WhatsApp-alternatief voor je vereniging | Vergelijking

Inhoudsopgave

1. Waarom is WhatsApp niet altijd geschikt voor verenigingen?
2. Op welke criteria selecteert je vereniging een WhatsApp-alternatief?
3. Gewone messengers met betere privacy
   • Signal
   • Threema
   • Telegram
   • Viber
4. Messengers voor overzichtelijkere groepscommunicatie
   • Bitrix24
   • Klubraum
   • Slack
   • Teams
5. Tips & tricks voor een geslaagde overstap in je vereniging
6. Conclusie

Waarom is WhatsApp niet altijd geschikt voor verenigingen?

WhatsApp is wereldwijd de bekendste messenger en bijna iedereen heeft de app inmiddels op zijn smartphone staan. Dat is waarschijnlijk ook de reden waarom heel wat verenigingen WhatsApp (onofficieel) inzetten voor hun verenigingscommunicatie.

De meeste leden gebruiken WhatsApp al in hun vrije tijd en een nieuwe WhatsApp-groep is zo aangemaakt. Maar is daarmee echt alles zo eenvoudig?

WhatsApp ligt al langere tijd onder vuur als het om privacy gaat.

Dat heeft mede te maken met het feit dat de app onderdeel is van het Facebook-concern. Wie WhatsApp gebruikt, geeft de app toestemming om de contactgegevens uit het eigen adresboek in te zien en die, inclusief telefoonnummers, naar de servers van WhatsApp te sturen om ze te vergelijken.

Maar juist die contacten hebben vooraf nauwelijks toestemming gegeven voor die overdracht, terwijl dat vanuit het oogpunt van privacy wel nodig zou zijn. Daarom kun je WhatsApp beter niet als officieel communicatiemiddel binnen de vereniging gebruiken.

Een gedoogd privégebruik, bijvoorbeeld onder een paar leden onderling, is daarentegen minder problematisch, zolang WhatsApp niet als officieel medium van de vereniging wordt ingezet en belangrijke aankondigingen via een ander kanaal verlopen.

Maar hoe geschikt is WhatsApp eigenlijk voor communicatie binnen een vereniging? Groepschats maak je razendsnel aan en ze hebben nauwelijks uitleg nodig. Maar wordt de groep groot — met 20, 50 of zelfs meer dan 100 leden — dan wordt de communicatie al snel erg onoverzichtelijk.

Als er veel in de groep wordt gecommuniceerd, raken sommigen geïrriteerd, want de inhoud van een gesprek is zelden voor iedereen relevant. Anderen durven juist niets te schrijven, want niet iedereen deelt zijn vraag meteen met 150+ mensen.

En wil je alleen een enkel lid van de groep berichten, dan wordt zelfs WhatsApp — dat verder zo gebruiksvriendelijk is — een ingewikkelde aangelegenheid.

Op welke criteria selecteert je vereniging een WhatsApp-alternatief?

Je vereniging moet allereerst voor zichzelf helder hebben welke eisen ze aan een WhatsApp-alternatief stelt. Gaat het vooral om privacy, of moet ook de groepscommunicatie overzichtelijker worden? Het kan helpen om een “must-have”- en een “nice-to-have”-lijst te maken.

Wat kan je vereniging echt niet missen? En welke zaken zouden mooi meegenomen zijn, maar zijn geen absolute voorwaarde?

Zodra die lijst er is, is het verstandig om mogelijke alternatieven met een paar leden uit te proberen, zodat je het beste alternatief voor je eigen vereniging vindt. Een stapsgewijze uitbreiding van het gebruik binnen de vereniging, gekoppeld aan de boodschap dat het om een testfase gaat, zorgt meestal voor meer draagvlak dan wanneer het bestuur het gebruik van een bepaalde app simpelweg van bovenaf oplegt.

Gewone messengers met betere privacy

Signal

Signal is gratis en zet in op end-to-end-versleuteling. De app doet niet aan tracking en biedt je een platform zonder advertenties. Net als bij WhatsApp moet je voor het gebruik een telefoonnummer opgeven.

Wil je je account herstellen, dan heb je daarnaast nog een pincode nodig, zodat derden minder kans hebben om toegang tot je account te krijgen. Net als bij WhatsApp kun je spraak- en videogesprekken voeren en documenten, foto’s, locaties en contacten delen in een-op-een- of groepschats.

In de instellingen kan iedere gebruiker de privacy-instellingen naar eigen wens aanpassen.

Omdat Signal verder bijna identiek werkt aan WhatsApp, blijft het een vrij onoverzichtelijk alternatief zodra je vereniging meer dan een paar leden heeft.

Threema

Threema komt uit Zwitserland en kost eenmalig € 3,99.

Anders dan bij WhatsApp of Signal is er geen telefoonnummer nodig, al kun je dat desgewenst wel koppelen. Ook deze app zet in op end-to-end-versleuteling, en spraak- en videogesprekken zijn eveneens mogelijk. Documenten, locaties en foto’s/video’s kun je delen.

Daarnaast kun je met Threema stemmingen en peilingen houden.

Privéchats kun je bovendien extra beveiligen, bijvoorbeeld met een pincode. Organisaties zonder winstoogmerk kunnen ook Threema Work gebruiken en krijgen 30% korting.

Ook Threema lijkt qua functies sterk op WhatsApp en Signal. Ook hier moet je inleveren op overzicht zodra je met veel mensen communiceert. Bovendien zijn groepen maximaal mogelijk tot 256 deelnemers.

Telegram

Telegram is een gratis messenger-app die werkt met server-client-versleuteling.

Wie end-to-end-versleuteling nodig heeft, krijgt die in geheime chats. In geheime chats kun je een zelfvernietigingsmodus instellen, die het bericht na een bepaalde tijd van alle apparaten verwijdert.

Ook hier zijn spraak- en videogesprekken mogelijk en kun je documenten, foto’s, locaties, contacten, gifs en stickers versturen.

Ook op Telegram kom je geen advertenties tegen. Bovendien is je telefoonnummer niet voor iedereen zichtbaar.

Op Telegram heb je zogenoemde kanalen: openbare groepen waarin informatie naar zo veel mogelijk mensen kan worden gestuurd. Een achternaam opgeven hoeft niet, en berichten kun je achteraf nog bewerken.

Viber

Viber is gratis, maar biedt je in tegenstelling tot de hierboven genoemde messengers geen advertentievrij alternatief.

Spraak- en videogesprekken zijn mogelijk.

Ook Viber gebruikt end-to-end-versleuteling. Berichten zijn altijd te verwijderen en kunnen ook als zelfvernietigende berichten worden ingesteld.

In bepaalde chats kun je je nummer verbergen. Daarnaast kun je openbare groepen joinen. Er is ook een aparte chat voor je eigen notities, die je ook als lijst kunt aanleggen.

Verder zijn ook “gewone” telefoongesprekken mogelijk, al moet je daar uiteraard voor betalen. Daarnaast biedt Viber een stickershop waarin je gratis of tegen betaling nieuwe stickers kunt downloaden.

Messengers voor overzichtelijkere groepscommunicatie

Bitrix24

Bitrix24 richt zich op bedrijven en biedt daarom ook specifieke functies, zoals CRM of analytics.

Bitrix24 biedt een-op-een- en groepschats, videoconferenties, het verdelen van taken en een agenda, en je kunt er medewerkers in beheren. Daarnaast kun je bestanden in verschillende mappen ordenen en peilingen houden.

Bitrix24 is beperkt gratis te gebruiken; wie meer functies of bijvoorbeeld opslag nodig heeft, kan tegen betaling upgraden (tarief vanaf € 49/maand). Betaalde tarieven kun je ook eerst 30 dagen gratis uitproberen.

Bitrix24 is AVG-conform.

Klubraum

Klubraum biedt naast de mogelijkheid om themagerichte een-op-een- en groepsgesprekken te starten ook een gedeelde agenda.

Je kunt evenementen aanmaken (bijvoorbeeld met de evenementlocatie en een wachtlijst bij een beperkt aantal deelnemers) en carpoolen organiseren.

Documenten, foto’s, video’s en locaties kun je delen, en spraakberichten versturen.

Tegelijkertijd is er ook een webversie, voor het geval leden geen smartphone hebben.

Klubraum is gratis te gebruiken en AVG-conform. Als privacyvriendelijk, in Duitsland ontwikkeld platform (Made in Germany) staan je gegevens bij Klubraum centraal.

Om Klubraum te gebruiken heb je geen telefoonnummer nodig: de uitnodiging verloopt via het e-mailadres.

Slack

Slack wordt vooral binnen bedrijven gebruikt.

Ook hier kun je een-op-een- en groepschats starten en daarnaast losse channels die je voor overkoepelende thema’s kunt aanmaken.

Spraak- en videogesprekken zijn eveneens mogelijk. Bestanden kun je onderling delen en tools, zoals Google Drive, koppelen aan Slack.

Slack is beperkt gratis te gebruiken; het Pro-abonnement is er vanaf € 6,25/maand per actieve gebruiker. Organisaties zonder winstoogmerk krijgen korting op de premiumversies.

Volgens Slack zelf is de dienst privacyconform. Op dit moment zijn echter alle Amerikaanse diensten vanuit privacyoogpunt problematisch.*

Teams

Microsoft Teams is eveneens op bedrijven gericht, maar kan net zo goed door grotere groepen worden gebruikt.

Met Teams kun je chatten, bellen en samenwerken. Daarnaast kun je ook vergaderingen houden.

Teams kun je samen met het Office-pakket gebruiken. Teams is beperkt gratis te gebruiken; het basis-businesstarief is er vanaf € 4,20 per gebruiker per maand.

Microsoft geeft aan dat de app privacyconform te gebruiken is. Net als bij Slack zijn op dit moment echter alle Amerikaanse diensten vanuit privacyoogpunt problematisch.*

Tips & tricks voor een geslaagde overstap in je vereniging

Betrek de leden erbij

Het kan heel zinvol zijn om je leden al bij het keuzeproces te betrekken. Een kleinere groep kan helpen om de verschillende messengers te testen, om vervolgens samen tot een beslissing te komen.

Wees transparant

Je leden moeten precies begrijpen waarom je een andere app dan WhatsApp wilt gebruiken. Communiceer open over wat er aan de huidige messenger schort, of waarom die niet langer gebruikt mag worden. Je leden tonen meer begrip als ze de redenen voor een overstap kunnen volgen.

Ga het gesprek aan

Zijn er leden die per se geen andere messenger willen gebruiken, dan is het verstandigste om met hen te praten en individueel uit te zoeken waar het probleem precies zit. Willen ze het uit principe niet, of weten ze gewoon niet hoe ze moeten overstappen?

Bied hulp

Misschien zijn er leden die voorheen al buiten de messengers vielen omdat ze geen smartphone hebben. Hier is het goed om na te gaan of nieuwe alternatieven niet over een webversie beschikken, zodat nu ieder lid kan meedoen.

Er zullen ongetwijfeld ook leden zijn die in het begin behoefte hebben aan een gesprek, omdat ze de nieuwe messenger niet snappen of moeite hebben met de overstap. Heb een luisterend oor voor hen en maak de overstap zo makkelijk mogelijk, bijvoorbeeld met een vast aanspreekpunt binnen de vereniging dat de messenger goed kan uitleggen en de app voor hen kan instellen.

De overstap zelf

Je vereniging heeft twee opties voor hoe ze de overstap naar de nieuwe messenger wil aanpakken. Of de volledige communicatie wordt van het ene op het andere moment naar het gekozen alternatief verplaatst en in de WhatsApp-groep worden helemaal geen berichten meer gestuurd, of het loopt in het begin parallel, zodat alle leden — ook degenen die nog niet zijn overgestapt — toch alle berichten meekrijgen.

Conclusie

Wie een alternatief voor WhatsApp voor de vereniging zoekt, heeft veel keuze. In de eerste plaats moet je vereniging voor zichzelf helder hebben welke eisen ze aan een alternatieve messenger stelt. Moet het “alleen” een privacyvriendelijke versie van WhatsApp zijn, of toch een messenger die meer kan?

Hoe je ook kiest, we hopen dat dit artikel je heeft geholpen bij de zoektocht naar een WhatsApp-alternatief.

*In 2020 werd het Privacy Shield, een privacyverdrag tussen de EU en de VS, ongeldig verklaard.