8 alternativas a WhatsApp para equipos, grupos y asociaciones

Índice

1. ¿Por qué WhatsApp no siempre es adecuado para equipos y asociaciones?
2. ¿Qué criterios debe usar tu equipo para elegir una alternativa a WhatsApp?
3. Mensajería convencional con mejor protección de datos
   • Signal
   • Threema
   • Telegram
   • Viber
4. Mensajería para una comunicación de grupo más clara
   • Bitrix24
   • Klubraum
   • Slack
   • Teams
5. Consejos y trucos para que el cambio en tu asociación salga bien
6. Conclusión

¿Por qué WhatsApp no siempre es adecuado para equipos y asociaciones?

WhatsApp es la app de mensajería más popular del mundo y mucha gente la tiene ya en su móvil. Probablemente sea también el motivo por el que no pocos equipos y asociaciones usan WhatsApp (de manera extraoficial) para comunicarse. La mayoría de los socios ya usa WhatsApp en su tiempo libre y crear un grupo nuevo es cuestión de segundos. Pero ¿de verdad es todo tan sencillo?

WhatsApp lleva tiempo en el punto de mira en lo que respecta a la protección de datos, sobre todo por su pertenencia al grupo Facebook. Quien usa WhatsApp permite que la app acceda a los datos de contacto de su agenda y los envíe, junto con los números de teléfono, a los servidores de WhatsApp para cotejarlos.

Esos contactos, sin embargo, rara vez han dado de antemano su consentimiento a esa transferencia, que sería necesario desde el punto de vista de la protección de datos. Por ese motivo, WhatsApp no debería usarse como herramienta oficial de comunicación dentro de una asociación.

El uso privado tolerado, por ejemplo entre algunos miembros de un equipo, es menos problemático siempre que WhatsApp no se utilice como medio oficial y los avisos importantes se comuniquen por otra vía.

Pero ¿hasta qué punto es adecuado WhatsApp para comunicarse en la asociación? Los grupos se crean en un momento y apenas requieren explicación. Sin embargo, cuando el grupo crece y hay 20, 50 o incluso más de 100 personas, la comunicación se vuelve enseguida muy confusa.

Si hay mucho movimiento en el grupo, algunos socios acaban molestos, porque el contenido de un hilo rara vez interesa a todo el mundo. Otros ni siquiera se atreven a escribir, porque no todos quieren plantear sus dudas ante más de 150 personas de golpe. Y si solo quieres escribir a algunos miembros del grupo, hasta WhatsApp, normalmente tan fácil de usar, se convierte en un lío.

¿Qué criterios debe usar tu equipo para elegir una alternativa a WhatsApp?

Lo primero es que tu asociación tenga claro qué espera de una alternativa a WhatsApp. ¿Se trata sobre todo de la protección de datos o también de que la comunicación de grupo sea más clara? Puede ayudar elaborar una lista de “imprescindibles” y otra de “estaría bien tener”.

¿De qué no puede prescindir tu asociación? ¿Qué cosas serían deseables, pero no obligatorias?

Una vez hecha esa lista, conviene probar las posibles alternativas con algunos miembros del equipo para dar con la mejor opción para tus equipos. Ampliar poco a poco el número de usuarios dentro de la asociación, dejando claro que se trata de una prueba, suele generar más aceptación que si la junta directiva impone “por decreto” el uso de una app concreta para todos.

Mensajería convencional con mejor protección de datos

Signal

Signal es gratuita y usa cifrado de extremo a extremo. La app no realiza ningún seguimiento y te ofrece una plataforma sin publicidad. Para usarla hay que introducir un número de móvil, igual que con WhatsApp.

Si necesitas recuperar tu cuenta, también se requiere un PIN, de modo que a terceros les resulte más difícil acceder a ella.

Al igual que WhatsApp, puedes hacer llamadas de voz y vídeo y compartir documentos, fotos, ubicaciones y contactos en chats individuales o de grupo.

En los ajustes, cada usuario puede personalizar sus opciones de privacidad.

Como Signal es, por lo demás, casi idéntica en funciones a WhatsApp, sigue siendo una alternativa más bien confusa si tu asociación tiene más de unos pocos socios.

Threema

Threema procede de Suiza y cuesta un pago único de unos 6 € (6 CHF), frente a los 3,99 € de 2022. A diferencia de WhatsApp o Signal, no requiere número de móvil, aunque puede vincularse si se desea.

La app también usa cifrado de extremo a extremo y permite llamadas de voz y vídeo. Se pueden compartir documentos, ubicaciones y fotos o vídeos.

Con Threema también puedes hacer encuestas y votaciones. Los chats privados pueden protegerse aparte, por ejemplo con un PIN. Las entidades sin ánimo de lucro pueden usar además Threema Work y obtener un 30 % de descuento.

Threema también es similar en funciones a WhatsApp y Signal. Aquí también tienes que sacrificar claridad si te comunicas con mucha gente. Además, los grupos solo admiten hasta 256 participantes.

Telegram

Telegram es una app de mensajería gratuita que utiliza cifrado servidor-cliente. Si necesitas cifrado de extremo a extremo, lo tienes en los chats secretos.

En los chats secretos puede activarse un modo de autodestrucción que borra el mensaje de todos los dispositivos pasado un tiempo determinado.

También son posibles las llamadas de voz y vídeo, y se pueden compartir documentos, fotos, ubicaciones, contactos, así como GIF y stickers. En Telegram tampoco te encontrarás publicidad. Además, tu número de teléfono no es visible para todo el mundo.

En Telegram existen los llamados canales, que son grupos públicos donde se puede enviar información al mayor número de personas posible. No hace falta introducir un apellido y los mensajes pueden editarse después.

Viber

Viber es gratuita, pero, a diferencia de las apps anteriores, no te ofrece una alternativa sin publicidad. Permite hacer llamadas de voz y vídeo.

Viber también usa cifrado de extremo a extremo. Los mensajes siempre pueden borrarse y también pueden configurarse como mensajes autodestructivos. Puedes ocultar tu número en determinados chats. Además, puedes unirte a grupos públicos. Existe también un chat aparte para tus propias notas, que puede usarse para crear listas.

Por otro lado, también es posible hacer llamadas telefónicas “normales”, aunque, por supuesto, hay que pagarlas. Viber ofrece además una tienda de stickers, desde la que puedes descargar stickers nuevos gratis o de pago.

Mensajería para una comunicación de grupo más clara

Bitrix24

Bitrix24 está orientada a empresas y ofrece, en consecuencia, funciones específicas como CRM o analítica.

Bitrix24 ofrece chats individuales y de grupo, videoconferencias, reparto de tareas, un calendario y también permite gestionar al personal.

Además, los archivos pueden organizarse en distintas carpetas y se pueden realizar encuestas. Bitrix24 puede usarse gratis de forma limitada; quien necesite más funciones o, por ejemplo, almacenamiento, puede ampliar pagando (planes desde 49 €/mes).

Los planes de pago pueden probarse antes gratis durante 30 días. Bitrix24 es conforme al RGPD.

Klubraum

Klubraum ofrece, además de la posibilidad de iniciar conversaciones individuales y de grupo organizadas por temas, un calendario. Pueden crearse eventos (por ejemplo, con el lugar y una lista de espera si las plazas son limitadas) y organizarse coche compartido.

Se pueden compartir documentos, fotos, vídeos y ubicaciones, y enviar mensajes de voz.

Al mismo tiempo, existe una versión web por si algún usuario no tiene smartphone. Para usar Klubraum no hace falta número de móvil: las invitaciones se envían por correo electrónico, mediante un enlace compartido o un código QR.

Klubraum es gratuita y conforme al RGPD.

Slack

Slack se usa principalmente en empresas. Aquí también pueden iniciarse chats individuales y de grupo y, además, canales específicos que pueden crearse para temas concretos. También permite hacer llamadas de voz y vídeo. Los archivos pueden compartirse entre todos y pueden vincularse herramientas, por ejemplo Google Drive, con Slack.

Slack puede usarse gratis de forma limitada; el plan Pro está disponible desde 6,25 €/mes por usuario activo. Las entidades sin ánimo de lucro reciben un descuento en las versiones premium. Con el plan gratuito solo tienes acceso a los últimos 90 días de tu historial de mensajes.

Según la propia empresa, Slack cumple con la protección de datos. Sin embargo, todos los servicios estadounidenses son actualmente problemáticos desde el punto de vista de la protección de datos.*

Teams

Microsoft Teams también está pensada para empresas, pero pueden usarla grupos grandes. Teams sirve para chatear, hacer llamadas y colaborar. Además, también pueden celebrarse reuniones. Teams puede usarse junto con el paquete Office.

Teams puede usarse gratis de forma limitada; el plan básico para empresas está disponible desde 4,20 €/usuario al mes.

Microsoft afirma que la app puede usarse de forma conforme a la protección de datos. Sin embargo, al igual que con Slack, todos los servicios estadounidenses son actualmente problemáticos desde el punto de vista de la protección de datos.*

Consejos y trucos para que el cambio en tu asociación salga bien

Implica a los socios

Puede ser muy útil implicar a los socios de tu asociación en el proceso de elección. Un grupo más reducido puede ayudar a probar las distintas apps de mensajería y luego decidir entre todos.

Transparencia

Los socios de tu asociación deben entender exactamente por qué queréis usar una app distinta de WhatsApp. Comunica abiertamente qué puede mejorarse respecto a la app actual o por qué quizá ya no debería usarse. Tus socios lo entenderán mejor si comprenden los motivos del cambio.

Habla con todos los socios

Si hay socios que no quieren usar otra app, lo mejor es hablar con ellos y averiguar exactamente cuál es el problema. ¿No quieren usarla por principio o no saben cómo cambiar?

Ofrece ayuda

Quizá haya socios que ya quedaban fuera de las apps de mensajería porque no tienen smartphone. Aquí conviene comprobar si las nuevas alternativas tienen versión web, para que ahora todos los socios puedan participar.

Seguro que también habrá socios que necesiten hablar contigo al principio porque no entienden la nueva app o tienen problemas con el cambio. Escúchalos e intenta ponérselo lo más fácil posible, por ejemplo teniendo en la asociación a una persona de contacto que sepa explicar bien la app y configurarla por ellos.

El cambio en sí

Tu asociación tiene dos opciones para hacer el cambio a la nueva app. O bien toda la comunicación pasa a partir de ahora a la alternativa elegida y no se envían más mensajes en el grupo de WhatsApp, o bien funciona en paralelo al principio, de modo que todos los socios, incluso quienes aún no han cambiado, sigan recibiendo todos los mensajes.

Conclusión

Si buscas una alternativa a WhatsApp, tienes mucho donde elegir. Ante todo, tu asociación debe tener claro qué exige de una app de mensajería alternativa. ¿Quieres “solo” una versión de WhatsApp más respetuosa con la privacidad o una app que pueda hacer más?

Decidas lo que decidas, esperamos que este artículo te haya ayudado en tu búsqueda de una alternativa a WhatsApp.

*En 2020 se declaró inválido el Privacy Shield, un acuerdo de protección de datos entre la UE y EE. UU.