Een team-app, … maar waarom?

Bepaalde situaties komen in elk team voor, of je nu voetbalt of een andere sport beoefent.

Je training is verzet, maar de wijziging bereikt nooit alle teamleden? Hoe vaak is het al gebeurd dat er ondanks een wijziging op het laatste moment toch spelers op de gewone trainingstijd op het sportveld stonden?

De volgende wedstrijd staat voor de deur. Het hele team verzamelt ‘s ochtends bij het clubhuis om samen naar de uitwedstrijd te rijden. Als iedereen op het verzamelpunt is, blijkt dat er net één plek te weinig in de auto’s is.

Op zo’n moment zijn er meestal maar twee opties: ofwel je team rijdt met één speler minder naar de wedstrijd, het echte worstcasescenario, ofwel je probeert binnen de kortste keren alsnog een chauffeur te vinden die de speler kan meenemen.

Een goed teamgevoel is in situaties zoals hierboven beschreven in elk geval niet mogelijk.

Communicatie binnen het team

Een goed teamgevoel is natuurlijk essentieel voor je team. Om je leden zich op hun gemak te laten voelen, moeten ze ook onderling met elkaar kunnen overleggen.

Of het nu gaat over de nieuwe shirtontwerpen of de aankomende wedstrijden: je team blijft met elkaar verbonden. Zo voelt elk lid zich een belangrijk onderdeel van het team en worden de onderlinge banden versterkt. Een goede communicatie app voor je vereniging legt daar de basis voor.

Organisatie binnen het team

Met een app staat alles wat je team aangaat overzichtelijk op één plek, op elk moment voor iedereen zichtbaar. De meesten hebben hun smartphone toch al continu binnen handbereik.

Daardoor krijgt iedereen alle (last-minute) wijzigingen meteen mee. Wordt je training dus verzet, dan weet iedereen het. En een gedeelde agenda waarmee je leden beter kunnen plannen wat er de komende tijd op stapel staat, hoort er ook bij.

Voor leden die geen telefoon hebben, bieden sommige team-apps ook een webversie aan. Zo zijn ook leden zonder smartphone altijd voorzien van alle nodige info.

Daarnaast zou je app zowel voor Android als iOS beschikbaar moeten zijn. En geen zorgen: veel goede team-apps zijn gratis te gebruiken, dus je kunt rustig een paar apps uitproberen zonder je meteen op één vast te leggen.

Kleine versus grote teams

Grote teams die een app als officieel communicatiemiddel willen gebruiken, moeten erop letten dat die AVG-conform is. Bij sommige gangbare berichtenapps, zoals WhatsApp, is dat niet het geval.

Hoe groter het team, hoe belangrijker functies worden zoals het aan- en afmelden voor trainingen of andere evenementen, het kleurgecodeerd plannen van afspraken, het indelen in afdelingen of het organiseren van carpoolen.

Heb je een heel groot team en train je bijvoorbeeld in een zaal die maar voor maximaal 20 personen geschikt is? Dan loont een app die deelnamelimieten met een wachtlijst ondersteunt.

Zo weet iedereen wie er komt. Meldt iemand zich op het laatste moment af, dan schuift de volgende automatisch door en komt niemand voor niets naar de zaal. Niemand wordt nog naar huis gestuurd omdat er geen plek meer is.

Belangrijke functies

Agendafunctie De agendafunctie helpt je om alle belangrijke afspraken in het oog te houden. Zo weet iedereen in het team wat er de komende tijd aan zit te komen.
Carpoolen organiseren Wil je carpoolen naar je volgende wedstrijd organiseren? Dan kunnen chauffeurs zich eenvoudig in de app aanmelden en schrijven meerijders zich in op basis van de beschikbare plaatsen.
Aan- en afmeldingen van deelnemers Zie altijd in één oogopslag hoeveel leden er bij de training zijn en wie er ontbreekt.
Chatfunctie Een goede app heeft niet alleen een agendafunctie, maar dient ook als chatplatform. Zo kun je niet alleen je team berichten sturen en op de hoogte houden van nieuwtjes, maar kunnen je leden ook onderling met elkaar in contact blijven.
Tijdlijn Zodat alle teamleden altijd up-to-date blijven, hoort er een tijdlijn (nieuwsoverzicht) te zijn. Wie wil, kan ook meldingen instellen. Zo krijgt elk lid een melding van alle wijzigingen die ook op hem of haar van toepassing zijn.
Indeling in afdelingen Juist voor grotere verenigingen of teams is het belangrijk om ook binnen de app afdelingen te kunnen aanmaken. Zo krijgt iedereen precies de informatie die voor hem of haar relevant is en ontstaat er geen verwarring.
Taken aanmaken Ook een takenlijst kan erg handig zijn. Plant je team veel evenementen of toernooien, dan is het slim om de taken meteen in de app te kunnen verdelen. Zo weet iedereen altijd waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.
Peilingen houden Met sommige apps kun je peilingen houden. Zo peil je snel de stemming en plan je je afspraken nog beter.
Documenten, foto’s, video’s, … delen Inmiddels een standaardfunctie voor verenigingsapps. Net als bij gewone berichtenapps zou het delen van documenten, foto’s enzovoort mogelijk moeten zijn.
Beschikbaarheid Een goede app voor verenigingen zou voor alle leden toegankelijk moeten zijn. Dus minstens voor Android en iOS. Het is ook handig om een webversie te hebben, zodat leden zonder smartphone altijd op de hoogte blijven. En dat is niet alleen nuttig voor leden zonder smartphone: ook als iemands telefoon kapotgaat, blijft hij of zij toch met je team verbonden.

Hebben verschillende sporten apps op maat nodig?

Natuurlijk bestaan er ook team-apps die speciaal op één sport zijn afgestemd, bijvoorbeeld alleen voor voetbal.

Afhankelijk van de app bieden die er soms ook competitieschema’s of standen bij, waarmee je bijvoorbeeld de topscorers van het seizoen kunt bepalen.

Maar heeft een voetbalclub echt een app nodig die speciaal voor voetballers is gemaakt?

Gespecialiseerde apps hebben hun bestaansrecht en zijn zeker zinvol als je die extra functies niet kunt of wilt missen.

Toch kun je beter kiezen voor de app die de beste functies voor jouw eigen team heeft.

Wat heb je eraan om wel een competitieschema te hebben, maar een nog belangrijkere functie zoals het organiseren van carpoolen niet?

Meestal verschillen de functies van sportspecifieke apps en verenigingsapps die door alle soorten sporten te gebruiken zijn relatief weinig. Het komt er dus vooral op aan om de prioriteiten van je eigen team goed te bepalen.

Zo ondersteunt Klubraum jouw team

Klubraum zorgt ervoor dat de hierboven beschreven dilemma’s helemaal niet ontstaan. Of je nu de mobiele app voor Android of iOS gebruikt of de webapp, wij ondersteunen je met de volgende functies:

Agenda

Met de gedeelde agenda heb je alle afspraken altijd in beeld, of het nu gaat om terugkerende afspraken of het trainingskamp dat één keer per jaar plaatsvindt.

Aan- en afmeldingen van deelnemers

Zodat je altijd weet wie er op de training verschijnt, kunnen alle teamleden hun deelname bevestigen of zich afmelden.

Tijdlijn

De tijdlijn toont je alle afspraken en wijzigingen chronologisch. Zo wordt er nooit iets over het hoofd gezien en is iedereen op elk moment up-to-date.

Documenten, foto’s, … delen

In de app kun je alles wat belangrijk is delen. Documenten, foto’s, video’s of locaties: alles wat je je leden wilt sturen, bereikt ook iedereen.

Aanmelding van kinderen en gasten

Zitten er in je team ook kinderen die nog geen eigen smartphone hebben? Dan kunnen hun ouders ze gewoon voor afspraken inschrijven. Ook gasten kun je toevoegen.

Carpoolen organiseren

In de app kun je carpoolen organiseren. Chauffeurs melden zich aan en geven aan hoeveel plaatsen ze hebben. Meerijders kunnen zich dan eenvoudig inschrijven.

Individuele en groepschats

Je kunt onderwerpgerichte individuele chats en groepschats starten. Zo krijgt iedereen alle berichten die voor hem of haar ook echt belangrijk zijn.

Indeling in afdelingen

In je Klubraum kun je afdelingen aanmaken, de zogenoemde “Areas”, waarmee je nog beter georganiseerd bent. Zo krijgt iedereen gericht de informatie die ook op hem of haar van toepassing is.

Agendasynchronisatie

De Klubraum-agenda kun je met je persoonlijke agenda’s synchroniseren. Zo heb je niet alleen je teamafspraken, maar ook je privé-afspraken altijd in beeld.

Uitgebreid gebruikersprofiel

Teamleden bepalen zelf welke contactgegevens ze op hun profiel met anderen delen. Denk aan e-mailadres, telefoonnummer en meer.