GroupCal im Vereins-Check: Gruppenkalender mit Grenzen (2026)

Zuletzt überprüft: Mai 2026.

GroupCal verkauft sich als das “WhatsApp für Kalender”: Du gibst deine Telefonnummer ein, lädst andere per SMS oder Link ein, und schon habt ihr einen geteilten Kalender. Klingt unkompliziert – und das ist es im Kern auch. Aber die App hat sich seit dem Start 2019 deutlich verändert, vor allem bei den Preisen und Limits. Wer GroupCal heute für einen Verein in Erwägung zieht, sollte ein paar Dinge wissen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist GroupCal?
2. Funktionen und Preise im Überblick
3. Wo GroupCal gut funktioniert
4. Schwächen für die Vereinsnutzung
5. GroupCal und der Datenschutz (DSGVO)
6. Alternativen zu GroupCal
7. Fazit

Was ist GroupCal?

GroupCal ist eine Gruppenkalender-App von 24me Ltd. mit Sitz in Israel, erstmals Ende 2019 veröffentlicht. Die Anmeldung läuft über die Telefonnummer, ähnlich wie bei WhatsApp. Eingeladen wird per SMS oder Einladungslink, jeder neue Termin erscheint sofort bei allen.

2022 hat sich GroupCal vom reinen Verbraucher-Tool zur SaaS-Plattform weiterentwickelt – mit gestaffelten Tarifen, Channels (öffentliche, einseitige Kalender) und Funktionen für Communities, Trainer:innen, Kirchen und Influencer:innen. 2025 kam ein neues iOS-Design im “Liquid Glass”-Look von iOS 26, dazu Apple-Intelligence-Unterstützung für die Termin­erfassung in natürlicher Sprache.

Funktionen und Preise im Überblick

• Plattformen: native iOS- und Android-Apps, Web-App im Browser, dazu eine installierbare PWA für Windows und Mac. Eine klassische Desktop-App gibt es nicht.
• Preise (Stand Mai 2026 – Änderungen vorbehalten; aktuelle Preise bei GroupCal prüfen):
  • Basic / kostenlos: unbegrenzt Kalender und Termine, 1 Administrator, keine Rechtevergabe, keine RSVP-Funktion, mit Werbung.
  • Pro: ca. 10 US$/Monat (oder 15 US$ jährlich abgerechnet) – Rechtemanagement, RSVP, Mitglieder-Farben, Branding entfernen.
  • Business: ca. 50 US$/Monat – 3 Admins, Event-Sichtbarkeit, Geschäftsseite.
  • Business+: ca. 150 US$/Monat – unbegrenzte Admins, öffentliche “Channels”, Multi-Kalender-Embed.
  • Enterprise: ab ca. 750 US$/Monat – REST API, individuelle DSGVO-Verträge, White-Label.
• Mitglieder pro Kalender: maximal 255. Mehr geht nur über öffentliche, einseitige “Channels” auf Business+.
• Funktionen: geteilte Kalender, Sub-Farben, Bild pro Kalender, Anwesenheits-/RSVP-Tracking (Pro+), bestehende Google-, iCloud- oder Outlook-Kalender mit anderen teilen (Pro+), öffentliche Channels mit Web-Embed (Business+).

Wo GroupCal gut funktioniert

GroupCal ist stark, wenn eine Gruppe schon über Telefonnummern vernetzt ist – kleine Sportgruppen, Familien, Freundeskreise, Mannschaften ohne festen IT-Stack. Der Einladungsweg per SMS oder Link ist unkompliziert, das iOS-Design ist aktuell richtig hübsch, und die Funktion, bestehende Kalender (Google, iCloud, Outlook) ohne Umkopieren in GroupCal mitzuteilen, ist clever.

Auch die öffentlichen Channels mit Web-Embed taugen für Hobbyvereine, die einen Saisonplan auf ihrer Webseite einbinden möchten – wenn das Budget dafür reicht.

Schwächen für die Vereinsnutzung

Spätestens beim Übergang vom Freundeskreis zum echten Verein zeigt GroupCal seine Grenzen:

• 255-Mitglieder-Cap pro Kalender. Für mittelgroße bis große Vereine zu wenig. Die “Channels” auf Business+ haben kein Limit, sind aber nur Einbahn-Veröffentlichungen, kein gemeinsamer Kalender.
• Nur 1 Administrator auf Free und Pro, 3 Admins erst auf Business (50 US$/Monat). Ein Verein mit Vorstand und mehreren Abteilungsleiter:innen kann sich auf den günstigen Tarifen die Admin-Arbeit nicht teilen.
• Telefonnummer-Pflicht bei der Anmeldung. Festnetz funktioniert erst ab Business. Für ältere Mitglieder, Jugendliche ohne eigenes Handy oder Mitglieder, die ihre private Nummer nicht hergeben wollen, ist das eine echte Hürde.
• Werbung in der kostenlosen Version – inklusive Weitergabe von Geräte-IDs an Werbepartner laut Datenschutzerklärung.
• Reiner Kalender: kein Chat in Threads, keine Pinnwand, keine Dokumente, keine Mitgliederverwaltung, keine Beiträge.

GroupCal und der Datenschutz (DSGVO)

Israel hat einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, der Datenübertragungen in das Land grundsätzlich ermöglicht. So weit, so unkritisch. Schwieriger sind die Detail-Punkte:

• Die Datenschutzerklärung erlaubt explizit, personenbezogene Daten an Drittländer außerhalb der EU weiterzugeben, ohne den genauen Übertragungsmechanismus zu benennen.
• Ein standardmäßig angebotener Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf den günstigen Tarifen nicht erkennbar; “individuelle DSGVO-Reviews” gibt es laut Anbieter erst auf der Enterprise-Stufe (ab ca. 750 US$/Monat).
• Die kostenlose Version finanziert sich über personalisierte Werbung auf Basis von Geräte-IDs.

Für einen Verein, der Mitgliederdaten verarbeitet, heißt das in der Praxis: ohne unterschriebenen AVV auf den günstigen Tarifen ist eine saubere DSGVO-Argumentation schwer zu führen.

Alternativen zu GroupCal

Wer den unkomplizierten Telefonbuch-Einladungs-Charme mag, aber an Mitgliederzahl oder Tarif scheitert, schaut häufig in zwei Richtungen:

• TimeTree – ähnlicher Ansatz, andere Tarifstruktur, Mitgliederlimit 500. Wir haben TimeTree separat angeschaut: TimeTree für Vereine.
• Spezialisierte Vereins-Apps – wo der Kalender Teil einer ganzen Vereinslösung ist. Eine Übersicht findest du in unserem Vereinsapp Vergleich.

Klubraum als deutsche Alternative

Wer einen verlässlichen Gruppenkalender für den Verein sucht, ohne Mitglieder-Cap, ohne SMS-Pflicht, ohne Werbung und mit einem klaren Datenschutzrahmen, findet in Klubraum eine fertige Lösung. Mit deutschen Servern, AVV, mehreren Admin-Rollen und einem Gruppenkalender, der auf Vereinsstrukturen ausgelegt ist – und einer kostenlosen Basis, die ohne Tracking-Werbung auskommt.

Fazit

GroupCal hat sich seit 2019 von der schlanken Familien-App zur gestaffelten SaaS-Plattform entwickelt. Das ist für viele Nutzer:innen gut – die App ist heute deutlich leistungsfähiger als früher. Für Vereine wirken die Tarif- und Mitgliedergrenzen aber schnell knapp: 255 Personen pro Kalender, ein einziger Admin auf den günstigen Plänen und kein klar publizierter AVV machen GroupCal zur passenden Wahl für kleine, telefonbuch-nahe Gruppen – aber selten zur passenden Wahl für einen ganzen Verein.