Een online ledenvergadering klinkt misschien niet als het klassieke verenigingsleven. Toch kunnen digitale vergaderingen een uitstekende manier zijn om bijvoorbeeld een algemene ledenvergadering te houden en zo wat meer schwung in je vereniging te brengen.
Veel verenigingen ontdekten tijdens de coronaperiode hoeveel voordelen een digitale algemene ledenvergadering met zich meebrengt, en blijven die vorm ook daarna gebruiken. Maar ook online gelden bepaalde spelregels, zodat je achteraf geen gedoe krijgt. Denk aan de formaliteiten rond de uitnodiging of de regels voor stemmingen en verkiezingen.
Sinds corona is videovergaderen niet meer weg te denken en is er volop keuze. Zodat je goed bent uitgerust en de juiste tool voor je vereniging vindt, geven we je hier een overzicht.
Waar kan je vereniging gratis een evenement online houden?
Jitsi Meet
Jitsi Meet is een open-sourcetool waarvoor je geen software of iets dergelijks hoeft te downloaden. Je kunt gratis en zonder registratie een nieuwe videoconferentie starten. De deelnemers krijgen een URL en komen daarmee probleemloos in de vergadering terecht. Indien gewenst kun je ook een wachtwoord instellen. Omdat het geheel zonder eigen account werkt, worden er geen persoonsgegevens verzameld en wordt alles veilig versleuteld.
Zoom
Zoom is een videoconferentietool waarmee je gratis tot 40 minuten kunt vergaderen met maximaal 100 deelnemers. Wie meer tijd of deelnemers nodig heeft, moet uitwijken naar een betaald abonnement. Ook Zoom biedt onder meer de mogelijkheid om wachtwoorden in te stellen en wachtruimtes aan te maken. Zoom ligt regelmatig onder vuur vanwege gebrekkige gegevensbescherming, dus wie het zekere voor het onzekere wil nemen, doet er goed aan zich hier wat verder in te verdiepen.
MS Teams
MS Teams maakt deel uit van het Office-pakket van Microsoft. Hier kun je gratis 60 minuten met 100 deelnemers vergaderen. Tijdens de coronapandemie besloot Microsoft die limiet te verhogen. Controleer ook bij MS Teams vóór gebruik nog even hoe het zit met de AVG-conformiteit van de toepassing.
bbb server
bbb server, gebaseerd op de open-sourcesoftware BigBlueButton, biedt een AVG-conforme videoconferentietool. In de gratis proefversie zijn slechts twee verbindingen toegestaan. Wie meer nodig heeft, betaalt een maandelijks bedrag voor de dienst. bbb server host in Europa en biedt een privacyvriendelijk platform.
Belangrijk: alle benodigde informatie deel je vooraf met al je leden. Welke tools gebruik je? Hoe werkt het inloggen? Hoe verloopt het geheel? Zorg dat alle vragen van je leden beantwoord zijn, zodat het op de dag van het evenement niet uitloopt op chaos.
Vergeet ook niet om vooraf na te denken over of en hoe je bijvoorbeeld discussies wilt voeren. Worden leden via video toegevoegd? Is er een chat die regelmatig bij de discussie wordt betrokken? Wie modereert het geheel en zorgt ervoor dat alle leden zich gehoord voelen? Ook bij online vergaderingen gelden onder meer het spreekrecht en het recht op informatie.
Wanneer moet je online ledenvergadering plaatsvinden?
Het is natuurlijk het handigst om af te gaan op je ervaring. Houdt je vereniging tot nu toe elke ledenvergadering op woensdag om 19.00 uur? Dan hoeft dat online niet al te veel af te wijken.
Belangrijk is dat zoveel mogelijk leden ook echt tijd hebben, want afhankelijk van je statuten moet er soms zelfs een bepaald aantal leden aanwezig zijn, anders zijn besluiten ongeldig. Omdat de reistijd voor een online evenement wegvalt, kan dat zelfs makkelijker worden.
Moet er toch een nieuw moment worden gevonden? Dan kan je vereniging de leden zelf laten stemmen over een geschikte datum. Zo voelt iedereen zich betrokken bij de beslissing en weet je zeker dat de leden ook echt tijd hebben.
Voor het vinden van een datum bestaan er peilingtools die helpen om stemmingen eenvoudig en georganiseerd te laten verlopen:
Doodle
Doodle is wellicht de bekendste tool voor online peilingen en stemmingen. Je vereniging kan gratis en zonder registratie online peilingen aanmaken. Toch ligt Doodle geregeld onder vuur vanwege gebrekkige gegevensbescherming, dus controleer dat liever nog even zelf.
Dudle
Dudle is ontwikkeld door de Technische Universiteit Dresden en de verzamelde gegevens worden uitsluitend voor onderzoeksdoeleinden verwerkt. Bovendien worden alle peilingen die twee maanden niet zijn gebruikt automatisch verwijderd.
Nuudel
Nuudel is een product van Digitalcourage, een organisatie die zich in het algemeen sterk maakt voor gegevensbescherming. Nuudel doet niet aan user tracking, je hebt geen eigen e-mailadres nodig en je hoeft ook geen echte achternaam in te vullen.
Google Formulieren
Ook Google biedt een peilingtool aan: Google Formulieren. Ook hier geldt: controleer de gegevensbescherming. In de regel moet je bij Google-diensten een zakelijk account gebruiken om een AVG-conform gebruik te garanderen. In het algemeen geldt bovendien: sinds het Europese Hof van Justitie in 2020 het EU-VS-Privacy Shield ongeldig verklaarde, is het gebruik van Amerikaanse diensten lastig.
Wordt er een vaste, bekende datum gebruikt? Dan is een peilingtool nog steeds handig. Je vereniging kan bijvoorbeeld een al vastgelegde datum laten bevestigen. Zo ziet je vereniging meteen hoeveel leden afzeggen en kan ze indien nodig naar een nieuwe datum zoeken.
Hoe houdt je vereniging online verkiezingen?
Stemmingen zijn niet alleen nodig om een datum te vinden. Ook de bekende bestuursverkiezingen kunnen online plaatsvinden, zolang de wettelijke regels voor verkiezingen in acht worden genomen. De voordelen van een online verkiezing zijn duidelijk: iedereen kan vanaf elke plek stemmen, je hebt alleen toegang nodig tot een apparaat met internet.
Bovendien kan de opkomst stijgen, omdat ook afwezige leden makkelijker aan de stemming kunnen deelnemen. Daarnaast is tellen niet meer nodig, want de meeste tools leveren de uitslag in realtime.
Toch moet je je natuurlijk ook online aan de geldende regels houden. De belangrijkste spelregels staan in je eigen statuten, en daarboven gelden de wettelijke kaders voor verenigingen (in Nederland onder meer in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, in Vlaanderen het Wetboek van vennootschappen en verenigingen). Houd in elk geval rekening met de volgende principes:
Verkiezing van het bestuur
Het bestuur wordt gekozen door de algemene ledenvergadering.
Besluitvorming
De kandidaat die de absolute meerderheid behaalt, wint de verkiezing. Ook zonder dat de leden fysiek bijeenkomen kan een besluit geldig zijn, mits alle leden schriftelijk met dat besluit instemmen.
Uitsluiting van stemrecht
Een lid is niet stemgerechtigd wanneer het besluit betrekking heeft op een rechtshandeling met dat lid zelf, of op een geschil tussen het lid en de vereniging. Een lid mag dus niet stemmen over beslissingen die hem of haar direct aangaan, bijvoorbeeld zichzelf decharge verlenen.
Afwijkende bepalingen
Van veel van bovenstaande regels mag worden afgeweken als je statuten een andere regeling voorschrijven. Het verbod om over je eigen aangelegenheden te stemmen is doorgaans dwingend; daar mag ook in de statuten niet van worden afgeweken.
Over het algemeen geldt dat de meeste regels in je eigen statuten te vinden zijn. Zorg er dus voor dat je je ledenvergadering zo houdt dat met alle punten uit de statuten rekening wordt gehouden.
Om je verkiezing vervolgens ook echt uit te voeren, zijn er online tools die je daarbij helpen:
Voteme.app
Met Voteme.app kun je online stemmingen houden, met speciaal voor ledenvergaderingen geïntegreerde livestreams, identiteitscontrole en meer. Stemmers moeten de VoteMeApp downloaden, die gratis beschikbaar is voor zowel Android als iOS.
POLYAS
POLYAS maakt het mogelijk om je online verkiezing te organiseren. Op de website staat een prijscalculator waarmee je kunt nagaan hoeveel een verkiezing je zou kosten als je voor POLYAS kiest.
ElectionBuddy
Met ElectionBuddy kun je een verkiezing opzetten voor maximaal 20 stemmers. Heeft je vereniging meer stemmers, dan kun je een van de betaalde abonnementen kiezen. Je kunt ook gratis een account aanmaken en testen tot je klaar bent om je verkiezing te starten, en pas betalen op het moment dat je echt van start gaat.
Vervalsing van de uitslag of iets dergelijks mag ook online geen mogelijkheid zijn. Controleer vóór een verkiezing die online wordt gehouden altijd of de gekozen tool gebruikt mag worden met inachtneming van alle regels en wetten.
7 dingen waar je vereniging op moet letten bij een online ledenvergadering
1. Documentatie
Dat een evenement of vergadering online plaatsvindt, betekent niet dat er geen notulist aanwezig hoeft te zijn. Hij of zij moet nog steeds de hele vergadering meeschrijven en vastleggen wat er is besloten.
2. Uitnodigingen
In de regel worden uitnodigingen voor een vergadering per post verstuurd, om zeker te zijn dat ze goed aankomen. Wil je vereniging ze voortaan per e-mail versturen, dan moet dat ook zo in de statuten staan. Want alleen als de statuten voorzien dat uitnodigingen ook per e-mail mogen worden verstuurd, is dat toegestaan. Bovendien moet je ook bij e-mails de oproepingstermijn aanhouden.
3. Vastleggen in de statuten
Wil je vereniging structureel ledenvergaderingen online houden, leg dat dan ook duidelijk vast in de statuten. Zo voorkom je discussie achteraf over de geldigheid van besluiten.
4. Toegangsrechten
Daarnaast moet je vereniging ervoor zorgen dat echt alleen leden toegang hebben tot de online vergadering. Het beste is dat ieder lid een wachtwoord krijgt waarmee het voor de vergadering inlogt.
5. Stemmingen volgens het kiesrecht
Ook tijdens online vergaderingen moet gewaarborgd zijn dat stemmingen en verkiezingen volgens de geldende stemregels verlopen.
6. Gegevensbescherming
Vanzelfsprekend moet je ook bij online evenementen letten op de gegevensbescherming. Je vereniging zorgt er dus voor dat alles AVG-conform verloopt.
7. Testen
Test van tevoren altijd alles, zodat het soepel verloopt. Niets is vervelender dan tijdens het evenement merken dat je opnieuw moet improviseren.
Voor- en nadelen
Voordelen
Geen reistijd
Houd je je ledenvergadering online, dan hoef je je geen zorgen te maken dat leden te laat komen. Niemand kan in de file staan. Alleen de wifi moet het natuurlijk doen.
Toegankelijk voor meer leden
Geen overvolle vergaderzaal meer, ruimtegebrek bestaat bij online vergaderingen niet. Iedereen kan gewoon vanuit huis of onderweg deelnemen.
Geen extra rompslomp
Wordt er na een vergadering nog uitgenodigd voor een gezellig samenzijn, dan kost dat ook meer werk. Er moet immers ook voor eten worden gezorgd. Zelfs als de leden normaal gesproken zelf iets te eten meenemen om te delen, valt die rompslomp online weg.
Nadelen
Minder persoonlijk contact
Online evenementen vervangen geen gesprekken van mens tot mens. Het persoonlijke contact dat het verenigingsleven nu eenmaal kenmerkt, ontbreekt.
Lastiger communiceren
Misverstanden ontstaan ook sneller. Mimiek en gebaren zijn via video moeilijk te duiden. Bovendien is het bij een grote groep erg lastig om overzicht te houden over wie wanneer iets wil zeggen.
Ook een goede internetverbinding moet op elk moment gewaarborgd zijn. De meeste leden zullen thuis internettoegang hebben, maar wat als bij iemand het internet hapert? Wat gebeurt er als bijvoorbeeld de verbinding met de notulist wegvalt?
Geen internettoegang
Om ervoor te zorgen dat alle leden kunnen deelnemen, moet gewaarborgd zijn dat iedereen over internettoegang beschikt. Voor leden die noch een smartphone, noch een computer hebben, moet een oplossing worden gevonden. Veel aanbieders van videoconferentietools bieden de mogelijkheid om telefonisch in te bellen, maar ook dat moet je vooraf afstemmen.
Meer afleiding
Leden raken tijdens een online evenement sneller afgeleid en luisteren vaak maar met een half oor. Ondertussen nog even op de telefoon bezig zijn komt vaak voor. Volledige aandacht is bij een fysieke bijeenkomst makkelijker te krijgen.
Draagvlak onder alle leden
Al je leden warm maken voor nieuwe technologie is niet eenvoudig. Vooral oudere leden kunnen moeite hebben met online vergaderingen of er bezwaren tegen hebben.
Conclusie
Je vereniging hoeft de ledenvergadering dus niet over te slaan, maar kan die eenvoudig online houden. Daarbij moeten, net als bij fysieke vergaderingen, een aantal regels in acht worden genomen. Je kunt ook handige tools inzetten die je planning en uitvoering vergemakkelijken, ook al moet je je in sommige eerst even verdiepen.
Wil je niet alleen je ALV online houden, maar ook je dagelijkse verenigingscommunicatie digitaal regelen? In Klubraum vind je groepschat, een gedeelde agenda, peilingen, carpoolen, een ledenlijst en een digitale lidkaart op één plek, AVG-conform en Made in Germany. Betalen kan eenvoudig met iDEAL (Nederland) of Bancontact (België). Bekijk gerust ook ons blog voor meer tips voor je vereniging.
Vind je dat we belangrijke informatie hebben gemist? Heb je vragen of suggesties bij ons artikel? Schrijf ons dan gewoon op [email protected].