8 alternative a WhatsApp per squadre, gruppi e associazioni

Indice

1. Perché WhatsApp non è sempre adatto a squadre e associazioni?
2. Quali criteri dovrebbe usare la tua squadra per scegliere un’alternativa a WhatsApp?
3. Messenger classici con una migliore protezione dei dati
   • Signal
   • Threema
   • Telegram
   • Viber
4. Messenger per una comunicazione di gruppo più chiara
   • Bitrix24
   • Klubraum
   • Slack
   • Teams
5. Consigli e trucchi per far funzionare il cambiamento nella tua associazione
6. In conclusione

Perché WhatsApp non è sempre adatto a squadre e associazioni?

WhatsApp è il messenger più diffuso al mondo e ormai moltissime persone hanno l’app sullo smartphone. È probabilmente anche questo il motivo per cui non poche squadre e associazioni usano (in modo informale) WhatsApp per comunicare. La maggior parte dei soci usa già WhatsApp nel tempo libero e un nuovo gruppo WhatsApp si crea in fretta: ma è davvero tutto così semplice?

WhatsApp è da tempo criticato sul fronte della protezione dei dati, non da ultimo per la sua appartenenza al gruppo Facebook. Chi usa WhatsApp permette all’app di leggere i contatti dalla propria rubrica e di inviarli, insieme ai numeri di telefono, ai server di WhatsApp per il confronto.

Questi contatti, però, difficilmente hanno acconsentito prima a tale trasferimento, cosa che sarebbe necessaria dal punto di vista della protezione dei dati. Per questo motivo WhatsApp non dovrebbe essere usato come strumento ufficiale per la comunicazione all’interno delle associazioni.

L’uso privato tollerato, per esempio tra alcuni membri di una squadra, è invece meno problematico, a patto che WhatsApp non sia usato come mezzo ufficiale e che gli avvisi importanti vengano dati per altre vie.

Ma quanto è adatto WhatsApp alla comunicazione nell’associazione? Le chat di gruppo si creano molto in fretta e quasi non richiedono spiegazioni. Tuttavia, se il gruppo diventa grande e ci sono 20, 50 o anche più di 100 soci in un gruppo, la comunicazione può diventare in fretta molto confusa.

Se nel gruppo si comunica molto, alcuni soci si infastidiscono, perché il contenuto di una conversazione raramente è rilevante per tutti. Altri non osano nemmeno scrivere, perché non tutti comunicano subito le proprie esigenze a 150 persone e più. E se vuoi scrivere solo ad alcuni membri del gruppo, anche WhatsApp, di solito così facile da usare, diventa una faccenda complicata.

Quali criteri dovrebbe usare la tua squadra per scegliere un’alternativa a WhatsApp?

Prima di tutto, la tua associazione dovrebbe avere chiaro cosa vuole da un’alternativa a WhatsApp. Si tratta soprattutto di protezione dei dati o anche di rendere più chiara la comunicazione di gruppo? Può essere utile creare una lista di “indispensabili” e una di “graditi”.

Di cosa la tua associazione non può fare a meno? Quali cose sarebbe bello avere, ma non sono requisiti obbligatori?

Una volta creata questa lista, ha senso testare le possibili alternative con alcuni membri della squadra per trovare quella migliore per le proprie esigenze. Un ampliamento graduale della base di utenti nell’associazione, accompagnato dalla precisazione che si tratta di una fase di prova, di solito crea più accettazione rispetto a quando il consiglio direttivo impone semplicemente dall’alto l’uso di una certa app a tutti.

Messenger classici con una migliore protezione dei dati

Signal

Signal è gratuito e usa la cifratura end-to-end. L’app non effettua alcun tracciamento e ti offre una piattaforma senza pubblicità. Per usarla devi inserire un numero di telefono, proprio come con WhatsApp.

Se devi recuperare il tuo account, serve anche un PIN, così che terzi abbiano meno possibilità di accedervi.

Proprio come con WhatsApp, puoi effettuare chiamate vocali e videochiamate e condividere documenti, immagini, posizioni e contatti in chat singole o di gruppo.

Nelle impostazioni, ogni utente ha la possibilità di personalizzare le proprie impostazioni sulla privacy.

Poiché Signal è per il resto quasi identico a WhatsApp dal punto di vista delle funzioni, resta un’alternativa piuttosto confusa se la tua associazione ha più di pochi soci.

Threema

Threema arriva dalla Svizzera e costa un pagamento una tantum di 3,99 €. A differenza di WhatsApp o Signal, non serve un numero di telefono, ma volendo si può collegare.

Anche questa app si affida alla cifratura end-to-end e anche qui sono possibili chiamate vocali e videochiamate. Si possono condividere documenti, posizioni e immagini/video.

Con Threema puoi anche fare sondaggi e votazioni. Le chat private possono inoltre essere protette in più, per esempio con un PIN. Anche le organizzazioni non profit possono usare Threema Work e ottenere uno sconto del 30%.

Anche Threema è simile a WhatsApp e Signal nelle funzioni. Anche qui devi rinunciare alla chiarezza se comunichi con molte persone. Inoltre, i gruppi sono possibili solo fino a 256 partecipanti.

Telegram

Telegram è un’app di messaggistica gratuita che si affida alla cifratura server-client. Se hai bisogno della cifratura end-to-end, la trovi nelle chat segrete.

Nelle chat segrete si può impostare una modalità di autodistruzione, che cancella il messaggio da tutti i dispositivi dopo un certo periodo di tempo.

Sono possibili anche chiamate vocali e videochiamate e si possono condividere documenti, immagini, posizioni, contatti, oltre a gif e adesivi. Anche su Telegram non incontrerai pubblicità. Inoltre, il tuo numero di telefono non è visibile a tutti.

Su Telegram ci sono i cosiddetti canali, cioè gruppi pubblici in cui le informazioni possono essere inviate al maggior numero possibile di persone. Non devi inserire un cognome e i messaggi possono essere modificati anche in seguito.

Viber

Viber è gratuito ma, a differenza dei messenger citati prima, non ti offre un’alternativa senza pubblicità. Si possono effettuare chiamate vocali e videochiamate.

Anche Viber usa la cifratura end-to-end. I messaggi si possono sempre cancellare e si possono anche impostare come messaggi che si autodistruggono. Puoi nascondere il tuo numero in determinate chat. Inoltre puoi entrare in gruppi pubblici. C’è anche una chat separata per le tue note personali, che può servire anche a creare elenchi.

Inoltre, sono possibili anche le “normali” telefonate, che però ovviamente vanno pagate. Viber offre anche uno store di adesivi, da cui puoi scaricare nuovi adesivi gratis o a pagamento.

Messenger per una comunicazione di gruppo più chiara

Bitrix24

Bitrix24 è rivolto alle aziende e offre quindi funzioni specifiche, come CRM o analisi.

Bitrix24 offre chat singole e di gruppo, videoconferenze, distribuzione dei compiti, un calendario e la possibilità di gestire i collaboratori.

Inoltre, i file possono essere organizzati in cartelle diverse e si possono condurre sondaggi. Bitrix24 si può usare gratis in modo limitato; chi ha bisogno di più funzioni o, per esempio, di più spazio, può fare un upgrade a pagamento (tariffa da 49 €/mese).

Le tariffe a pagamento si possono anche provare gratis per 30 giorni. Bitrix24 è conforme al GDPR.

Klubraum

Klubraum offre un calendario oltre alla possibilità di avviare conversazioni singole e di gruppo legate a un argomento. Si possono creare eventi (per esempio con il luogo dell’evento e una lista d’attesa se i partecipanti sono limitati) e organizzare il car pooling.

Si possono condividere documenti, immagini, video, posizioni e inviare messaggi vocali.

Allo stesso tempo c’è anche una versione web, nel caso in cui gli utenti non abbiano uno smartphone. Per usare Klubraum non serve alcun numero di telefono; gli inviti si inviano via e-mail, con un link condiviso o un QR code.

Klubraum è gratuito da usare e conforme al GDPR.

Slack

Slack è usato soprattutto nelle aziende. Anche qui si possono avviare chat singole e di gruppo e, in più, singoli canali che si possono creare per argomenti specifici. Si possono effettuare anche chiamate vocali e videochiamate. I file si possono condividere tra utenti e si possono collegare a Slack vari strumenti, per esempio Google Drive.

Slack si può usare gratis in modo limitato; il piano Pro è disponibile da 6,25 €/mese per utente attivo. Le organizzazioni non profit ricevono uno sconto sulle versioni premium. Con il piano gratuito hai accesso solo agli ultimi 90 giorni della cronologia dei messaggi.

Secondo quanto dichiara, Slack è conforme alla normativa sulla privacy. Tuttavia, tutti i servizi statunitensi sono al momento delicati dal punto di vista della protezione dei dati.*

Teams

Microsoft Teams è anch’esso pensato per le aziende, ma può essere usato anche da gruppi più grandi. Teams si può usare per chattare, chiamare e collaborare. Inoltre, si possono anche tenere riunioni. Teams si può usare insieme al pacchetto Office.

Teams si può usare gratis in modo limitato; il piano business di base è disponibile da 4,20 €/utente al mese.

Microsoft dichiara che l’app può essere usata in modo conforme alla normativa sulla privacy. Tuttavia, come per Slack, tutti i servizi statunitensi sono al momento delicati dal punto di vista della protezione dei dati.*

Consigli e trucchi per far funzionare il cambiamento nella tua associazione

Coinvolgi i soci

Può essere molto utile coinvolgere i soci dell’associazione nella scelta. Un gruppo più ristretto può aiutare a testare i diversi messenger e poi arrivare insieme a una decisione.

Trasparenza

I soci dovrebbero capire esattamente perché vuoi usare un’app diversa da WhatsApp. Comunica apertamente cosa si può migliorare rispetto al messenger attuale, o perché non andrebbe più usato. I tuoi soci saranno più comprensivi se riusciranno a capire i motivi del cambiamento.

Parla con tutti i soci

Se ci sono soci che non vogliono usare un altro messenger, la cosa migliore è parlarci e capire esattamente qual è il problema. Non vogliono usarlo per principio o non sanno come passare al nuovo?

Offri assistenza

Forse ci saranno soci che già prima erano esclusi dai messenger perché non possiedono uno smartphone. Qui conviene verificare se le nuove alternative hanno una versione web, così che ora ogni socio possa partecipare.

Ci saranno sicuramente anche soci che all’inizio avranno bisogno di parlare con te perché non capiscono il nuovo messenger o hanno difficoltà con il passaggio. Ascoltali e cerca di rendere il cambiamento il più semplice possibile per loro, per esempio avendo nell’associazione una persona di riferimento che sappia spiegare bene il messenger e configurare l’app per loro.

Il passaggio vero e proprio

La tua associazione ha due opzioni per come fare il passaggio al nuovo messenger. O da ora in poi tutta la comunicazione passa all’alternativa scelta e non si inviano più messaggi nel gruppo WhatsApp, oppure all’inizio i due strumenti convivono in parallelo, così che tutti i soci, anche quelli che non sono ancora passati, ricevano comunque tutti i messaggi.

In conclusione

Se cerchi un’alternativa a WhatsApp, hai un’ampia scelta. Prima di tutto, la tua associazione dovrebbe avere chiaro quali requisiti pone a un messenger alternativo. Deve essere “solo” una versione di WhatsApp più rispettosa della privacy o un messenger che sa fare di più?

Qualunque cosa tu decida, speriamo che questo articolo ti sia stato utile nella ricerca di un’alternativa a WhatsApp.

*Nel 2020 il Privacy Shield, un accordo sulla protezione dei dati tra l’UE e gli USA, è stato dichiarato invalido.