¿Qué es un calendario de equipo?

Con un calendario de equipo, tu equipo siempre está organizado y no se hunde en el caos. Un calendario de equipo te ayuda a no perder de vista ni siquiera muchas citas y, según el calendario, ofrece funciones adicionales que dan apoyo a tu equipo.

Así puedes sacar adelante todo lo que te propones.

Los calendarios de equipo suelen estar disponibles como apps móviles para Android e iOS, y muchos además son gratuitos.

¿Quién necesita un calendario de equipo?

Equipos

Los equipos pueden organizarse con un calendario de equipo sin que la cosa se vuelva caótica. Sobre todo los equipos más grandes, que a veces se componen de subgrupos, se benefician de un calendario compartido.

Puedes planificar los próximos eventos, intercambiar ideas según el calendario y mantener siempre el contacto. Cada miembro del equipo sabe en todo momento qué viene a continuación.

Plantillas

Las plantillas también se benefician de los calendarios de equipo. Como plantilla, puedes planificar tus entrenamientos, organizar partidos, torneos y concentraciones, y mantener al día a tus compañeros. Todo lo que concierne a tu plantilla se organiza y se comunica en un solo lugar.

Departamentos

Igual que las plantillas, departamentos enteros también pueden estructurarse con un calendario de equipo. Puedes organizar reuniones dentro de tu departamento, pero también entre departamentos. Ves quién entrena cuándo y dónde, y así puedes comprobar si otro grupo ya está entrenando cuando hay un cambio de última hora en el horario.

Clubes

Los clubes y las asociaciones también pueden usar un calendario de equipo. Como club, tienes todos tus departamentos juntos en una sola app y puedes hacer llegar avisos importantes a todos los socios. Organiza entrenamientos y reuniones, trabaja con aforos limitados y consulta directamente las confirmaciones y los rechazos para cada evento.

¿Cuándo necesita tu equipo un calendario de equipo?

No hay una respuesta universal a esta pregunta. Un calendario de equipo suele tener sentido cuando notas que la organización y la comunicación en tu equipo ya no funcionan bien. Entonces debería quedar claro que algo tiene que cambiar y que conviene replantearse los métodos actuales de organización y planificación.

Algunos equipos necesitan un calendario compartido a partir de 5 miembros, sobre todo cuando hay muchas citas distintas y los miembros del equipo tienen que coordinarse constantemente entre sí.

Otros equipos solo usan un calendario de equipo a partir de 10-20 miembros.

Aunque el tamaño de partida varía, un calendario de equipo suele ser la opción adecuada para dar estructura y organización a tu equipo.

¿Cuándo merece la pena pagar?

Esto varía de un equipo a otro. En principio, tu equipo debería preguntarse si hay funciones especiales que necesitáis sí o sí. Si no existe una app gratuita que ofrezca esas funciones además de las habituales, sin duda merece la pena pagar por un calendario de equipo.

Funciones importantes

Vista diaria, semanal y mensual Por supuesto, un calendario de equipo debe tener las funciones esenciales de un calendario “normal”, como las vistas diaria, semanal y mensual.
Asignar colores a los eventos Cuantos más eventos hay, más importante es poder mostrarlos en distintos colores.
Confirmaciones y rechazos Para que siempre quede claro quién puede acudir a una cita y quién no, deberías poder confirmar y rechazar cada evento.
Aforo limitado Para aprovechar al máximo el espacio en un pabellón, por ejemplo, puedes fijar un aforo limitado.
Crear departamentos Especialmente importante para equipos grandes: el equipo se puede dividir en departamentos o subgrupos.
Designar a un responsable Para que siempre haya una persona de contacto, deberías poder registrar a alguien como responsable.
Organizar el coche compartido El coche compartido también debería poder organizarse directamente en la app de calendario.
Función de chat Para una mejor comunicación en el equipo, algunas apps ofrecen además una función de chat con la que podéis intercambiar ideas.
Comentar los eventos Para resolver dudas directamente, debería poderse comentar cada evento.
Realizar encuestas Algunas apps ofrecen también herramientas de encuestas con las que, por ejemplo, se pueden acordar fechas directamente mediante una votación.
Compartir documentos, imágenes, vídeos, … Hoy es una función estándar en las apps para clubes. Igual que en una app de mensajería normal, debería poderse compartir documentos, imágenes, etc.
Disponibilidad Una buena app para clubes debería ser accesible para todos los socios. Es decir, al menos para Android e iOS. También resulta útil contar con una versión web que permita estar siempre al día a los miembros sin smartphone. Y esto no solo es importante para quienes no tienen smartphone: incluso si a un socio se le estropea el móvil, sigue conectado con tu equipo.

¿Qué más aporta un calendario de equipo?

Un calendario de equipo no solo te ayuda a organizar a tu equipo. Gracias a un calendario compartido, el sentimiento de comunidad entre los miembros aumenta y se sienten más unidos entre sí.

Si antes surgían muchos conflictos por falta de estructura, el número de conflictos también puede reducirse con un calendario compartido, lo que repercute positivamente en el espíritu de equipo.

Con más oportunidades de intercambiar entre sí, los miembros también pueden sentirse más escuchados y participar más.

Protección de datos

Quien quiera usar un calendario de equipo con fines oficiales como club o asociación debería asegurarse de que cumple el RGPD. Pero no deberías usar una app conforme al RGPD solo porque (en parte) sea obligatorio.

A tus miembros probablemente también les importa la protección de sus datos, y eso no debería pasarse por alto sin más. Por eso, conviene informarse de antemano sobre cómo queda la protección de datos en un (posible) calendario de equipo.

Klubraum: tu calendario de equipo

Klubraum pone a disposición de tu equipo todas las funciones necesarias para una organización y una comunicación óptimas.

Tanto si sois una plantilla, un equipo o incluso un gran club, Klubraum te da apoyo de forma gratuita y conforme al RGPD.

¿Cómo creo un calendario de equipo con Klubraum?

Muy sencillo: regístrate, invita, empieza.

Puedes descargar la app directamente en la App Store o en Google Play, o registrarte a través de la web.

Tras descargar la app, puedes crear directamente un Klubraum para tu equipo.

Después solo tienes que rellenar unos pocos campos, por ejemplo con el nombre de tu Klubraum, y ya puedes empezar de inmediato. Simplemente invita a los miembros de tu equipo por correo electrónico y espera a que tu Klubraum se vaya llenando y todos se hayan unido.

Funciones de Klubraum

Tanto si es un móvil Android, un iPhone, una tableta o un portátil: Klubraum ofrece lo adecuado para cada miembro del equipo. Apps móviles para Android e iOS y también una app web para los miembros que no tienen smartphone.

Crear eventos recurrentes

Crea eventos que se repiten en los intervalos que tú ajustes. (Varias veces) por semana, cada dos semanas, cada mes, cada año: todo es posible.

Aforos limitados

¿El espacio de tu pabellón es limitado? Con Klubraum puedes fijar fácilmente un aforo para tu evento. Y si además necesitas una lista de espera, puedes activarla.

Comentar los eventos

No siempre hay que iniciar directamente un chat. Los eventos se pueden comentar al momento. Así resuelves las dudas concretas de cada cita de forma rápida y visible para todos.

Tablón de anuncios / Timeline

Para que cada miembro del equipo esté siempre al día, hay un tablón de anuncios, también llamado timeline. Aquí se muestran todas las novedades personalmente relevantes.

Inscripción de menores e invitados

¿Hay menores en tu equipo que todavía no tienen su propio smartphone? Sus padres o tutores pueden inscribirlos fácilmente a las citas en Klubraum. La inscripción de invitados también es posible con unos pocos clics.

Organización del coche compartido

Nunca más os faltarán conductores para llegar al partido. Dentro de la app, todos los conductores pueden ofrecerse y los pasajeros apuntarse cómodamente hasta que no queden plazas.

Función de chat

Tu equipo puede intercambiar ideas en chats individuales y de grupo. Crea chats por temas para que cada uno reciba solo los mensajes que le resultan relevantes.

Confirmaciones y rechazos

Los miembros del equipo pueden pulsar directamente en confirmar o rechazar en el evento. Así siempre queda claro cuántos vienen realmente y no se genera ningún caos.

División en departamentos

Divide tu equipo en distintos grupos o departamentos. Así puedes estructurar y organizar tu equipo exactamente según tus necesidades.

Sincronización del calendario

El calendario de la app de Klubraum se puede sincronizar con los calendarios personales. Así tu equipo tiene siempre a la vista todas las citas, tanto las del equipo como las privadas.