Assemblea dei soci online: gli strumenti per organizzarla con successo

Contenuti

• Dove può tenere gratis l’assemblea dei soci online la tua associazione?
• Jitsi Meet
• Zoom
• MS Teams
• Server bbb
• Come decidere quando tenere l’assemblea online?
• Doodle
• Dudle
• Nuudel
• Google Moduli
• Come svolge le votazioni online la tua associazione?
• Voteme.app
• POLYAS
• ElectionBuddy
• 6 aspetti che la tua associazione deve tenere a mente per le assemblee online
• Vantaggi e svantaggi
• Vantaggi
• Svantaggi
• In conclusione

In molti paesi europei, durante la pandemia di Covid-19 le associazioni hanno potuto tenere le assemblee dei soci online anche senza una previsione esplicita nello statuto, grazie a norme temporanee pensate per attenuare le conseguenze dell’emergenza.

Ma anche dopo la fine di quelle norme, le riunioni online conservano molti vantaggi e continuano a essere usate da tantissime associazioni.

Per assicurarti che la tua associazione sia ben attrezzata per svolgere le assemblee online, abbiamo preparato per te una panoramica:

Dove può tenere gratis l’assemblea dei soci online la tua associazione?

Jitsi Meet

Jitsi Meet è uno strumento open source che non richiede di scaricare alcun software o simili. Si può avviare una nuova videoconferenza (fino a 100 persone) gratis e senza registrazione.

I partecipanti ricevono un URL e possono entrare nella conferenza in modo semplice. Se serve, si può anche impostare una password. Poiché Jitsi Meet funziona senza creare un account, non vengono raccolti dati personali e tutto è cifrato end-to-end.

Zoom

Zoom è uno strumento di videoconferenza con cui si può tenere gratis una riunione fino a 40 minuti con un massimo di 100 partecipanti. Chi ha bisogno di più tempo o partecipanti deve passare ai piani a pagamento.

Zoom offre anche, tra le altre cose, la possibilità di impostare password e di creare sale d’attesa. Zoom è spesso criticato per la scarsa protezione dei dati, quindi se vuoi andare sul sicuro dovresti approfondire bene prima di sceglierlo.

MS Teams

MS Teams fa parte del pacchetto Office di Microsoft.

Qui puoi sfruttare 60 minuti con 100 partecipanti gratis. In più ci sono 5 GB di spazio cloud. Prima di usare MS Teams, dovresti informarti anche sulla conformità dell’applicazione al GDPR.

Server bbb

Il server bbb, basato sul software open source BigBlueButton, offre uno strumento di videoconferenza conforme al GDPR.

Nella versione di prova gratuita sono consentite solo due connessioni. Chi ne ha bisogno di più deve pagare un canone mensile per il servizio. Il server bbb ospita i dati in Europa e offre una piattaforma rispettosa della privacy.

Importante: tutte le informazioni necessarie vanno comunicate in anticipo a tutti i soci. Quali strumenti si useranno? Come funziona l’accesso? Come funziona il tutto in generale? Ogni domanda dei soci va chiarita, così che il giorno dell’evento non ci sia confusione.

Non dimenticare di pensare se e come vuoi gestire, per esempio, le discussioni. I soci saranno collegati in video? C’è una chat dal vivo che verrà regolarmente coinvolta nel dibattito? Chi modera l’assemblea e si assicura che tutti i soci si sentano ascoltati? Tra le altre cose, anche online valgono il diritto di parola e il diritto all’informazione.

Come decidere quando tenere l’assemblea online?

Naturalmente, è meglio affidarsi alla propria esperienza. Se finora la tua associazione ha tenuto ogni assemblea il mercoledì alle 19, online non si dovrebbe deviare troppo da questa abitudine.

È importante che abbiano tempo quanti più soci possibile, perché a seconda dello statuto una certa quota di soci deve essere presente in assemblea, altrimenti le decisioni sono nulle. Dato che per una riunione online non serve spostarsi, può addirittura essere più facile.

Se serve una nuova data, la tua associazione può lasciare che siano i soci stessi a votare per la data più adatta. Così tutti si sentono coinvolti nella decisione e ci si assicura che i soci abbiano davvero tempo.

Il seguente elenco descrive alcuni strumenti di votazione o di sondaggio utili per rendere le votazioni online semplici e organizzate:

Doodle

Doodle è probabilmente lo strumento più diffuso per sondaggi o votazioni online.

La tua associazione può creare sondaggi online gratis e senza registrazione. Se vuoi usare funzioni come i promemoria automatici, devi passare a un piano a pagamento.

Dato che Doodle è stato spesso criticato per la scarsa protezione dei dati, è meglio verificare di persona se il tuo piano Doodle è conforme al GDPR o no.

Dudle

Uno strumento dal nome simile è Dudle. Dudle è stato sviluppato dall’Università Tecnica di Dresda, in Germania, e i dati raccolti vengono trattati solo a scopo di ricerca.

Inoltre, tutti i sondaggi non più consultati da 2 mesi vengono cancellati automaticamente.

Nuudel

Nuudel è un prodotto di Digitalcourage, un’organizzazione molto impegnata sul fronte della protezione dei dati in generale. Nuudel non traccia gli utenti, non serve un indirizzo e-mail proprio e non bisogna inserire il vero cognome.

Google Moduli

Anche Google offre uno strumento per i sondaggi: Google Moduli. Anche qui, verifica la protezione dei dati. Di norma, per i servizi Google occorre usare un account aziendale per garantire un utilizzo conforme alla normativa.

In generale vale questo: da quando nel 2020 la Corte di giustizia dell’UE ha dichiarato invalido l’accordo Privacy Shield UE-USA, l’uso dei servizi statunitensi è delicato.

Se si usa una data già nota, uno strumento di votazione resta comunque utile. La tua associazione, per esempio, può usarlo per confermare una data già stabilita. Così l’associazione vede subito quanti soci danno forfait e può eventualmente cercare una nuova data.

Come svolge le votazioni online la tua associazione?

Non solo trovare una data richiede dei voti. Anche le ben note elezioni possono svolgersi online, purché si rispettino le regole di legge previste per le elezioni.

I vantaggi di un’elezione online sono evidenti: chiunque può votare da qualsiasi luogo, basta avere accesso a un dispositivo connesso a Internet.

Inoltre, l’affluenza può aumentare, perché i soci assenti possono partecipare più facilmente. Inoltre, non serve più lo spoglio, dato che la maggior parte degli strumenti fornisce i risultati in tempo reale.

Esistono strumenti online che possono aiutarti a svolgere l’elezione durante un’assemblea online:

Voteme.app

Voteme.app offre votazioni online e, in particolare per le assemblee, dirette integrate, verifica dell’identità e altro ancora. Chi vota deve scaricare l’app VoteMeApp, disponibile gratis sia per Android sia per iOS.

POLYAS

Polyas ti permette di gestire l’elezione online a partire da un prezzo base di 59,59 $. Sul sito c’è un calcolatore di prezzo con cui puoi verificare quanto ti costerebbe un’elezione se decidessi di scegliere Polyas.

ElectionBuddy

ElectionBuddy ti consente di organizzare un’elezione fino a 20 votanti. Se la tua associazione ne ha di più, puoi scegliere uno dei piani a pagamento. Puoi anche creare un account gratis e fare prove finché non sei pronto ad avviare l’elezione, e pagare solo al momento di partire.

Qualsiasi falsificazione dei risultati va evitata, anche online. Prima di un’elezione da svolgere online, dovresti sempre verificare che lo strumento scelto possa essere usato nel rispetto di tutte le regole e le leggi.

6 aspetti che la tua associazione deve tenere a mente per le assemblee online

1. Verbalizzazione

Anche negli eventi o nelle riunioni online deve comunque essere presente un verbalizzante. Deve sempre prendere nota dell’intera assemblea e mettere a verbale ciò che è stato deciso.

2. Convocazioni

Di norma le convocazioni dell’assemblea si inviano per posta, per garantire che vengano ricevute correttamente. Se la tua associazione vuole inviarle via e-mail, questo deve essere previsto anche dallo statuto.

Il motivo è che ciò è consentito solo se lo statuto dell’associazione prevede che le convocazioni possano essere inviate anche via e-mail. Inoltre, anche per gli inviti via e-mail va rispettato il termine di convocazione.

3. Diritti di accesso

La tua associazione deve inoltre assicurarsi che solo i soci abbiano i diritti di accesso alla sessione online. Idealmente, a ogni socio dovrebbe essere data una password per accedere alla sessione.

4. Votazioni a norma di legge

Anche durante le riunioni online va garantito che le votazioni o le elezioni si svolgano nel rispetto del diritto di voto.

5. Protezione dei dati

Naturalmente, anche per gli eventi online va considerata la protezione dei dati. La tua associazione dovrebbe quindi assicurarsi che tutto avvenga nel rispetto del GDPR.

6. Prove

È sempre meglio fare delle prove in anticipo, così che tutto fili liscio. Non c’è niente di più fastidioso che scoprire durante l’evento di dover ancora cambiare qualcosa.

Vantaggi e svantaggi

Vantaggi

Niente spostamenti

Se l’assemblea si svolge online, non devi preoccuparti dei soci in ritardo. Nessuno può restare bloccato nel traffico. Deve solo funzionare il Wi-Fi, ovviamente.

Accessibile a più soci

Niente più sale affollate, niente più problemi di spazio con le riunioni online. Tutti possono partecipare comodamente da casa o in viaggio.

Nessuno sforzo aggiuntivo

Se dopo l’assemblea è prevista anche una cena conviviale, questo richiede più organizzazione. Bisogna anche pensare al cibo. Anche se di solito, per esempio, sono i soci stessi a portare qualcosa da condividere, online questo impegno non c’è.

Svantaggi

Manca il contatto di persona

Gli eventi online non sostituiscono le conversazioni dal vivo. Manca l’interazione personale che fa, semplicemente, la vita associativa.

Comunicazione più difficile

I malintesi possono nascere più in fretta. Espressioni del viso e gesti sono difficili da interpretare in video. Inoltre è molto complicato tenere traccia di chi vuole intervenire, soprattutto in un gruppo numeroso.

Va anche garantita in ogni momento una buona connessione a Internet. La grande maggioranza dei soci avrà accesso a Internet a casa, ma cosa succede se a qualcuno cade la connessione? E se, per esempio, si interrompe il collegamento con il verbalizzante?

Mancanza di accesso a Internet

Perché tutti i soci possano partecipare, va garantito che ciascuno abbia accesso a Internet. Bisogna trovare una soluzione per i soci che non hanno né uno smartphone né un computer.

Molti fornitori di strumenti di videoconferenza offrono la possibilità di collegarsi via telefono, ma anche questo va chiarito in anticipo.

Più distrazioni

Durante un evento online i soci possono distrarsi più facilmente e spesso ascoltano solo con mezzo orecchio. Stare contemporaneamente al telefono è all’ordine del giorno. Il 100% dell’attenzione si ottiene più facilmente in un evento di persona.

I soci devono essere a bordo

Far appassionare tutti i soci alle nuove tecnologie non sarà semplice. Soprattutto i soci più anziani possono avere difficoltà o obiezioni rispetto alle riunioni online.

In conclusione

La pandemia di Covid-19 ci ha insegnato che le riunioni possono tranquillamente svolgersi online. Tuttavia, proprio come per gli incontri di persona, alcune regole vanno rispettate. Puoi anche usare strumenti utili che facilitano la pianificazione e lo svolgimento, anche se all’inizio dovrai prendere un po’ di confidenza con alcuni di essi.

Se non vuoi tenere online solo l’assemblea dei soci, ma anche la comunicazione quotidiana dell’associazione, dai un’occhiata al nostro blog con i confronti tra le app per associazioni.