olvides pensar también en si quieres abrir debates y cómo. ¿Se conectará a los socios por vídeo? ¿Habrá un chat en directo que se incorpore con regularidad al debate? ¿Quién moderará la asamblea y se asegurará de que todos los socios se sientan escuchados? Entre otras cosas, el derecho a la palabra y el derecho a la información también rigen en las reuniones online.
¿Cómo decidir cuándo se celebra la asamblea general online?
Por supuesto, lo mejor es apoyarse en tu experiencia. Si tu asociación ha celebrado siempre la asamblea general los miércoles a las 19:00, online no debería desviarse demasiado de esa costumbre.
Es importante que coincida el mayor número posible de socios, porque, según los estatutos, para que la asamblea quede válidamente constituida suele exigirse la presencia (presente o representada) de un determinado porcentaje de socios; de lo contrario, los acuerdos pueden no ser válidos. Por defecto, la Ley Orgánica 1/2002 fija ese quórum en un tercio de los asociados, salvo que los estatutos establezcan otra cosa. Como en una reunión online no hay que desplazarse, esto puede incluso resultar más fácil de lograr.
Si hace falta una nueva fecha, tu asociación puede dejar que los propios socios voten la que mejor les venga. Así todos se sienten partícipes de la decisión y te aseguras de que los socios realmente tengan tiempo.
La siguiente lista describe algunas herramientas de votación o encuestas que ayudan a que votar online sea fácil y ordenado:
Doodle
Doodle es probablemente la herramienta más popular para encuestas o votaciones online.
Tu asociación puede crear encuestas online gratis y sin registro. Si quieres usar funciones como los recordatorios automáticos, necesitarás un plan de pago.
Como a Doodle se le ha criticado a menudo por la falta de protección de datos, conviene comprobar tú mismo si tu plan de Doodle es conforme al RGPD o no.
Dudle
Una herramienta con un nombre parecido es Dudle. Dudle fue desarrollada por la Universidad Técnica de Dresde, en Alemania, y los datos recopilados se tratan únicamente con fines de investigación.
Además, todas las encuestas que no se han usado durante 2 meses se eliminan automáticamente.
Nuudel
Nuudel es un producto de Digitalcourage, una organización muy comprometida con la protección de datos en general. Nuudel no rastrea a los usuarios, no necesitas tu propia dirección de correo y no tienes que introducir tu apellido real.
Formularios de Google
Google también ofrece una herramienta de encuestas: Formularios de Google. Aquí también conviene revisar la protección de datos. Por regla general, para los servicios de Google hay que usar una cuenta de empresa para garantizar un uso conforme a la protección de datos.
En general, se aplica lo siguiente: dado que el TJUE declaró inválido el acuerdo Privacy Shield UE-EE. UU. en 2020, el uso de servicios estadounidenses es problemático.
Si se usa una fecha ya conocida, una herramienta de votación sigue siendo práctica. Tu asociación, por ejemplo, puede usarla para confirmar una fecha ya fijada. Así puede ver directamente cuántos socios cancelan y, en su caso, buscar una fecha nueva.
¿Cómo realiza tu asociación las votaciones online?
No solo encontrar una fecha requiere votar. También las habituales elecciones pueden celebrarse online, siempre que se respeten las normas legales y estatutarias aplicables a las elecciones.
Las ventajas de una votación online son evidentes: cualquiera puede votar desde cualquier sitio, solo necesita tener acceso a un dispositivo con conexión a internet.
Además, la participación puede aumentar porque los socios ausentes pueden participar más fácilmente en la votación. Asimismo, ya no hace falta hacer el recuento, ya que la mayoría de las herramientas ofrecen los resultados en tiempo real.
Existen herramientas online que pueden ayudarte a realizar tu votación en una asamblea general online:
Voteme.app
Voteme.app ofrece votación online y, especialmente para asambleas generales, retransmisiones en directo integradas, prueba de identidad y más. Los votantes deben descargar la app VoteMeApp, disponible gratis tanto para Android como para iOS.
POLYAS
Polyas te permite realizar tu votación online por un precio base de 50 € (gratis hasta 50 votantes). En la web hay una calculadora de precios donde puedes comprobar cuánto te costaría una votación si decides usar Polyas.
ElectionBuddy
ElectionBuddy te permite montar una votación de hasta 20 votantes. Si tu asociación tiene más votantes, puedes elegir uno de los planes de pago. También puedes crear una cuenta gratis y probar hasta que estés listo para empezar tu votación y, una vez listo, pagarla.
Hay que evitar cualquier falsificación de los resultados, también online. Antes de una votación que se vaya a realizar online, deberías comprobar siempre si la herramienta elegida puede usarse cumpliendo todas las normas y leyes.
6 cosas que tu asociación debe tener en cuenta para las asambleas online
- Acta
Incluso en eventos o reuniones online sigue siendo necesario que haya un secretario que levante acta. Debe seguir tomando nota de toda la asamblea y documentar lo acordado.
- Convocatorias
Por regla general, las convocatorias de la asamblea se envían de modo que quede constancia de su recepción. Si tu asociación quiere enviarlas por correo electrónico, conviene que esa vía esté recogida o admitida en los estatutos, y que se respete el plazo de convocatoria (por defecto, 15 días de antelación según la Ley Orgánica 1/2002, salvo que los estatutos prevean otro).
El motivo es que conviene que los estatutos contemplen el envío de convocatorias también por correo electrónico, para evitar después cualquier impugnación. Además, también para las convocatorias por correo electrónico debe respetarse el plazo de convocatoria.
- Control de acceso
Además, tu asociación debe garantizar que solo los socios tengan acceso a la sesión online. Lo ideal es dar a cada socio una contraseña para acceder a la sesión.
- Garantías del voto
También debe garantizarse durante las reuniones online que la votación o las elecciones se desarrollan con las debidas garantías (identificación del votante, secreto del voto cuando proceda, etc.).
- Protección de datos
Por supuesto, la protección de datos también debe tenerse en cuenta en los eventos online. Tu asociación debería asegurarse, por tanto, de que todo se hace cumpliendo el RGPD.
- Pruebas
Lo mejor es probar siempre de antemano para que todo salga bien. No hay nada más molesto que descubrir durante el evento que hay que cambiar algunas cosas otra vez.
Ventajas e inconvenientes
Ventajas
No hay que desplazarse
Si tu asamblea general se celebra online, no tienes que preocuparte de que los socios lleguen tarde. Nadie puede quedarse atascado en un atasco. Solo tiene que funcionar el wifi, claro.
Accesible para más socios
Se acabaron las salas abarrotadas y los problemas de espacio en las reuniones online. Todos pueden participar desde la comodidad de su casa o desde donde estén.
Sin esfuerzo añadido
Si tras las reuniones suele convocarse un encuentro, eso también implica más trabajo. Hay que prever comida. Aunque normalmente, por ejemplo, los propios socios traigan algo para compartir, online no existe ese esfuerzo.
Inconvenientes
Falta del trato cara a cara
Los eventos online no sustituyen a las conversaciones presenciales. Falta el trato personal que simplemente forma parte de la vida asociativa.
Comunicación más difícil
Pueden surgir malentendidos más rápido. Las expresiones faciales y los gestos son difíciles de interpretar por vídeo. Además, cuesta mucho llevar la cuenta de quién quiere intervenir, sobre todo en un grupo grande.
También debe garantizarse en todo momento una buena conexión a internet. La inmensa mayoría de los socios tendrá acceso a internet en casa, pero ¿y si a alguien se le cae la conexión? ¿Qué pasa si, por ejemplo, se corta la conexión con quien levanta acta?
Falta de acceso a internet
Para que todos los socios puedan participar, hay que garantizar que todos tengan acceso a internet. Hay que encontrar una solución para los socios que no tengan ni smartphone ni ordenador.
Muchos proveedores de herramientas de videoconferencia ofrecen la opción de unirse por teléfono, pero esto también hay que aclararlo de antemano.
Más distracciones
Los socios pueden distraerse más fácilmente durante un evento online y a menudo solo escuchan a medias. Estar a la vez con el móvil es de lo más habitual. Lograr el 100 % de atención es más fácil en un evento presencial.
Hay que contar con todos los socios
Entusiasmar a todos los socios de tu asociación con las nuevas tecnologías no será fácil. Sobre todo los socios de más edad pueden tener problemas o reparos con las reuniones online.
Conclusión
La pandemia de Covid-19 nos enseñó que las reuniones pueden celebrarse fácilmente online. Sin embargo, igual que en las reuniones presenciales, hay que respetar algunas reglas. También puedes usar herramientas útiles que facilitan tu planificación y ejecución, aunque primero tengas que familiarizarte con algunas de ellas.
Si no solo quieres celebrar online tu asamblea general, sino también la comunicación general de tu asociación, echa un vistazo a la comparativa de apps para asociaciones.