WhatsApp-alternativer til foreninger | Messenger-guide

Indhold

1. Hvorfor passer WhatsApp ikke altid til hold og foreninger?
2. Hvilke kriterier bør din forening vælge et WhatsApp-alternativ efter?
3. Almindelige messengere med bedre databeskyttelse
   • Signal
   • Threema
   • Telegram
   • Viber
4. Messengere til en mere overskuelig gruppekommunikation
   • Bitrix24
   • Klubraum
   • Slack
   • Teams
5. Tips og tricks til, hvordan I skifter med succes i jeres forening
6. Konklusion

Hvorfor passer WhatsApp ikke altid til hold og foreninger?

WhatsApp er en af verdens mest brugte messengere, og rigtig mange har efterhånden appen på mobilen. Det er nok også derfor, at en del hold og foreninger (uofficielt) bruger WhatsApp – og Facebook-grupper og Messenger – til at kommunikere. De fleste medlemmer bruger allerede WhatsApp og Facebook i fritiden, og en ny gruppe er hurtigt oprettet. Men er det nu også så enkelt?

WhatsApp har længe været kritiseret, når det gælder databeskyttelse – ikke mindst på grund af tilknytningen til Facebook-koncernen (Meta). Bruger du WhatsApp, giver du appen lov til at læse kontakterne i din egen telefonbog og sende dem sammen med telefonnumrene til WhatsApps servere, så de kan sammenholdes med andre brugere.

Problemet er, at dine kontakter sjældent har sagt ja til den overførsel på forhånd – og et samtykke ville være nødvendigt set fra et GDPR-perspektiv. Derfor bør WhatsApp ikke være jeres officielle kommunikationsværktøj i foreningen. Det samme gælder en lukket Facebook-gruppe, hvor medlemmernes data og indhold ligger hos Meta.

En tålt privat brug – for eksempel mellem nogle få medlemmer – er til gengæld mindre problematisk, så længe WhatsApp ikke er foreningens officielle kanal, og vigtige beskeder kommer ud ad andre veje.

Men hvor godt egner WhatsApp sig egentlig til at kommunikere i en forening? Gruppechats er hurtige at oprette og kræver næsten ingen forklaring. Men når gruppen vokser, og der pludselig er 20, 50 eller mere end 100 medlemmer i den, bliver det hurtigt rodet og uoverskueligt.

Bliver der skrevet meget i gruppen, er nogle ofte irriterede, for indholdet i en tråd er sjældent relevant for alle. Andre tør slet ikke skrive, for ikke alle har lyst til at sende deres lille spørgsmål ud til 150+ personer. Og vil du kun skrive til enkelte medlemmer, bliver selv WhatsApp, der ellers er så nemt, pludselig besværligt.

Hvilke kriterier bør din forening vælge et WhatsApp-alternativ efter?

Først og fremmest bør I i foreningen blive enige om, hvad I egentlig forventer af et WhatsApp-alternativ. Handler det mest om databeskyttelse, eller skal gruppekommunikationen også blive mere overskuelig? Det kan hjælpe at lave en “skal-have”- og en “kunne-være-rart”-liste.

Hvad kan jeres forening ikke undvære? Hvad ville være rart, men er ikke et krav?

Når listen er på plads, giver det god mening at teste et par mulige alternativer sammen med nogle af medlemmerne, så I finder det, der passer bedst til netop jeres forening. At udvide brugen gradvist og melde tydeligt ud, at det er en testperiode, skaber som regel mere opbakning, end hvis bestyrelsen bare per dekret bestemmer, at alle nu skal bruge en bestemt app.

Almindelige messengere med bedre databeskyttelse

Signal

Signal er gratis og bruger end-to-end-kryptering. Appen tracker dig ikke og er helt uden reklamer. For at bruge den skal du angive et mobilnummer – ligesom i WhatsApp.

Hvis du skal gendanne din konto, kræver det desuden en pinkode, så uvedkommende har sværere ved at få adgang til din konto.

Ligesom i WhatsApp kan du foretage tale- og videoopkald og dele dokumenter, billeder, lokationer og kontakter i enkelt- og gruppechats.

Under indstillinger kan hver enkelt bruger selv tilpasse sine privatlivsindstillinger.

Da Signal ellers er næsten funktionsmæssigt identisk med WhatsApp, er det stadig et lidt uoverskueligt alternativ, hvis jeres forening har mere end nogle få medlemmer.

Threema

Threema kommer fra Schweiz og koster et engangsbeløb på omkring 6 € (6 CHF) – i 2022 var det 3,99 €. I modsætning til WhatsApp og Signal kræves der ikke et mobilnummer, men det kan tilknyttes, hvis du vil.

Appen bruger også end-to-end-kryptering, og tale- og videoopkald er ligeledes mulige her. Dokumenter, lokationer og billeder/videoer kan deles.

Du kan også lave afstemninger og spørgeundersøgelser i Threema. Private chats kan desuden beskyttes ekstra, for eksempel med en pinkode. Almennyttige organisationer kan bruge Threema Work og få 30 % rabat.

Threema minder også funktionsmæssigt om WhatsApp og Signal. Også her må du gå på kompromis med overskueligheden, hvis du kommunikerer med mange. Desuden er grupper kun mulige med op til 256 deltagere.

Telegram

Telegram er en gratis messenger-app, der bruger server-klient-kryptering. Har du brug for end-to-end-kryptering, får du den i de hemmelige chats.

I hemmelige chats kan du slå en selvdestruktion til, der sletter beskeden fra alle enheder efter et bestemt tidsrum.

Også her er tale- og videoopkald mulige, og dokumenter, billeder, lokationer, kontakter samt gif’er og stickers kan sendes. Du møder heller ikke reklamer på Telegram. Desuden er dit telefonnummer ikke synligt for alle og enhver.

På Telegram findes der såkaldte kanaler, altså offentlige grupper, hvor information kan sendes ud til så mange som muligt. Du behøver ikke angive et efternavn, og beskeder kan redigeres bagefter.

Viber

Viber er gratis, men giver dig i modsætning til de ovennævnte messengere ikke et reklamefrit alternativ. Tale- og videoopkald kan foretages.

Viber bruger også end-to-end-kryptering. Beskeder kan altid slettes og kan også indstilles til at være selvdestruerende. Du kan skjule dit nummer i bestemte chats. Derudover kan du tilmelde dig offentlige grupper. Der er også en separat chat til dine egne noter, som du kan bruge til at lave lister.

Desuden er “almindelige” telefonopkald også mulige, men dem skal du naturligvis betale for. Viber har også en sticker-butik, hvor du kan hente nye stickers gratis eller mod betaling.

Messengere til en mere overskuelig gruppekommunikation

Bitrix24

Bitrix24 henvender sig til virksomheder og tilbyder derfor også specifikke funktioner som for eksempel CRM eller analyse.

Bitrix24 giver enkelt- og gruppechats, videomøder, fordeling af opgaver, en kalender, og medarbejdere kan administreres.

Derudover kan filer organiseres i forskellige mapper, og der kan laves spørgeundersøgelser. Bitrix24 kan bruges gratis i begrænset omfang. Har du brug for flere funktioner eller for eksempel mere lagerplads, kan du opgradere mod betaling (abonnement fra 49 €/måned).

Betalte abonnementer kan også testes gratis i 30 dage først. Bitrix24 overholder GDPR.

Klubraum

Klubraum giver dig – ud over muligheden for at starte emneopdelte enkelt- og gruppesamtaler – også en delt kalender. Du kan oprette begivenheder (for eksempel med sted og en venteliste, hvis der er et deltagerloft) og organisere samkørsel, så I nemt koordinerer kørsel til kampe og arrangementer.

Dokumenter, billeder, videoer og lokationer kan deles, og der kan sendes talebeskeder. Med opslagstavlen drukner vigtige beskeder ikke i en social strøm, som de gør i en Facebook-gruppe.

Samtidig findes der også en webudgave, hvis nogle af jeres medlemmer ikke har en smartphone. Der kræves ikke noget mobilnummer for at bruge Klubraum – invitationen sendes via e-mail, et delt link eller en QR-kode.

Klubraum er gratis at bruge, overholder GDPR og hostes i EU.

Slack

Slack bruges primært i virksomheder. Også her kan du starte enkelt- og gruppechats og desuden oprette enkelte kanaler til bestemte emner. Tale- og videoopkald kan også foretages. Filer kan deles, og værktøjer som for eksempel Google Drive kan kobles til Slack.

Slack kan bruges gratis i begrænset omfang. Pro-abonnementet starter ved 6,25 €/måned/aktiv bruger. Almennyttige organisationer får rabat på de betalte versioner. På den gratis plan har du kun adgang til de seneste 90 dages beskedhistorik.

Slack oplyser selv, at appen overholder databeskyttelsesreglerne. Men alle amerikanske tjenester er for tiden problematiske set fra et databeskyttelsesperspektiv.*

Teams

Microsoft Teams er også lavet til virksomheder, men kan lige så godt bruges af større grupper. Med Teams kan I chatte, ringe og samarbejde. Derudover kan I også holde møder. Teams kan bruges sammen med Office-pakken.

Teams kan bruges gratis i begrænset omfang. Det grundlæggende Business-abonnement starter ved 4,20 €/bruger/måned.

Microsoft oplyser, at appen kan bruges på en databeskyttelsesvenlig måde. Men som med Slack er alle amerikanske tjenester for tiden problematiske set fra et databeskyttelsesperspektiv.*

Tips og tricks til, hvordan I skifter med succes i jeres forening

Inddrag medlemmerne

Det kan være rigtig nyttigt at inddrage jeres medlemmer i valgprocessen. En lille gruppe kan hjælpe med at teste de forskellige messengere, så I sammen kan nå frem til en beslutning.

Vær åbne

Jeres medlemmer bør forstå præcis, hvorfor I vil bruge en anden app end WhatsApp eller en Facebook-gruppe. Fortæl åbent, hvad der ikke fungerer godt ved den nuværende løsning, eller hvorfor den ikke længere bør bruges officielt. Jeres medlemmer vil vise mere forståelse, hvis de kan se grunden til at skifte.

Tal med medlemmerne

Hvis der er medlemmer, der absolut ikke vil bruge en anden messenger, er det bedste at tale med dem og finde ud af, hvor problemet præcis ligger. Vil de ikke af princip, eller ved de bare ikke, hvordan de skifter?

Giv en hjælpende hånd

Måske er der medlemmer, der allerede før var udelukket fra messengere, fordi de ikke har en smartphone. Her bør I tjekke, om de nye alternativer har en webudgave, så alle medlemmer nu kan være med.

Der vil helt sikkert også være medlemmer, der i starten har brug for en snak, fordi de ikke forstår den nye messenger eller har problemer med skiftet. Lyt til dem, og gør skiftet så nemt som muligt for dem – for eksempel ved at have en kontaktperson i foreningen, der kan forklare appen godt og hjælpe med at sætte den op.

Selve skiftet

Jeres forening har to muligheder for, hvordan I vil gribe skiftet til den nye messenger an. Enten flytter I hele kommunikationen til det valgte alternativ med det samme, og der sendes ikke flere beskeder i WhatsApp-gruppen, eller også kører det parallelt i starten, så alle medlemmer – også dem, der endnu ikke har skiftet – stadig får alle beskeder med.

Konklusion

Leder du efter et alternativ til WhatsApp, har du et stort udvalg. Først og fremmest bør jeres forening blive enige om, hvilke krav I stiller til en alternativ messenger. Skal det “kun” være en mere databeskyttelsesvenlig udgave af WhatsApp, eller en messenger, der kan mere?

Uanset hvad I vælger, håber vi, at denne artikel har hjulpet jer i jagten på et WhatsApp-alternativ.

*I 2020 blev Privacy Shield, en databeskyttelsesaftale mellem EU og USA, erklæret ugyldig.