Foreningsledelse

Opdateret til danske forhold: dansk regelramme (vedtægter, ingen foreningslov) og værktøjer, danske foreninger reelt bruger.

Generalforsamling online: værktøjer til at lykkes med den digitalt

Skal jeres forening afholde generalforsamlingen online? Det lyder måske ikke som det klassiske foreningsliv. Alligevel kan online-møder være en rigtig god måde at afholde generalforsamlinger på og give foreningslivet lidt mere fart. Men med online-møder er der nogle regler, I bør følge, så I ikke får ærgrelser bagefter.

Generalforsamling online: værktøjer til at lykkes med den digitalt

Indhold

Under coronakrisen opdagede mange danske foreninger, at det faktisk godt kan lade sig gøre at holde generalforsamlingen online. Praksissen bredte sig hurtigt – og selv efter at hverdagen er vendt tilbage, har online-møder stadig mange fordele og bruges fortsat af rigtig mange foreninger.

Men husk: i Danmark kan I kun afholde en digital generalforsamling eller stemme elektronisk, hvis jeres vedtægter giver mulighed for det (læs mere i afsnittet Hvad siger reglerne? længere nede). Er det på plads, får I her et overblik over de løsninger, der passer godt til danske foreninger:

Hvor kan jeres forening afholde generalforsamlingen online gratis?

Mødelokale gjort klar til online-møder

Jitsi Meet

Jitsi Meet er et open source-værktøj, hvor I ikke skal hente nogen software eller lignende. En ny videokonference (til op til 100 deltagere) kan startes gratis og uden tilmelding.

Deltagerne får tilsendt en URL og kommer derefter nemt ind i konferencen. Hvis I har brug for det, kan I også sætte en adgangskode på. Da Jitsi Meet fungerer uden, at I opretter en konto, indsamles der ingen personoplysninger, og alt er krypteret fra ende til ende.

Zoom

Zoom er et videokonferenceværktøj, hvor I gratis kan holde et møde på op til 40 minutter med maks. 100 deltagere. Har I brug for mere tid eller flere deltagere, skal I over på en betalingsmodel.

Zoom giver blandt andet mulighed for at sætte adgangskoder og oprette venteværelser. Zoom er ofte blevet kritiseret for mangelfuld databeskyttelse, så hvis I vil være på den sikre side, bør I se nærmere på, hvordan I bruger tjenesten.

MS Teams

MS Teams er en del af Microsofts Office-pakke.

Her kan I gratis holde møder på 60 minutter med 100 deltagere. Oven i får I 5 GB skylagring. Inden I bruger MS Teams, bør I også undersøge, hvordan programmet lever op til GDPR.

Google Meet

Google Meet er Googles videoværktøj, som mange foreninger allerede har adgang til via en Google-konto. I kan gratis holde møder på op til 60 minutter med op til 100 deltagere.

Som med alle amerikanske tjenester gælder det dog: tjek databeskyttelsen, før I bruger værktøjet til en generalforsamling. Og husk, at almindelig videostreaming ikke i sig selv er et sikkert afstemningssystem – til hemmelige valg bør I bruge et dedikeret afstemningsværktøj (se længere nede).

Vigtigt: Alle nødvendige informationer bør meldes ud til samtlige medlemmer i god tid: Hvilke værktøjer bruger I? Hvordan logger man på? Hvordan kommer det hele til at foregå? Alle medlemmernes spørgsmål bør være afklaret, så der ikke opstår forvirring på selve dagen.

Glem ikke at gøre jer tanker om, hvordan I for eksempel vil føre debatter. Bliver medlemmerne koblet på via video? Er der en livechat, der løbende inddrages i debatten? Hvem styrer mødet og sørger for, at alle medlemmer føler sig hørt? Også til online-møder gælder blandt andet taleretten og medlemmernes ret til information.

Hvornår skal jeres online-generalforsamling holdes?

Kalender til at planlægge møder

Det er selvfølgelig bedst at læne sig op ad jeres erfaringer. Hvis jeres forening hidtil har holdt hver generalforsamling onsdag kl. 19, bør det ikke afvige alt for meget online.

Det er vigtigt, at så mange medlemmer som muligt har tid, for afhængigt af vedtægterne skal en bestemt andel af medlemmerne være til stede (beslutningsdygtighed), for at beslutninger er gyldige. Da der ikke er nogen transport til en online-generalforsamling, kan det faktisk blive lettere at samle nok medlemmer.

Hvis I alligevel skal finde et nyt tidspunkt, kan jeres forening lade medlemmerne stemme om, hvad der passer dem bedst. På den måde føler alle sig en del af beslutningen, og I sikrer jer, at medlemmerne reelt har tid.

Følgende liste beskriver nogle afstemnings- og spørgeskemaværktøjer, der hjælper jer med at holde afstemninger enkle og overskuelige online:

Doodle

Doodle er nok det mest kendte værktøj til online-afstemninger om datoer.

Jeres forening kan oprette afstemninger gratis og uden tilmelding. Vil I bruge funktioner som automatiske påmindelser, kræver det en betalt plan. Da Doodle ofte er blevet kritiseret for mangelfuld databeskyttelse, er det en god idé selv at tjekke, om jeres Doodle-plan overholder GDPR.

Nuudel

Nuudel er et produkt fra Digitalcourage, en organisation, der generelt går meget op i databeskyttelse. Nuudel sporer ikke brugerne, I behøver ikke jeres egen e-mailadresse, og I skal heller ikke angive et rigtigt efternavn. Det gør det til et databevidst alternativ til Doodle, når I bare skal finde en dato.

Google Forms

Google tilbyder også et spørgeskemaværktøj: Google Forms. Her gælder igen: tjek databeskyttelsen. Som hovedregel skal I bruge en erhvervskonto til Googles tjenester for at sikre en databeskyttelsesvenlig brug.

Generelt gælder det: efter at EU-Domstolen i 2020 erklærede Privacy Shield-aftalen mellem EU og USA ugyldig, er brugen af amerikanske tjenester til personoplysninger blevet et mere ømtåleligt emne. Overvej derfor en europæisk løsning, når I behandler medlemmernes data.

Bruger I en dato, alle allerede kender, er et afstemningsværktøj stadig praktisk. Jeres forening kan for eksempel bruge det til at få bekræftet en allerede fastlagt dato. Så ser I direkte, hvor mange medlemmer der melder fra, og kan eventuelt finde en ny dato.

Hvordan afholder jeres forening afstemninger og valg online?

Opsætning til online-afstemninger og valg

Det er ikke kun datoer, der kræver afstemninger. Også de velkendte valg – for eksempel valg til bestyrelsen – kan holdes online, så længe I følger jeres vedtægter og reglerne for afstemninger.

Fordelene ved en online-afstemning er tydelige: alle kan stemme, uanset hvor de er – de skal bare have adgang til en enhed med internet.

Derudover kan stemmeprocenten stige, fordi fraværende medlemmer lettere kan deltage. Og I slipper for at tælle stemmer op manuelt, da de fleste værktøjer leverer resultaterne i realtid.

Der findes online-værktøjer, der kan hjælpe jer med at gennemføre afstemninger og valg på en online-generalforsamling:

Assembly Voting

Assembly Voting er en dansk leverandør af digitale afstemningssystemer og bruges af både virksomheder, fagforeninger og foreninger – blandt andet til generalforsamlinger i idrætsklubber. Systemet håndterer hemmelig afstemning, validering af stemmeberettigede, ændringsforslag og kandidatopstilling, og det kan håndtere både medlemmer, der er fysisk til stede, og medlemmer, der deltager hjemmefra.

Vigtigt: selve afstemningen foregår ikke i Teams eller Zoom, men i et separat, sikkert system (Assembly Conference Voting), som I kan bruge sammen med jeres videomøde. Mange specialforbund tilbyder deres klubber en rabataftale via DIF, så prisen for et valg typisk lander på et mindre beløb pr. afstemning – tjek de aktuelle priser og betingelser direkte hos leverandøren eller jeres forbund.

e-Boks eValg

e-Boks eValg er en dansk digital afstemningsløsning fra e-Boks, der blandt andet er velegnet til kandidatvalg til bestyrelse, nævn og andre tillidsposter. Afstemningen kan foregå anonymt og fuldt krypteret, så I får et sikkert og dokumenterbart valg.

Det er en betalingsløsning, hvor prisen aftales med leverandøren afhængigt af afstemningens omfang. Kontakt e-Boks for de aktuelle priser og tilvalgsmoduler, og vurdér, om løsningen passer til jeres forenings størrelse.

ElectionBuddy

ElectionBuddy lader jer sætte en afstemning op til et mindre antal stemmeberettigede gratis. Har jeres forening flere stemmeberettigede, kan I vælge en af betalingsplanerne. I kan oprette en konto gratis og teste, indtil I er klar til at gå i gang – og først betale, når I starter selve afstemningen. Bemærk, at det er en international (ikke-dansk) tjeneste, så tjek databeskyttelsen og serverplaceringen, før I bruger den til medlemmernes data.

Enhver forvanskning af resultaterne skal være udelukket – også online. Før en afstemning, der skal foregå online, bør I altid tjekke, om det valgte værktøj kan bruges, så det overholder jeres vedtægter og alle relevante regler.

Hvad siger reglerne? Den juridiske ramme for online-generalforsamlinger i Danmark

Den juridiske ramme for online-generalforsamling

Det her er det vigtigste punkt i artiklen – og det, mange foreninger tager fejl af.

I Danmark findes der ingen særlig foreningslov, der bestemmer, hvordan en almindelig forening skal holde sin generalforsamling. En forening bygger på den frie foreningsret, og det er foreningens egne vedtægter, der fastlægger spillereglerne: hvordan der indkaldes, hvem der har stemmeret, hvornår foreningen er beslutningsdygtig, og hvordan der træffes beslutninger.

Derfor er svaret på, om I må holde generalforsamlingen digitalt, det samme: det kan I, hvis jeres vedtægter giver mulighed for det. En forening kan kun afholde en helt digital generalforsamling, hvis denne form fremgår af vedtægterne. Står der ikke noget om det – eller står der, at generalforsamlingen holdes som et fysisk møde et bestemt sted – skal I som udgangspunkt først ændre vedtægterne, før I kan afholde generalforsamlingen online eller stemme elektronisk.

Til forskel fra nogle andre lande er der altså ingen statslig regel, der pr. automatik tillader (eller forbyder) online-generalforsamlinger for almindelige foreninger. De midlertidige særregler fra coronatiden gjaldt heller ikke alle foreninger og er ikke noget, I kan læne jer op ad i dag. Det er og bliver jeres vedtægter, der afgør det.

Husk også de almindelige formalia, der gælder uanset om mødet er fysisk eller digitalt:

  • Indkaldelse i god tid. Mange foreningers vedtægter kræver mindst 14 dages varsel – men det er jeres egne vedtægter, der bestemmer fristen. Dagsordenen skal sendes med indkaldelsen.
  • En dirigent vælges til at lede generalforsamlingen og sikre, at vedtægterne følges (dirigenten må typisk ikke være en del af bestyrelsen).
  • Referat skal føres, så det er dokumenteret, hvad der blev besluttet.
  • Beslutningsdygtighed og flertal følger jeres vedtægter (almindelige beslutninger ofte ved simpelt flertal, vedtægtsændringer ofte med kvalificeret flertal).

Kort sagt: Inden I planlægger en online-generalforsamling, så tjek jeres vedtægter. Står der ikke noget om digital afholdelse, så start med at få det skrevet ind (typisk på en generalforsamling) – så kan I derefter holde jeres generalforsamlinger online med ro i maven. Er I i tvivl om jeres konkrete vedtægter, så få det tjekket af en, der kender foreningsret – og hold jer til den vejledning, jeres eventuelle hovedforbund (for eksempel under DGI eller DIF) stiller til rådighed.

6 ting, jeres forening skal huske ved online-generalforsamlinger

  1. Referat

Selvom et arrangement eller møde holdes online, skal der stadig være en referent. Vedkommende skal stadig skrive hele mødet ned og dokumentere, hvad der blev besluttet.

  1. Indkaldelser

Indkaldelser sendes typisk på en måde, der sikrer, at de når frem. Vil jeres forening sende dem på e-mail, så tjek, hvad jeres vedtægter siger.

Pointen er, at det er nemmest og mest sikkert, hvis vedtægterne tillader, at indkaldelser også kan sendes på e-mail. Og husk: også for e-mail-indkaldelser skal indkaldelsesfristen overholdes.

  1. Adgangsrettigheder

Jeres forening skal desuden sikre, at kun medlemmer har adgang til online-mødet. Det bedste er at give hvert medlem en adgangskode, de logger på mødet med.

  1. Afstemninger med stemmeret

Også under online-møder skal det sikres, at afstemninger og valg foregår med respekt for den enkeltes stemmeret – herunder identifikation af de stemmeberettigede og hemmelig afstemning, når det er relevant.

  1. Databeskyttelse

Databeskyttelse skal naturligvis også tænkes med ved online-arrangementer. Jeres forening bør derfor sørge for, at alt foregår i overensstemmelse med GDPR. Er I i tvivl, kan I finde vejledning hos Datatilsynet.

  1. Test

Det er bedst altid at teste på forhånd, så alt forløber gnidningsfrit. Intet er mere irriterende end midt i mødet at opdage, at noget skal omlægges igen.

Fordele og ulemper

Fordele

Ingen transport

Holdes jeres generalforsamling online, behøver I ikke bekymre jer om, at medlemmer kommer for sent. Ingen kan holde i kø. Det er bare wi-fi’et, der skal virke.

Tilgængelig for flere medlemmer

Slut med overfyldte mødelokaler – pladsproblemer findes ikke ved online-møder. Alle kan deltage hjemmefra eller på farten.

Mindre besvær

Hvis der efter generalforsamlingen plejer at være hyggeligt samvær, kræver det også mere arbejde. Der skal sørges for mad. Selv hvis medlemmerne normalt selv tager noget med at dele, falder det besvær væk online.

Ulemper

Manglende personlig kontakt

Online-arrangementer kan ikke erstatte samtaler ansigt til ansigt. Den personlige kontakt, der simpelthen er en del af foreningslivet, mangler.

Sværere kommunikation

Der kan også lettere opstå misforståelser. Mimik og kropssprog er svære at tyde over video. Desuden er det meget svært at holde styr på, hvem der vil sige noget hvornår, især i en stor gruppe.

En god internetforbindelse skal også være sikret hele tiden. De allerfleste medlemmer har internet derhjemme, men hvad nu, hvis nogens forbindelse svigter? Hvad sker der, hvis for eksempel forbindelsen til referenten ryger?

Manglende internetadgang

For at alle medlemmer kan deltage, skal det sikres, at alle har internetadgang. Der skal findes en løsning for medlemmer, der hverken har smartphone eller computer. Mange udbydere af videokonferenceværktøjer giver mulighed for at ringe ind via telefon, men også det skal afklares på forhånd.

Flere forstyrrelser

Medlemmer kan lettere blive distraheret under et online-arrangement og lytter ofte kun med et halvt øre. At være på mobilen samtidig sker tit. 100 % opmærksomhed er lettere at opnå ved et fysisk møde.

Alle medlemmer skal være med på det

At få alle jeres medlemmer begejstrede for ny teknologi bliver ikke nemt. Især ældre medlemmer kan have problemer med eller indvendinger mod online-møder.

Konklusion

Coronakrisen lærte os, at møder nemt kan holdes online. Men ligesom ved fysiske møder skal nogle regler overholdes – og i Danmark er den vigtigste, at en online-generalforsamling (og elektronisk afstemning) kun er mulig, hvis jeres vedtægter giver mulighed for det. Det første skridt er derfor at tjekke vedtægterne og om nødvendigt få skrevet en bestemmelse om digital afholdelse ind (se afsnittet Hvad siger reglerne?).

Når den ramme er på plads, kan I læne jer op ad praktiske værktøjer – videomøde, datoafstemninger og digital afstemning – der gør planlægningen og afviklingen af generalforsamlingen meget lettere, selv om I måske skal bruge lidt tid på at lære nogle af dem at kende.

Vil I ikke kun holde generalforsamlingen online, men også samle hele foreningens kommunikation ét sted, så kig forbi vores sammenligning af apps til foreninger.

Tilbage til bloggen