Hvad er en holdkalender?

Med en holdkalender bliver dit hold altid organiseret og drukner ikke i kaos. En holdkalender hjælper jer med at bevare overblikket, selv når der er mange aktiviteter, og har afhængigt af kalenderen ekstra funktioner, der støtter holdet.

Så I når alt det, I har sat jer for.

Holdkalendere findes som regel som apps til Android og iOS, og mange af dem er gratis.

Hvem har brug for en holdkalender?

Hold

Hold kan organisere sig med en holdkalender, uden at det bliver uoverskueligt. Især større hold, der måske også består af undergrupper, får meget ud af en delt kalender.

I kan planlægge de næste arrangementer, snakke sammen afhængigt af kalenderen og altid holde kontakten. Hvert medlem på holdet ved altid, hvad der er på programmet næste gang.

Klubber

Også klubber får meget ud af holdkalendere. Som klub kan I planlægge jeres træninger, organisere kampe, turneringer og træningslejre og holde alle på holdet opdateret. Alt, der vedrører klubben, bliver organiseret og kommunikeret ét sted.

Afdelinger

Ligesom klubber kan også hele afdelinger struktureres med en holdkalender. I kan organisere møder inden for jeres afdeling, men også på tværs af afdelinger. I kan se, hvem der træner hvornår og hvor, og dermed tjekke, om der allerede er nogen, der træner, hvis en træningstid ændres med kort varsel.

Foreninger

Foreninger kan også bruge en holdkalender. Som forening har I alle jeres afdelinger samlet i én app og kan give vigtige nyheder videre til alle medlemmer. I kan organisere træninger og generalforsamlinger, arbejde med deltagerbegrænsninger og se til- og afmeldinger til bestemte arrangementer med det samme.

Hvornår har dit hold brug for en holdkalender?

Der er ikke noget entydigt svar på det spørgsmål. En holdkalender giver som regel mening, når I mærker, at organisering og kommunikation i holdet ikke (længere) fungerer godt. Så bør det stå klart, at noget skal laves om, og at I må genoverveje jeres måde at organisere og planlægge på.

Nogle hold har brug for en delt kalender allerede fra 5 medlemmer, især når der er mange forskellige aktiviteter, og medlemmerne hele tiden skal koordinere indbyrdes.

Andre hold begynder først at bruge en holdkalender ved 10-20 medlemmer.

Selvom startstørrelsen er forskellig, er en holdkalender som regel det rigtige valg til at få struktur og organisering ind i holdet.

Hvornår skal man betale?

Det er forskelligt fra hold til hold. Som udgangspunkt bør I spørge jer selv, om der er særlige funktioner, I absolut har brug for. Hvis der ikke findes en gratis app, der tilbyder netop de funktioner oven i standardfunktionerne, kan det sagtens betale sig at vælge en holdkalender, man betaler for.

Vigtige funktioner

Dags-, uge- og månedsvisning En holdkalender bør naturligvis have de grundlæggende funktioner fra en “almindelig” kalender, fx en dags-, uge- og månedsvisning.
Farvekod aktiviteter Jo flere aktiviteter der er, desto vigtigere bliver det at kunne vise dem i forskellige farver.
Til- og afmeldinger Så det altid er klart, hvem der kan komme, og hvem der ikke kan, bør man kunne melde til og fra de enkelte aktiviteter.
Deltagerbegrænsning For fx at udnytte pladsen i en (idræts-)hal optimalt kan man sætte en deltagerbegrænsning.
Opret afdelinger Især vigtigt for større hold: Holdet kan inddeles i enkelte afdelinger eller undergrupper.
Udpeg en ansvarlig Så der altid er en kontaktperson, bør man kunne registrere en person som ansvarlig.
Organisér samkørsel Også samkørsel bør kunne organiseres direkte i kalender-appen.
Chatfunktion For bedre kommunikation på holdet tilbyder nogle apps også en chatfunktion, hvor I kan snakke sammen.
Kommentér aktiviteter For at få afklaret spørgsmål med det samme bør man kunne kommentere direkte på aktiviteter.
Lav afstemninger Nogle apps tilbyder også afstemninger, hvor man fx kan finde en fælles dato direkte via en afstemning.
Del dokumenter, billeder, videoer … Efterhånden en standardfunktion i apps til foreninger. Ligesom i almindelige beskedtjenester bør man kunne dele dokumenter, billeder osv.
Tilgængelighed En god app til foreninger bør være tilgængelig for alle medlemmer. Altså mindst til Android og iOS. Det er også en god idé at have en webversion, så medlemmer uden smartphone altid kan holde sig opdateret. Det er ikke kun vigtigt for medlemmer uden smartphone – hvis et medlem fx får ødelagt sin telefon, er han eller hun stadig forbundet med holdet.

Hvad får man ellers ud af en holdkalender?

En holdkalender hjælper jer ikke kun med at organisere holdet. En delt kalender øger også fællesskabsfølelsen blandt medlemmerne, og de føler sig stærkere forbundet med hinanden.

Hvis der tidligere opstod mange konflikter på grund af manglende struktur, kan antallet af konflikter også falde med en delt kalender, hvilket har en positiv effekt på holdånden.

Med flere muligheder for at snakke sammen føler medlemmerne sig måske også mere hørt og engagerer sig mere.

Datasikkerhed

Vil man som forening bruge en holdkalender til officielle formål, bør man sikre sig, at den overholder GDPR. Men du bør ikke kun vælge en app, der overholder GDPR, fordi det (til dels) er et krav.

Beskyttelsen af medlemmernes data ligger sandsynligvis også jeres medlemmer på sinde, og det bør man ikke bare ignorere. Derfor bør I på forhånd undersøge, hvordan det står til med datasikkerheden i en (mulig) holdkalender.

Klubraum – jeres holdkalender

Klubraum giver jeres hold alle de nødvendige funktioner til optimal organisering og kommunikation.

Uanset om I er et hold, en klub eller en stor forening, hjælper Klubraum jer gratis og i overensstemmelse med GDPR.

Hvordan opretter jeg en holdkalender med Klubraum?

Det er helt enkelt: Opret, inviter, kom i gang.

Du kan enten hente appen direkte i App Store eller Google Play eller oprette dig via hjemmesiden.

Når du har hentet appen, kan du oprette et Klubraum til dit hold med det samme.

Så skal du bare udfylde et par felter, fx navnet på jeres Klubraum, og så er I i gang. Inviter dine medlemmer via e-mail, og vent på, at jeres Klubraum fyldes op, og alle på holdet er trådt ind.

Funktioner i Klubraum

Uanset om det er en Android-telefon, iPhone, tablet eller laptop: Klubraum har noget til hvert medlem. Apps til Android og iOS og også en webapp til medlemmer, der slet ikke har en smartphone.

Opret gentagne aktiviteter

Opret aktiviteter, der gentages med intervaller, I selv kan indstille. (Flere gange) ugentligt, hver anden uge, månedligt eller årligt – alt sammen helt uden problemer.

Deltagerbegrænsninger

Er der begrænset plads i hallen? Med Klubraum kan I bare sætte en deltagerbegrænsning på jeres aktivitet. Har I også brug for en venteliste, kan I aktivere den.

Kommentér aktiviteter

Det behøver ikke altid blive til en chat. Aktiviteter kan kommenteres direkte. Sådan får I afklaret konkrete spørgsmål hurtigt og synligt for alle.

Opslagstavle / tidslinje

For at hvert medlem altid er opdateret, er der en opslagstavle, også kaldet tidslinjen. Her vises alle nyheder, der er personligt relevante.

Tilmelding af børn og gæster

Er der børn på holdet, der endnu ikke har deres egen smartphone? Forældre kan nemt tilmelde alle deres børn til aktiviteter i Klubraum. Også gæster kan tilmeldes med få klik.

Organisering af samkørsel

Aldrig mere for få chauffører til kampen. I appen kan alle chauffører melde sig, og passagererne tilmelder sig nemt, indtil der ikke er flere ledige pladser.

Chatfunktion

Dit hold kan snakke sammen i private chats og gruppechats. Start emnespecifikke chats, så alle får de beskeder, der er personligt relevante for dem.

Til- og afmeldinger

Medlemmerne kan klikke til eller fra direkte ved aktiviteten. Sådan er det altid klart, hvor mange der faktisk kommer, og der opstår ikke kaos.

Inddeling i afdelinger

Inddel dit hold i forskellige grupper eller afdelinger. Sådan kan du strukturere og organisere holdet præcis efter jeres behov.

Kalendersynkronisering

Kalenderen i Klubraum kan synkroniseres med personlige kalendere. Sådan har dit hold altid alle aktiviteter i overblik – både i holdet og privat.